Documenti per le imprese artigiane: attività, assicurazioni e formazione

Quali documenti contano per le imprese artigiane – una guida orientativa

Il titolo indica tre ambiti. Nel settore dell’attività economica i documenti sono: modulo di registrazione, carta d’identità, estratto del casellario giudiziale, permesso di soggiorno, contratto sociale, estratto dal registro di commercio, certificato A1, copia della notifica e conferma d’ordine. Nell’ambito assicurativo: buste paga, dichiarazioni, iscrizioni alla cassa pensioni e un regolamento delle indennità approvato. Nella formazione: il riconoscimento del SEFRI per le professioni regolamentate.

In Svizzera vige la libertà economica. Le attività del settore privato sono fondamentalmente libere; determinate imprese e progetti sono soggetti a obbligo di autorizzazione o di notifica. I requisiti dipendono dal settore e dal progetto specifico. La sola registrazione dell’attività non è quindi sufficiente per tutti i documenti richiesti dalle autorità, dalle casse di compensazione o dai committenti.

I documenti per le imprese artigiane possono essere ordinati secondo i tre ambiti del titolo: attività economica, assicurazioni e formazione. Nel settore dell’attività economica si tratta di modulo di registrazione, carta d’identità, estratto del casellario giudiziale, permesso di soggiorno, contratto sociale ed estratto dal registro di commercio. Per le assicurazioni sono rilevanti le buste paga, le dichiarazioni, le iscrizioni alla cassa pensioni e un regolamento delle indennità approvato. Nella formazione, per le professioni regolamentate il documento centrale è il riconoscimento del SEFRI.

I documenti si suddividono in tre gruppi, attivati in momenti diversi: registrazione dell’attività indipendente, giustificativi correnti per assicurazioni e detrazioni salariali, prove di qualifica e riconoscimento per le professioni regolamentate. Gli elementi scatenanti sono la fondazione dell’impresa, l’assunzione di personale o l’inizio di un’attività regolamentata.

Per le imprese artigiane, i documenti nei tre ambiti (attività, assicurazioni, formazione) variano a seconda del gruppo: modulo di registrazione, carta d’identità, estratto del casellario giudiziale, permesso di soggiorno, contratto sociale, estratto dal registro di commercio, certificato A1, copia della notifica, conferma d’ordine, riconoscimento SEFRI, buste paga, dichiarazioni, iscrizioni alla cassa pensioni e un regolamento delle indennità approvato.

A seconda della configurazione, i documenti concreti includono un modulo di registrazione compilato, la carta d’identità, un estratto del casellario giudiziale, un permesso di soggiorno o un contratto sociale. In caso di distacco si aggiungono certificato A1, copia della notifica e conferma d’ordine. Per le professioni regolamentate è necessario ottenere il riconoscimento SEFRI prima dell’inizio delle prestazioni.

Per le imprese soggette a iscrizione si aggiunge l’estratto dal registro di commercio. Nel Cantone Zurigo l’estratto non autenticato è gratuito; quello autenticato costa CHF 50. Le iscrizioni sono pubblicate nella Foglia ufficiale svizzera di commercio (FUSC).

Nel settore assicurativo, i documenti rilevanti sono le buste paga, le dichiarazioni, le iscrizioni alla cassa pensioni e un regolamento delle indennità approvato dall’amministrazione fiscale cantonale. Sul piano contributivo sono coinvolte AVS/AI/IPG/AD, LPP/2° pilastro e l’assicurazione contro la disoccupazione (AD).

Per le imprese artigiane nel campo della formazione, il riconoscimento SEFRI costituisce la prova per le professioni regolamentate, come i lavori di installazione elettrica, idraulica, riscaldamento, climatizzazione e gru. Deve essere ottenuto prima dell’inizio delle prestazioni.

I documenti possono essere attribuiti alle autorità competenti: ufficio del commercio e registro di commercio per l’attività economica, casse di compensazione e cassa pensioni per le assicurazioni, SEFRI per la formazione. Il regolamento delle indennità è approvato dall’amministrazione fiscale cantonale.

