Nachweise für Handwerksbetriebe: Gewerbe, Versicherung und Ausbildung

Welche Nachweise für Handwerksbetriebe zählen – eine Orientierung

Der Titel nennt drei Bereiche. Im Gewerbe heissen die Nachweise: Anmeldeformular, Identitätskarte, Strafregisterauszug, Aufenthaltsbewilligung, Gesellschaftervertrag, Handelsregisterauszug, A1-Bescheinigung, Kopie der Meldung und Auftragsbestätigung. Im Versicherungsbereich: Lohnabrechnungen, Deklarationen, Anmeldungen bei der Pensionskasse und ein genehmigtes Spesenreglement. In der Ausbildung: die SBFI-Anerkennung bei reguliertem Gewerk.

In der Schweiz gilt Wirtschaftsfreiheit. Privatwirtschaftliche Tätigkeiten sind grundsätzlich frei; bestimmte Unternehmen und Vorhaben sind bewilligungs- oder meldepflichtig. Die Anforderungen richten sich nach Branche und Vorhaben. Die Gewerbeanmeldung allein genügt daher nicht für alle Nachweise, die Behörden, Ausgleichskassen oder Auftraggeber verlangen.

Die Nachweise für Handwerksbetriebe lassen sich nach den drei Bereichen des Titels ordnen: Gewerbe, Versicherung und Ausbildung. Im Gewerbe geht es um Anmeldeformular, Identitätskarte, Strafregisterauszug, Aufenthaltsbewilligung, Gesellschaftervertrag und Handelsregisterauszug. In der Versicherung sind Lohnabrechnungen, Deklarationen, Pensionskassenanmeldungen und ein genehmigtes Spesenreglement einschlägig. In der Ausbildung ist bei reguliertem Gewerk die SBFI-Anerkennung der zentrale Nachweis.

Die Nachweise lassen sich in drei Gruppen ordnen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgelöst werden: Anmeldung der selbstständigen Tätigkeit, laufende Belege zu Versicherungen und Lohnabzügen, Qualifikations- und Anerkennungsnachweise bei reguliertem Gewerk. Auslöser sind Betriebsgründung, Anstellung von Personal oder Aufnahme einer reglementierten Tätigkeit.

Für Handwerksbetriebe heissen die Nachweise in den drei Bereichen Gewerbe, Versicherung und Ausbildung je nach Gruppe: Anmeldeformular, Identitätskarte, Strafregisterauszug, Aufenthaltsbewilligung, Gesellschaftervertrag, Handelsregisterauszug, A1-Bescheinigung, Kopie der Meldung, Auftragsbestätigung, SBFI-Anerkennung, Lohnabrechnungen, Deklarationen, Anmeldungen bei der Pensionskasse und ein genehmigtes Spesenreglement.

Konkrete Nachweise sind je nach Konstellation ein ausgefülltes Anmeldeformular, die Identitätskarte, ein Strafregisterauszug, eine Aufenthaltsbewilligung oder ein Gesellschaftervertrag. Bei Entsendungen kommen A1-Bescheinigung, Kopie der Meldung und Auftragsbestätigung hinzu. Bei regulierten Gewerken ist eine SBFI-Anerkennung vor Leistungsbeginn nötig.

Für das Gewerbe kommt bei eintragungspflichtigen Unternehmen der Handelsregisterauszug hinzu. Im Kanton Zürich ist der unbeglaubigte Handelsregisterauszug kostenlos; der beglaubigte kostet CHF 50. Eintragungen publiziert das Schweizerische Handelsamtsblatt (SHAB).

In der Versicherung sind Lohnabrechnungen, Deklarationen, Anmeldungen bei der Pensionskasse und ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement die einschlägigen Nachweise. Beitragsrechtlich betroffen sind AHV/IV/EO/ALV, BVG/2. Säule und die ALV.

Für Handwerksbetriebe in der Ausbildung ist die SBFI-Anerkennung der Nachweis bei regulierten Gewerken, etwa Elektroinstallationsarbeiten, Sanitär, Heizung, Klima und Kranarbeiten. Sie ist vor Leistungsbeginn abzuschliessen.

Die Nachweise lassen sich den zuständigen Stellen zuordnen: Gewerbeamt und Handelsregisteramt für das Gewerbe, Ausgleichskassen und Pensionskasse für die Versicherung, SBFI für die Ausbildung. Das Spesenreglement genehmigt die kantonale Steuerverwaltung.

