Justificatifs pour les artisans : commerce, assurances et formation

Quels justificatifs comptent pour les entreprises artisanales – un guide d’orientation

Le titre mentionne trois domaines. Dans le domaine commercial, les justificatifs sont les suivants : formulaire d’inscription, carte d’identité, extrait du casier judiciaire, autorisation de séjour, contrat de société, extrait du registre du commerce, certificat A1, copie de la déclaration et confirmation de commande. Dans le domaine des assurances : fiches de salaire, déclarations, inscriptions à la caisse de pension et un règlement des frais de mission approuvé. En matière de formation : la reconnaissance du SEFRI pour les métiers réglementés.

En Suisse, la liberté économique est en vigueur. Les activités du secteur privé sont fondamentalement libres ; certaines entreprises et projets sont soumis à une obligation d’autorisation ou de déclaration. Les exigences dépendent du secteur d’activité et du projet. L’inscription au registre des professions ne suffit donc pas pour tous les justificatifs exigés par les autorités, les caisses de compensation ou les mandants.

Les justificatifs pour les entreprises artisanales peuvent être classés selon les trois domaines mentionnés dans le titre : commerce, assurances et formation. Le domaine commercial concerne le formulaire d’inscription, la carte d’identité, l’extrait du casier judiciaire, l’autorisation de séjour, le contrat de société et l’extrait du registre du commerce. Pour les assurances, les fiches de salaire, les déclarations, les inscriptions à la caisse de pension et un règlement des frais de mission approuvé sont pertinents. En matière de formation, la reconnaissance du SEFRI constitue le justificatif central pour les métiers réglementés.

Ces justificatifs se répartissent en trois groupes, déclenchés à différents moments : l’annonce de l’activité indépendante, les pièces justificatives courantes relatives aux assurances et aux déductions salariales, ainsi que les preuves de qualification et de reconnaissance pour les métiers réglementés. Les éléments déclencheurs sont la création d’entreprise, l’embauche de personnel ou le début d’une activité réglementée.

Pour les entreprises artisanales, les justificatifs dans les trois domaines (commerce, assurances et formation) varient selon le groupe : formulaire d’inscription, carte d’identité, extrait du casier judiciaire, autorisation de séjour, contrat de société, extrait du registre du commerce, certificat A1, copie de la déclaration, confirmation de commande, reconnaissance du SEFRI, fiches de salaire, déclarations, inscriptions à la caisse de pension et un règlement des frais de mission approuvé.

Selon la constellation, les justificatifs concrets sont un formulaire d’inscription dûment rempli, la carte d’identité, un extrait du casier judiciaire, une autorisation de séjour ou un contrat de société. En cas de détachement de travailleurs, s’ajoutent le certificat A1, la copie de la déclaration et la confirmation de commande. Pour les métiers réglementés, une reconnaissance du SEFRI est nécessaire avant le début de la prestation.

Pour le domaine commercial, l’extrait du registre du commerce s’ajoute pour les entreprises soumises à l’obligation d’inscription. Dans le canton de Zurich, l’extrait non certifié conforme du registre du commerce est gratuit ; l’extrait certifié conforme coûte CHF 50. Les inscriptions sont publiées dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC).

Dans le domaine des assurances, les fiches de salaire, les déclarations, les inscriptions à la caisse de pension et un règlement des frais de mission approuvé par l’administration fiscale cantonale constituent les justificatifs pertinents. Sur le plan des cotisations, sont concernées l’AVS/AI/APG/AC, la LPP/2e pilier et l’assurance-chômage (AC).

Pour les entreprises artisanales en matière de formation, la reconnaissance du SEFRI sert de justificatif pour les métiers réglementés, tels que les travaux d’installation électrique, la sanitaire, le chauffage, la climatisation et les travaux de grue. Elle doit être obtenue avant le début de la prestation.

Les justificatifs peuvent être attribués aux instances compétentes : office du commerce et office du registre du commerce pour le domaine commercial, caisses de compensation et caisse de pension pour les assurances, SEFRI pour la formation. L’administration fiscale cantonale approuve le règlement des frais de mission.

Dans le commerce, l’artisanat et la construction nécessitent généralement des autorisations supplémentaires, par exemple une licence d’établissement pour un restaurant ou un bar. D’autres secteurs nécessitant habituellement une autorisation supplémentaire sont les soins de santé, la garde d’enfants et les services de placement.

Les pages cantonales récapitulatives sur les autorisations commerciales et d’exploitation ne sont pas exhaustives. Il convient de clarifier rapidement les questions détaillées avec des spécialistes ou les autorités compétentes.