Nel settore artigianale ed edile si aggiungono solitamente ulteriori autorizzazioni, ad esempio una licenza per l’esercizio di un ristorante o di un bar. Altri settori che richiedono normalmente un’autorizzazione supplementare sono la sanità, la custodia dei bambini e i servizi di intermediazione.

Le pagine panoramiche cantonali sulle autorizzazioni commerciali e operative non sono esaustive. Le questioni dettagliate vanno chiarite tempestivamente con specialisti o con le autorità competenti.

A seconda del Cantone, l’interlocutore competente è il comune di ubicazione o l’ufficio del commercio. Nel Cantone Zurigo, il comune di ubicazione è spesso il primo punto di contatto.

Registrare l’attività: quando scatta l’obbligo di documentazione

Nel settore dell’attività economica, i documenti per le imprese artigiane sono: modulo di registrazione, carta d’identità, estratto del casellario giudiziale o certificato di condotta, permesso di soggiorno, contratto sociale ed estratto dal registro di commercio. In caso di distacco si aggiungono certificato A1, copia della notifica e conferma d’ordine.

Secondo il diritto svizzero, un’attività deve essere registrata non appena si esercita un’attività indipendente, per conto e rischio propri, con un certo volume, entrate regolari e intento di lucro. Non ha importanza se l’attività sia svolta a titolo principale o secondario.

Nell’ambito dell’attività economica, i documenti per le imprese artigiane comprendono il modulo di registrazione, la carta d’identità e l’estratto del casellario giudiziale. A seconda della situazione si aggiungono il permesso di soggiorno o il contratto sociale. Per le imprese soggette a iscrizione, il documento rilevante è l’estratto dal registro di commercio.

Gli elementi scatenanti tipici sono la vendita di prodotti, l’offerta di servizi o la gestione di un proprio negozio online. In questi casi si generano entrate e si agisce economicamente per conto proprio, non per conto di un datore di lavoro.

Prima della registrazione occorre scegliere la forma giuridica, poiché essa influenza la responsabilità, la contabilità e la fiscalità. Le forme più scelte sono la ditta individuale – la meno complicata, spesso per piccole imprese –, la SARL con un capitale sociale di almeno CHF 20'000 e la SA con almeno CHF 100'000 di capitale.

Per la registrazione vengono generalmente richiesti un modulo compilato, la carta d’identità e un estratto del casellario giudiziale. A seconda della situazione si aggiungono un permesso di soggiorno – se non si possiede la cittadinanza svizzera – o un contratto sociale in caso di società. La registrazione avviene presso l’ufficio del commercio o presso il comune di ubicazione, a seconda del Cantone.

Per le imprese soggette a iscrizione, il registro di commercio è la fonte registeriale ufficiale e pubblica. In Svizzera è organizzato in modo decentralizzato; la tenuta spetta al rispettivo Cantone. Le iscrizioni vengono pubblicate nella Foglia ufficiale svizzera di commercio (FUSC) dopo l’approvazione da parte dell’Ufficio federale del registro di commercio (UFRC).

La registrazione dell’attività avviene presso l’ufficio del commercio. Per l’iscrizione nel registro di commercio è competente l’ufficio del registro di commercio del Cantone di ubicazione.

Un estratto dal registro di commercio non autenticato nel Cantone Zurigo è gratuito. I documenti non autenticati costano CHF 3 per pagina, minimo CHF 10 e massimo CHF 120. Un estratto autenticato costa CHF 50. I documenti autenticati costano CHF 3 per pagina più CHF 10 per ogni autenticazione; minimo CHF 10, massimo CHF 120.

Altre tariffe dell’ufficio del registro di commercio del Cantone Zurigo: CHF 20 per l’autenticazione di una firma, CHF 40 per statuti autenticati, CHF 80 ciascuno per un estratto dal registro di commercio o per un estratto dal registro giornaliero prima della pubblicazione. Un certificato negativo costa da CHF 50 a 120.

La base per le tariffe dell’ufficio del registro di commercio del Cantone Zurigo è l’ordinanza federale sulle tasse per il registro di commercio. L’estratto dal registro di commercio è il documento commerciale rilevante per le imprese artigiane soggette a iscrizione.