Im Gewerbe kommen bei Handwerk und Bau üblicherweise zusätzliche Bewilligungen hinzu, zum Beispiel eine Gastgewerbegenehmigung für ein Restaurant oder eine Bar. Weitere Branchen mit üblicherweise zusätzlicher Bewilligung sind das Gesundheitswesen, die Kinderbetreuung und Vermittlungen.

Kantonale Übersichtsseiten zu Gewerbe- und Betriebsbewilligungen sind nicht abschliessend. Detailfragen sind früh mit Fachpersonen oder den zuständigen Behörden zu klären.

Je nach Kanton ist die Standortgemeinde oder das Gewerbeamt die zuständige Anlaufstelle. Im Kanton Zürich ist die Standortgemeinde in vielen Fällen die erste Kontaktstelle.

Gewerbe anmelden: Wann die Nachweispflicht beginnt

Im Gewerbe heissen die Nachweise für Handwerksbetriebe: Anmeldeformular, Identitätskarte, Strafregisterauszug oder polizeiliches Führungszeugnis, Aufenthaltsbewilligung, Gesellschaftervertrag und Handelsregisterauszug. Bei Entsendungen kommen A1-Bescheinigung, Kopie der Meldung und Auftragsbestätigung hinzu.

Nach Schweizer Recht ist ein Gewerbe anzumelden, sobald eine selbstständige, auf eigene Rechnung und Gefahr ausgelegte Tätigkeit mit einem gewissen Umfang, regelmässigen Einkünften und Gewinnerzielungsabsicht ausgeübt wird. Ob haupt- oder nebenberuflich, spielt keine Rolle.

Im Bereich Gewerbe sind die Nachweise für Handwerksbetriebe das Anmeldeformular, die Identitätskarte und der Strafregisterauszug. Je nach Situation kommen Aufenthaltsbewilligung oder Gesellschaftervertrag hinzu. Bei eintragungspflichtigen Unternehmen ist der Handelsregisterauszug der einschlägige Nachweis.

Typische Auslöser sind der Verkauf von Produkten, das Anbieten von Dienstleistungen oder der Betrieb eines eigenen Online-Shops. In solchen Fällen werden Einnahmen erzielt und es wird wirtschaftlich auf eigene Rechnung gehandelt – nicht im Auftrag eines Arbeitgebenden.

Vor der Anmeldung steht die Wahl der Rechtsform, weil sie Haftung, Buchhaltung und Steuern beeinflusst. Häufig gewählte Formen sind die Einzelfirma – am unkompliziertesten, oft für kleine Betriebe –, die GmbH mit einem Stammkapital von mindestens CHF 20'000 und die AG mit mindestens CHF 100'000 Kapital.

Für die Anmeldung werden typischerweise ein ausgefülltes Anmeldeformular, die Identitätskarte und ein Strafregisterauszug verlangt. Je nach Situation kommen eine Aufenthaltsbewilligung – wenn keine Schweizer Staatsbürgerschaft vorliegt – oder ein Gesellschaftervertrag bei einer Gesellschaft hinzu. Die Anmeldung erfolgt je nach Kanton beim Gewerbeamt oder bei der Standortgemeinde.

Für eintragungspflichtige Unternehmen ist das Handelsregister die amtliche und öffentliche Registerquelle. Es ist in der Schweiz dezentral organisiert; die Führung obliegt dem jeweiligen Kanton. Eintragungen werden nach Genehmigung durch das Eidgenössische Amt für das Handelsregister (EHRA) im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publiziert.

Die Anmeldung des Gewerbes erfolgt beim Gewerbeamt. Für die Eintragung ins Handelsregister ist das Handelsregisteramt des Standortkantons zuständig.

Ein unbeglaubigter Handelsregisterauszug im Kanton Zürich ist kostenlos. Unbeglaubigte Handelsregisterbelege kosten CHF 3 pro Seite, mindestens CHF 10 und höchstens CHF 120. Ein beglaubigter Handelsregisterauszug kostet CHF 50. Beglaubigte Handelsregisterbelege kosten CHF 3 pro Seite plus CHF 10 pro Beglaubigung; Minimum CHF 10, Maximum CHF 120.

Weitere Gebühren des Handelsregisteramts Kanton Zürich: CHF 20 für die Beglaubigung einer Unterschrift, CHF 40 für beglaubigte Statuten, je CHF 80 für einen Handelsregisterauszug oder einen Tagesregisterauszug vor der Publikation. Eine Negativbescheinigung kostet CHF 50 bis 120.

Grundlage der Gebühren des Handelsregisteramts Kanton Zürich ist die eidgenössische Verordnung über die Gebühren für das Handelsregister. Der Handelsregisterauszug ist der einschlägige Gewerbenachweis für eintragungspflichtige Handwerksbetriebe.