Selon le canton, la commune d’implantation ou l’office du commerce est l’interlocuteur compétent. Dans le canton de Zurich, la commune d’implantation est souvent le premier point de contact.

Annoncer son activité commerciale : quand l’obligation de fournir des justificatifs commence

Dans le domaine commercial, les justificatifs pour les entreprises artisanales sont : le formulaire d’inscription, la carte d’identité, l’extrait du casier judiciaire ou un extrait du registre des poursuites, l’autorisation de séjour, le contrat de société et l’extrait du registre du commerce. En cas de détachement, s’ajoutent le certificat A1, la copie de la déclaration et la confirmation de commande.

Selon le droit suisse, une activité commerciale doit être annoncée dès lors qu’une activité indépendante, exercée pour son propre compte et à ses propres risques, atteint une certaine ampleur, génère des revenus réguliers et vise à réaliser des bénéfices. Que l’activité soit exercée à titre principal ou accessoire n’a pas d’importance.

Dans le domaine commercial, les justificatifs pour les entreprises artisanales sont le formulaire d’inscription, la carte d’identité et l’extrait du casier judiciaire. Selon la situation, s’ajoutent l’autorisation de séjour ou le contrat de société. Pour les entreprises soumises à l’obligation d’inscription, l’extrait du registre du commerce est le justificatif pertinent.

Les déclencheurs typiques sont la vente de produits, l’offre de services ou l’exploitation de sa propre boutique en ligne. Dans ces cas, des revenus sont générés et l’on agit économiquement pour son propre compte – et non pour le compte d’un employeur.

Avant l’annonce, il faut choisir la forme juridique, car elle influence la responsabilité, la comptabilité et la fiscalité. Les formes fréquemment choisies sont l’entreprise individuelle – la plus simple, souvent pour les petites entreprises –, la SARL avec un capital social d’au moins CHF 20'000 et la SA avec au moins CHF 100'000 de capital.

Pour l’annonce, on exige généralement un formulaire d’inscription rempli, la carte d’identité et un extrait du casier judiciaire. Selon la situation, s’ajoutent une autorisation de séjour – en l’absence de citoyenneté suisse – ou un contrat de société pour une société. L’annonce se fait auprès de l’office du commerce ou de la commune d’implantation, selon le canton.

Pour les entreprises soumises à l’obligation d’inscription, le registre du commerce est la source de registre officielle et publique. Il est organisé de manière décentralisée en Suisse ; sa tenue relève du canton concerné. Les inscriptions sont publiées dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC) après approbation par l’Office fédéral du registre du commerce (OFRC).

L’annonce de l’activité commerciale se fait auprès de l’office du commerce. Pour l’inscription au registre du commerce, l’office du registre du commerce du canton d’implantation est compétent.

Un extrait non certifié conforme du registre du commerce dans le canton de Zurich est gratuit. Les extraits non certifiés coûtent CHF 3 par page, avec un minimum de CHF 10 et un maximum de CHF 120. Un extrait certifié conforme du registre du commerce coûte CHF 50. Les extraits certifiés coûtent CHF 3 par page plus CHF 10 par certification ; minimum CHF 10, maximum CHF 120.

Autres frais de l’office du registre du commerce du canton de Zurich : CHF 20 pour la certification d’une signature, CHF 40 pour des statuts certifiés, CHF 80 chacun pour un extrait du registre du commerce ou un extrait du journal quotidien avant publication. Une attestation négative coûte entre CHF 50 et 120.

La base des frais de l’office du registre du commerce du canton de Zurich est l’ordonnance fédérale sur les taxes du registre du commerce. L’extrait du registre du commerce est le justificatif commercial pertinent pour les entreprises artisanales soumises à l’obligation d’inscription.

Attention aux fausses factures de registre : des prestataires envoient des factures pour des inscriptions dans des registres privés. Ces factures ont l’air officielles, mais ne le sont pas, et n’ont pas à être payées. On peut vérifier auprès de l’office du registre du commerce si une facture émane bien de cette instance.

L’annonce fait partie d’un processus plus large : idée d’affaires, business plan, choix de la forme juridique, autorisations éventuelles, inscription et conclusion des assurances. Le business plan est également utile pour la communication avec les autorités et les assureurs.

L’artisanat et la construction font partie des secteurs où une autorisation supplémentaire est généralement requise. L’annonce commerciale ne remplace pas cette autorisation.