Attenzione alle fatture false relative al registro: alcuni fornitori inviano fatture per iscrizioni in registri privati. Queste fatture sembrano ufficiali, ma non lo sono, e non devono essere pagate. Se una fattura proviene dall’ufficio del registro di commercio può essere verificata presso l’ufficio stesso.

La registrazione fa parte di un processo più ampio: idea di business, business plan, scelta della forma giuridica, eventuali autorizzazioni, iscrizione e stipula delle assicurazioni. Il business plan è utile anche per la comunicazione con le autorità e le assicurazioni.

L’artigianato e l’edilizia appartengono ai settori in cui è normalmente richiesta un’autorizzazione supplementare. La registrazione dell’attività non la sostituisce.

Nel Cantone Zurigo, il comune di ubicazione è spesso il primo interlocutore. L’associazione professionale o di categoria può supportare nella chiarificazione dei documenti necessari.

Autorizzazioni e obblighi di notifica: trovare l’interlocutore giusto

Nel settore dell’attività economica possono aggiungersi ulteriori autorizzazioni e notifiche. In caso di distacco, i documenti sono: notifica via easygov.swiss, certificato A1 per ogni dipendente, copia della notifica e conferma d’ordine. Per le professioni regolamentate si aggiunge il riconoscimento SEFRI.

Il portale aziendale del Cantone Zurigo raccomanda una procedura in quattro fasi. Innanzitutto va verificato in quale ambito o settore si colloca il progetto e se sussiste un obbligo di autorizzazione o di notifica.

Per le imprese artigiane, i documenti relativi all’attività non si esauriscono con la registrazione. L’artigianato e l’edilizia rientrano nei settori che richiedono solitamente un’autorizzazione supplementare. La registrazione dell’attività non la sostituisce.

L’obbligo di notifica per le prestazioni temporanee in Svizzera si basa sulla Legge sul distacco dei lavoratori. Riguarda le imprese estere, inclusi gli indipendenti, senza eccezioni.

Successivamente vanno chiariti i requisiti concreti, identificate le autorità competenti e presentata la domanda di autorizzazione o la notifica.

I primi interlocutori sono il comune di ubicazione, che spesso viene contattato per primo, e la propria associazione professionale o di categoria. È inoltre disponibile una pagina panoramica cantonale sulle autorizzazioni commerciali e operative. Nel Cantone Zurigo, l’Unità specializzata «Sgravio per le imprese» presso l’Ufficio per l’economia – Promozione della sede (Amt für Wirtschaft, Walchestrasse 19, 8090 Zürich, [email protected]) supporta nella ricerca delle autorità e degli interlocutori competenti.

Per gli impieghi transfrontalieri si aggiungono come interlocutori le autorità cantonali in materia di migrazione e mercato del lavoro. Vanno contattate oltre al SEFRI e ai comuni di ubicazione.

Secondo le indicazioni del Cantone Zurigo, esistono obblighi di autorizzazione o di notifica in vari ambiti: commercio e industria, merci e scambi, finanza e giochi in denaro, sanità, istruzione e assistenza, animali, agricoltura, traffico ed eventi.

L’artigianato e l’edilizia appartengono ai settori in cui è normalmente necessaria un’autorizzazione supplementare. Per un ristorante o un bar, ad esempio, è necessaria una licenza per l’esercizio di pubblici esercizi.

Altri settori che richiedono normalmente un’autorizzazione supplementare sono la sanità, la custodia dei bambini e i servizi di intermediazione.

Per le iscrizioni è competente l’ufficio cantonale del registro di commercio. Nel Cantone Svitto sono registrate oltre 22'000 imprese; ogni anno vengono effettuate circa 8'500 iscrizioni. Per iscrizioni societarie complesse si consiglia un contatto telefonico preventivo o una verifica giuridica preliminare a pagamento.

Per le professioni regolamentate come i lavori di installazione elettrica, idraulica, riscaldamento, climatizzazione e gru è necessario anche il riconoscimento SEFRI. Deve essere ottenuto prima dell’inizio delle prestazioni.