Vorsicht vor falschen Register-Rechnungen: Anbieter versenden Rechnungen für Einträge in private Register. Diese Rechnungen sehen offiziell aus, sind es aber nicht, und müssen nicht bezahlt werden. Ob eine Rechnung vom Handelsregisteramt stammt, lässt sich beim Handelsregisteramt prüfen.

Die Anmeldung ist Teil eines grösseren Ablaufs: Geschäftsidee, Businessplan, Wahl der Rechtsform, allfällige Genehmigungen, Eintragung und Abschluss der Versicherungen. Der Businessplan ist auch für die Kommunikation mit Behörden und Versicherungen nützlich.

Handwerk und Bau gehören zu den Branchen, in denen üblicherweise zusätzlich eine Bewilligung erforderlich ist. Die Gewerbeanmeldung ersetzt diese nicht.

Im Kanton Zürich ist die Standortgemeinde in vielen Fällen die erste Anlaufstelle. Der Berufs- oder Branchenverband kann bei der Klärung der Nachweise unterstützen.

Bewilligungen und Meldepflichten: Die richtige Anlaufstelle finden

Im Gewerbe können zusätzliche Bewilligungen und Meldungen hinzukommen. Bei Entsendungen heissen die Nachweise: Meldung über easygov.swiss, A1-Bescheinigung pro Mitarbeitenden, Kopie der Meldung und Auftragsbestätigung. Bei regulierten Gewerken kommt die SBFI-Anerkennung hinzu.

Das Unternehmensportal des Kantons Zürich empfiehlt ein Vorgehen in vier Schritten. Zuerst ist zu prüfen, in welchem Bereich oder welcher Branche das Vorhaben tätig ist und ob eine Bewilligungs- oder Meldepflicht besteht.

Für Handwerksbetriebe sind die Gewerbenachweise nicht mit der Anmeldung abgeschlossen. Handwerk und Bau gehören zu den Branchen mit üblicherweise zusätzlicher Bewilligung. Die Gewerbeanmeldung ersetzt diese nicht.

Die Meldepflicht für vorübergehende Leistungen in der Schweiz stützt sich auf das Entsendegesetz. Sie trifft ausländische Unternehmen einschliesslich Selbstständiger ohne Ausnahme.

Danach sind die konkreten Anforderungen zu klären, die zuständigen Behörden zu identifizieren und der Bewilligungsantrag zu stellen oder die Meldung einzureichen.

Erste Anlaufstellen sind die Standortgemeinde, die in vielen Fällen zuerst kontaktiert wird, und der eigene Berufs- oder Branchenverband. Zusätzlich steht eine kantonale Übersichtsseite zu Gewerbe- und Betriebsbewilligungen zur Verfügung. Im Kanton Zürich unterstützt die Fachstelle Unternehmensentlastung im Amt für Wirtschaft – Standortförderung bei der Suche nach den zuständigen Behörden und Anlaufstellen (Amt für Wirtschaft, Walchestrasse 19, 8090 Zürich, [email protected]).

Für grenzüberschreitende Einsätze kommen die kantonalen Migrations- und Arbeitsmarktbehörden als Anlaufstellen hinzu. Sie sind neben dem SBFI und den Standortgemeinden zu kontaktieren.

Nach Angaben des Kantons Zürich bestehen Bewilligungs- oder Meldepflichten in verschiedenen Bereichen: Gewerbe und Industrie, Waren und Handel, Finanzwesen und Geldspiele, Gesundheit, Bildung und Betreuung, Tiere, Landwirtschaft, Verkehr und Veranstaltungen.

Handwerk und Bau gehören zu den Branchen, in denen üblicherweise eine zusätzliche Bewilligung benötigt wird. Für ein Restaurant oder eine Bar ist beispielsweise eine Gastgewerbegenehmigung nötig.

Weitere Branchen mit üblicherweise zusätzlicher Bewilligung sind das Gesundheitswesen, die Kinderbetreuung und Vermittlungen.

Für Eintragungen ist das kantonale Handelsregisteramt zuständig. Im Kanton Schwyz sind mehr als 22'000 Unternehmen eingetragen; jährlich werden rund 8'500 Eintragungen vorgenommen. Bei komplexen gesellschaftsrechtlichen Eintragungen empfiehlt sich eine vorgängige telefonische Kontaktaufnahme oder eine kostenpflichtige juristische Vorprüfung.

Für regulierte Gewerke wie Elektroinstallationsarbeiten, Sanitär, Heizung, Klima und Kranarbeiten ist zusätzlich die SBFI-Anerkennung nötig. Sie ist vor Leistungsbeginn abzuschliessen.