Dans le canton de Zurich, la commune d’implantation est souvent le premier interlocuteur. L’association professionnelle ou sectorielle peut aider à clarifier les justificatifs nécessaires.

Autorisations et obligations de déclaration : trouver le bon interlocuteur

Dans le domaine commercial, des autorisations et déclarations supplémentaires peuvent s’ajouter. En cas de détachement, les justificatifs sont : la déclaration via easygov.swiss, le certificat A1 par collaborateur, la copie de la déclaration et la confirmation de commande. Pour les métiers réglementés, s’ajoute la reconnaissance du SEFRI.

Le portail des entreprises du canton de Zurich recommande une procédure en quatre étapes. Il faut d’abord vérifier dans quel domaine ou secteur le projet s’inscrit et s’il existe une obligation d’autorisation ou de déclaration.

Pour les entreprises artisanales, les justificatifs commerciaux ne s’arrêtent pas à l’annonce. L’artisanat et la construction font partie des secteurs nécessitant généralement une autorisation supplémentaire. L’annonce commerciale ne remplace pas cette autorisation.

L’obligation de déclaration pour les prestations temporaires en Suisse repose sur la loi sur le détachement de travailleurs. Elle s’applique aux entreprises étrangères, y compris les indépendants, sans exception.

Il convient ensuite de clarifier les exigences concrètes, d’identifier les autorités compétentes et de déposer la demande d’autorisation ou la déclaration.

Les premiers interlocuteurs sont la commune d’implantation, souvent contactée en premier lieu, et sa propre association professionnelle ou sectorielle. Une page cantonale récapitulative sur les autorisations commerciales et d’exploitation est également disponible. Dans le canton de Zurich, le service de décharge des entreprises de l’Office de l’économie – Promotion des sites aide à rechercher les autorités et interlocuteurs compétents (Office de l’économie, Walchestrasse 19, 8090 Zurich, [email protected]).

Pour les missions transfrontalières, s’ajoutent les autorités cantonales de migration et du marché du travail comme interlocuteurs. Elles doivent être contactées en plus du SEFRI et des communes d’implantation.

Selon le canton de Zurich, des obligations d’autorisation ou de déclaration existent dans divers domaines : commerce et industrie, marchandises et négoce, finances et jeux d’argent, santé, éducation et garde, animaux, agriculture, transports et manifestations.

L’artisanat et la construction font partie des secteurs où une autorisation supplémentaire est généralement nécessaire. Pour un restaurant ou un bar, par exemple, une licence d’établissement est requise.

D’autres secteurs nécessitant habituellement une autorisation supplémentaire sont les soins de santé, la garde d’enfants et les services de placement.

Pour les inscriptions, l’office cantonal du registre du commerce est compétent. Dans le canton de Schwyz, plus de 22'000 entreprises sont enregistrées ; environ 8'500 inscriptions sont effectuées chaque année. Pour les inscriptions complexes en droit des sociétés, il est recommandé de prendre contact préalablement par téléphone ou de procéder à un examen juridique préalable payant.

Pour les métiers réglementés tels que les travaux d’installation électrique, la sanitaire, le chauffage, la climatisation et les travaux de grue, la reconnaissance du SEFRI est également nécessaire. Elle doit être obtenue avant le début de la prestation.

Pour les personnes détachées, les autorisations de travail et de séjour doivent être obtenues auprès des autorités cantonales de migration et du marché du travail. Elles sont à distinguer de la déclaration de détachement et de la reconnaissance du SEFRI.

Pour les entreprises ayant une activité transfrontalière, un délai spécifique s’applique. Les prestations temporaires en Suisse doivent être déclarées électroniquement par les entreprises étrangères – y compris les indépendants – sans exception huit jours avant le début de la prestation.

Il faut indiquer, entre autres, la raison sociale et l’adresse commerciale du prestataire, le mandant, la durée, le début et la fin de la prestation, l’adresse ou le lieu de la prestation, ainsi que les données des collaborateurs détachés telles que le nom, la date de naissance, la qualification, le salaire horaire et le numéro d’identification TVA suisse.

La procédure de déclaration en ligne easygov.swiss est disponible pour la déclaration électronique.

Lors du détachement, il faut emporter un certificat A1 par collaborateur, une copie de la déclaration et la confirmation de commande. Les violations des obligations de déclaration et de justification sont sanctionnées par de lourdes amendes.

Pendant la durée du mandat en Suisse, les collaborateurs détachés ont droit au versement des salaires suisses. Le niveau salarial est de 30 à 50 % plus élevé qu’en Allemagne ; les infractions sont punies de lourdes amendes.