Per le persone distaccate, i permessi di lavoro e di soggiorno devono essere ottenuti presso le autorità cantonali in materia di migrazione e mercato del lavoro. Vanno distinti dalla notifica di distacco e dal riconoscimento SEFRI.

Per le imprese con attività transfrontaliera vale un termine specifico. Le prestazioni temporanee in Svizzera devono essere notificate elettronicamente dalle imprese estere – inclusi gli indipendenti – senza eccezioni otto giorni prima dell’inizio della prestazione.

Vanno indicati, tra l’altro, la ragione sociale e l’indirizzo commerciale del contraente, il committente, la durata, l’inizio e la fine della prestazione, l’indirizzo o il luogo della prestazione, nonché i dati dei dipendenti distaccati come nome, data di nascita, qualifica, salario orario e numero di identificazione IVA svizzero.

Per la notifica elettronica è disponibile la procedura online easygov.swiss.

Da portare con sé durante il distacco sono un certificato A1 per ogni dipendente, una copia della notifica e la conferma d’ordine. Le violazioni degli obblighi di notifica e di documentazione sono sanzionate con elevate ammende pecuniarie.

Per la durata dell’incarico in Svizzera, i dipendenti distaccati hanno diritto al pagamento dei salari svizzeri. Il livello salariale è superiore del 30-50% rispetto alla Germania; il mancato rispetto è punito con elevate ammende pecuniarie.

Per i settori con contratto collettivo di lavoro valgono prescrizioni su salario e tempo di lavoro. Per il calcolo sono disponibili la regolamentazione del tempo di lavoro e un calcolatore salariale della Svizzera.

A seconda del settore e del Cantone può sussistere anche un obbligo di cauzione. Le imprese estere con un fatturato mondiale annuo (paese della sede plus ricavi esteri) di CHF 100'000 sono obbligate dal 2018 a registrarsi ai fini dell’IVA in Svizzera. A tal fine devono incaricare un rappresentante fiscale con sede in Svizzera.

Chi impiega subappaltatori esteri dovrebbe verificare prima dell’inizio delle prestazioni se siano presenti notifica, certificato A1 e conferma d’ordine.

Documenti assicurativi: AVS/AI/IPG/AD, LPP e indennità

Nel settore assicurativo i documenti sono: buste paga, dichiarazioni, iscrizioni alla cassa pensioni e un regolamento delle indennità approvato. Sul piano contributivo sono coinvolte AVS/AI/IPG/AD, LPP/2° pilastro e l’assicurazione contro la disoccupazione (AD).

Per le imprese artigiane nel settore assicurativo questi documenti sono obbligatori: buste paga, dichiarazioni, iscrizioni alla cassa pensioni e un regolamento delle indennità approvato. Sul piano contributivo sono coinvolte AVS/AI/IPG/AD, LPP/2° pilastro e l’assicurazione contro la disoccupazione (AD).

I datori di lavoro sono personalmente responsabili del corretto calcolo, versamento e dichiarazione di tutte le detrazioni. Il cambio d’anno è il momento usuale per verificare i processi salariali, poiché vengono adeguati gli importi limite e i contributi massimi. Contabilizzazioni omesse o errate portano a pagamenti retroattivi e multe.

Nel settore assicurativo, i documenti per le imprese artigiane sono buste paga, dichiarazioni, iscrizioni alla cassa pensioni e un regolamento delle indennità approvato. Sul piano contributivo sono coinvolte AVS/AI/IPG/AD, LPP/2° pilastro e AD.

Bonus e gratifiche scadono regolarmente a dicembre. Devono essere correttamente delimitati sul piano previdenziale: le componenti variabili del salario sono fondamentalmente soggette all’obbligo contributivo AVS/AI/IPG/AD. È quindi necessaria una chiara separazione dal salario base.

Per le indennità decide l’approvazione: solo i pagamenti di indennità chiaramente definiti e documentati sono esenti dai contributi sociali. Presupposto è un regolamento delle indennità approvato dall’autorità fiscale competente. Se manca questa base o non viene rispettata, si rischia una riattribuzione dei contributi AVS sull’intero importo delle indennità.

L’istanza di approvazione per il regolamento delle indennità è l’amministrazione fiscale cantonale. Un regolamento approvato crea sicurezza giuridica e previene discussioni in caso di revisione successiva.