Für entsandte Personen sind Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen bei den kantonalen Migrations- und Arbeitsmarktbehörden einzuholen. Sie sind von der Entsendemeldung und der SBFI-Anerkennung zu unterscheiden.

Für Betriebe mit grenzüberschreitender Tätigkeit gilt eine eigene Frist. Vorübergehende Leistungen in der Schweiz sind von ausländischen Unternehmen – einschliesslich Selbstständigen – ohne Ausnahme acht Tage vor Beginn der Leistung elektronisch meldepflichtig.

Anzugeben sind unter anderem Firma und Geschäftsadresse des Auftragnehmers, der Auftraggeber, Dauer, Beginn und Ende der Leistung, Anschrift oder Ort der Leistung sowie Daten der entsandten Mitarbeitenden wie Name, Geburtsdatum, Qualifikation, Stundenlohn und Schweizer Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer.

Für die elektronische Meldung steht das Online-Meldeverfahren easygov.swiss zur Verfügung.

Mit der Entsendung mitzuführen sind eine A1-Bescheinigung pro Mitarbeitenden, eine Kopie der Meldung und die Auftragsbestätigung. Verstösse gegen die Melde- und Nachweispflichten werden mit hohen Geldbussen sanktioniert.

Für die Dauer des Auftrags in der Schweiz haben entsandte Mitarbeitende Anspruch auf die Auszahlung der Schweizer Löhne. Das Lohnniveau liegt 30 bis 50 Prozent höher als in Deutschland; Unterschreitungen werden mit hohen Geldbussen geahndet.

Für Branchen mit Gesamtarbeitsvertrag gelten Vorgaben zu Lohn und Arbeitszeit. Für die Berechnung stehen die Arbeitszeitregelung und ein Lohnrechner der Schweiz zur Verfügung.

Je nach Branche und Kanton kann zudem eine Kautionspflicht bestehen. Ausländische Unternehmen mit einem Jahres-Weltumsatz (Sitzland plus Auslandserträge) von CHF 100'000 sind seit 2018 verpflichtet, sich in der Schweiz mehrwertsteuerlich zu registrieren. Dafür müssen sie einen Fiskalvertreter mit Sitz in der Schweiz beauftragen.

Wer ausländische Subunternehmer beschäftigt, sollte vor Leistungsbeginn prüfen, ob Meldung, A1 und Auftragsbestätigung vorliegen.

Versicherungsnachweise: AHV/IV/EO/ALV, BVG und Spesen

Im Versicherungsbereich heissen die Nachweise: Lohnabrechnungen, Deklarationen, Anmeldungen bei der Pensionskasse und ein genehmigtes Spesenreglement. Beitragsrechtlich betroffen sind AHV/IV/EO/ALV, BVG/2. Säule und die Arbeitslosenversicherung (ALV).

Für Handwerksbetriebe sind im Versicherungsbereich diese Nachweise Pflicht: Lohnabrechnungen, Deklarationen, Anmeldungen bei der Pensionskasse und ein genehmigtes Spesenreglement. Beitragsrechtlich betroffen sind AHV/IV/EO/ALV, BVG/2. Säule und die Arbeitslosenversicherung (ALV).

Arbeitgebende sind persönlich dafür verantwortlich, dass sämtliche Abzüge korrekt berechnet, abgeführt und deklariert werden. Der Jahreswechsel ist der übliche Zeitpunkt, um die Lohnprozesse zu prüfen, weil Grenzbeträge und Maximalbeiträge angepasst werden. Versäumte oder fehlerhafte Abrechnungen führen zu Nachzahlungen und Bussen.

Im Bereich Versicherung sind die Nachweise für Handwerksbetriebe Lohnabrechnungen, Deklarationen, Anmeldungen bei der Pensionskasse und ein genehmigtes Spesenreglement. Beitragsrechtlich betroffen sind AHV/IV/EO/ALV, BVG/2. Säule und ALV.

Boni und Gratifikationen sind regelmässig im Dezember fällig. Sie müssen sozialversicherungsrechtlich korrekt abgegrenzt werden: Variable Lohnbestandteile unterliegen grundsätzlich der AHV/IV/EO/ALV-Pflicht. Deshalb ist eine saubere Trennung vom Basislohn nötig.

Bei den Spesen entscheidet die Genehmigung: Nur klar definierte und belegte Spesenauszahlungen sind von den Sozialabgaben befreit. Voraussetzung ist ein Spesenreglement, das von der zuständigen Steuerbehörde genehmigt wurde. Fehlt diese Grundlage oder wird sie nicht eingehalten, droht eine Nachbelastung der AHV auf die gesamten Spesen.