Nella previdenza professionale va verificato ogni anno se i dipendenti – in particolare quelli a tempo parziale – raggiungono i salari minimi per l’assicurazione LPP obbligatoria. La data di riferimento è la fine dell’anno: a questo punto la somma dei salari deve soddisfare il criterio della soglia di ingresso del 2° pilastro. Se i dipendenti vengono portati oltre il limite LPP, ad esempio attraverso un aumento dell’orario di lavoro, devono essere correttamente iscritti alla cassa pensioni. Iscrizioni omesse possono portare a massicci richiami di contributi.

Nell’assicurazione contro la disoccupazione va considerato l’importo limite superiore: per salari superiori a CHF 148'200 la contabilizzazione deve essere verificata con particolare cura. Un calcolo errato o una cumulazione possono portare a trattamenti ineguali dei dipendenti e a richieste di chiarimento da parte delle casse di compensazione.

I documenti assicurativi concreti sono buste paga, dichiarazioni, iscrizioni alla cassa pensioni e un regolamento delle indennità approvato dall’autorità fiscale competente.

I documenti possono essere attribuiti alle rispettive autorità: buste paga e dichiarazioni verso le casse di compensazione, iscrizioni verso la cassa pensioni, regolamento delle indennità verso l’amministrazione fiscale cantonale.

Formazione e qualifica: documenti per le professioni regolamentate

Nel settore della formazione, il riconoscimento SEFRI è il documento centrale per le professioni regolamentate. Riguarda i lavori di installazione elettrica, idraulica, riscaldamento, climatizzazione e gru. Deve essere ottenuto prima dell’inizio delle prestazioni.

Per le imprese artigiane nel campo della formazione, il riconoscimento SEFRI è il documento richiesto se la professione è regolamentata. Deve essere ottenuto prima dell’inizio delle prestazioni. Riguarda i lavori di installazione elettrica, idraulica, riscaldamento, climatizzazione e gru.

La Svizzera conosce professioni regolamentate, come i lavori di installazione elettrica, idraulica, riscaldamento, climatizzazione e gru. Se un’impresa estera desidera fornire tali prestazioni, deve previamente seguire una procedura di riconoscimento che verifica la qualifica necessaria. La procedura è gestita dalla Segreteria di Stato per la formazione, la ricerca e l’innovazione (SEFRI) e deve essere conclusa prima dell’inizio delle prestazioni. La prova di qualifica centrale è il riconoscimento SEFRI.

Nel settore della formazione, il riconoscimento SEFRI è il documento centrale per le professioni regolamentate. Deve essere ottenuto prima dell’inizio delle prestazioni. Riguarda i lavori di installazione elettrica, idraulica, riscaldamento, climatizzazione e gru.

Il primo passo per un’impresa è verificare se la propria professione è regolamentata. Il SEFRI fornisce informazioni sulle professioni regolamentate; le autorità cantonali in materia di migrazione e mercato del lavoro vanno inoltre contattate. Se la professione rientra in questo ambito, la qualifica necessaria deve essere dimostrata nella procedura di riconoscimento. In caso di distacco, le informazioni sulla qualifica delle persone impiegate vengono richieste nella procedura di notifica.

Per i titoli conseguiti all’estero, la procedura di riconoscimento va avviata tempestivamente. Vanno chiariti il permesso di lavoro e di soggiorno per le persone impiegate, nonché la questione se per il settore valga un contratto collettivo di lavoro con prescrizioni su salario e tempo di lavoro.

Se sono coinvolti più documenti – autorizzazione, riconoscimento e notifica – i termini vanno pianificati per tempo. La notifica di distacco avviene otto giorni prima dell’erogazione della prestazione. L’autorizzazione va ottenuta presso l’organismo cantonale o comunale competente.

Permesso di lavoro e di soggiorno, riconoscimento e notifica di distacco sono tre documenti diversi. Le autorizzazioni sono rilasciate dalle autorità cantonali in materia di migrazione e mercato del lavoro, il riconoscimento dal SEFRI; la notifica avviene tramite easygov.swiss.