Genehmigungsinstanz für das Spesenreglement ist die kantonale Steuerverwaltung. Ein genehmigtes Reglement schafft Rechtssicherheit und verhindert Diskussionen bei einer späteren Revision.

Bei der beruflichen Vorsorge ist jedes Jahr zu prüfen, ob die Mitarbeitenden – insbesondere Teilzeitangestellte – die Mindestlöhne für die obligatorische BVG-Versicherung erreichen. Stichtag ist das Jahresende: Zu diesem Zeitpunkt muss die Lohnsumme das Eintrittsschwellen-Kriterium der 2. Säule erfüllen. Werden Mitarbeitende über die BVG-Grenze angehoben, etwa durch eine Pensenerhöhung, müssen sie korrekt bei der Pensionskasse angemeldet werden. Versäumte Anmeldungen können zu massiven Nachforderungen führen.

In der Arbeitslosenversicherung ist der obere Grenzbetrag zu beachten: Bei Löhnen über CHF 148'200 muss die Abrechnung besonders sorgfältig geprüft werden. Eine fehlerhafte Berechnung oder Kumulation kann zu Ungleichbehandlung der Mitarbeitenden und zu Rückfragen der Ausgleichskassen führen.

Konkrete Versicherungsnachweise sind Lohnabrechnungen, Deklarationen, Anmeldungen bei der Pensionskasse und ein von der zuständigen Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement.

Die Nachweise lassen sich den Stellen zuordnen: Lohnabrechnungen und Deklarationen gegenüber den Ausgleichskassen, Anmeldungen gegenüber der Pensionskasse, das Spesenreglement gegenüber der kantonalen Steuerverwaltung.

Ausbildung und Qualifikation: Nachweise für regulierte Gewerke

Im Ausbildungsbereich ist die SBFI-Anerkennung der zentrale Nachweis bei reguliertem Gewerk. Betroffen sind Elektroinstallationsarbeiten, Sanitär, Heizung, Klima und Kranarbeiten. Sie ist vor Leistungsbeginn abzuschliessen.

Für Handwerksbetriebe in der Ausbildung ist die SBFI-Anerkennung der Nachweis, wenn das Gewerk reguliert ist. Sie ist vor Leistungsbeginn abzuschliessen. Betroffen sind Elektroinstallationsarbeiten, Sanitär, Heizung, Klima und Kranarbeiten.

Die Schweiz kennt reglementierte Gewerke, etwa Elektroinstallationsarbeiten, Sanitär, Heizung, Klima und Kranarbeiten. Will ein ausländisches Unternehmen solche Leistungen erbringen, muss es vorgängig ein Anerkennungsverfahren durchlaufen, das die erforderliche Qualifikation prüft. Das Verfahren ist beim Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI) angesiedelt und vor Leistungsbeginn abzuschliessen. Der zentrale Qualifikationsnachweis ist die SBFI-Anerkennung.

Im Bereich Ausbildung ist die SBFI-Anerkennung der zentrale Nachweis für regulierte Gewerke. Sie ist vor Leistungsbeginn abzuschliessen. Betroffen sind Elektroinstallationsarbeiten, Sanitär, Heizung, Klima und Kranarbeiten.

Erster Schritt für einen Betrieb ist die Prüfung, ob das eigene Gewerk reguliert ist. Informationen zu reglementierten Berufen stellt das SBFI bereit; die kantonalen Migrations- und Arbeitsmarktbehörden sind zusätzlich zu kontaktieren. Fällt das Gewerk darunter, ist die erforderliche Qualifikation im Anerkennungsverfahren nachzuweisen. Bei Entsendungen werden Angaben zur Qualifikation der eingesetzten Personen im Meldeverfahren abgefragt.

Bei im Ausland erworbenen Abschlüssen ist das Anerkennungsverfahren früh einzuleiten. Zu klären sind die Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung für die eingesetzten Personen sowie die Frage, ob für die Branche ein Gesamtarbeitsvertrag mit Vorgaben zu Lohn und Arbeitszeit gilt.

Sind mehrere Nachweise betroffen – Bewilligung, Anerkennung und Meldung –, sind die Fristen frühzeitig zu planen. Die Entsendemeldung erfolgt acht Tage vor der Leistungserbringung. Die Bewilligung ist beim zuständigen kantonalen oder kommunalen Organ einzuholen.

Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung, Anerkennung und Entsendemeldung sind drei verschiedene Nachweise. Die Bewilligungen erteilen die kantonalen Migrations- und Arbeitsmarktbehörden, die Anerkennung das SBFI; die Meldung erfolgt über easygov.swiss.