Pour les secteurs soumis à une convention collective de travail (CCT), des prescriptions s’appliquent en matière de salaire et de temps de travail. Pour le calcul, la réglementation du temps de travail et un calculateur de salaire suisse sont disponibles.

Selon le secteur et le canton, une obligation de cautionnement peut également exister. Depuis 2018, les entreprises étrangères dont le chiffre d’affaires mondial annuel (siège social plus revenus à l’étranger) atteint CHF 100'000 sont tenues de s’inscrire à la TVA en Suisse. Pour ce faire, elles doivent mandater un représentant fiscal ayant son siège en Suisse.

Celui qui emploie des sous-traitants étrangers devrait vérifier avant le début de la prestation si la déclaration, le certificat A1 et la confirmation de commande sont disponibles.

Justificatifs d’assurance : AVS/AI/APG/AC, LPP et frais de mission

Dans le domaine des assurances, les justificatifs sont : les fiches de salaire, les déclarations, les inscriptions à la caisse de pension et un règlement des frais de mission approuvé. Sur le plan des cotisations, sont concernées l’AVS/AI/APG/AC, la LPP/2e pilier et l’assurance-chômage (AC).

Pour les entreprises artisanales, dans le domaine des assurances, ces justificatifs sont obligatoires : fiches de salaire, déclarations, inscriptions à la caisse de pension et un règlement des frais de mission approuvé. Sur le plan des cotisations, sont concernées l’AVS/AI/APG/AC, la LPP/2e pilier et l’assurance-chômage (AC).

Les employeurs sont personnellement responsables du calcul correct, du versement et de la déclaration de toutes les déductions. Le changement d’année est le moment habituel pour vérifier les processus salariaux, car les montants limites et les cotisations maximales sont adaptés. Des décomptes omis ou erronés entraînent des paiements complémentaires et des amendes.

Dans le domaine des assurances, les justificatifs pour les entreprises artisanales sont les fiches de salaire, les déclarations, les inscriptions à la caisse de pension et un règlement des frais de mission approuvé. Sur le plan des cotisations, sont concernées l’AVS/AI/APG/AC, la LPP/2e pilier et l’AC.

Les bonus et gratifications sont généralement dus en décembre. Ils doivent être correctement délimités sur le plan des assurances sociales : les composants variables du salaire sont fondamentalement soumis à l’obligation de cotiser à l’AVS/AI/APG/AC. Une séparation nette du salaire de base est donc nécessaire.

Pour les frais de mission, c’est l’approbation qui décide : seuls les remboursements de frais clairement définis et justifiés sont exonérés des charges sociales. La condition préalable est un règlement des frais de mission approuvé par l’administration fiscale compétente. Si cette base manque ou n’est pas respectée, une imposition rétroactive de l’AVS sur l’ensemble des frais est menacée.

L’instance d’approbation pour le règlement des frais de mission est l’administration fiscale cantonale. Un règlement approuvé crée une sécurité juridique et évite les discussions lors d’un contrôle ultérieur.

Pour la prévoyance professionnelle, il faut vérifier chaque année si les collaborateurs – en particulier les employés à temps partiel – atteignent les salaires minimaux pour l’assurance LPP obligatoire. La date de référence est la fin de l’année : à ce moment-là, la masse salariale doit remplir le critère du seuil d’entrée de la 2e pilier. Si des collaborateurs sont élevés au-dessus de la limite LPP, par exemple par une augmentation du taux d’occupation, ils doivent être correctement inscrits à la caisse de pension. Des inscriptions omises peuvent entraîner des réclamations massives.

Dans l’assurance-chômage, il faut tenir compte du montant limite supérieur : pour les salaires dépassant CHF 148'200, le décompte doit être vérifié avec une attention particulière. Un calcul erroné ou une accumulation peut entraîner une inégalité de traitement des collaborateurs et des demandes de renseignements de la part des caisses de compensation.

Les justificatifs d’assurance concrets sont les fiches de salaire, les déclarations, les inscriptions à la caisse de pension et un règlement des frais de mission approuvé par l’administration fiscale compétente.

Les justificatifs peuvent être attribués aux instances : fiches de salaire et déclarations auprès des caisses de compensation, inscriptions auprès de la caisse de pension, règlement des frais de mission auprès de l’administration fiscale cantonale.

Formation et qualification : justificatifs pour les métiers réglementés

Dans le domaine de la formation, la reconnaissance du SEFRI est le justificatif central pour les métiers réglementés. Sont concernés les travaux d’installation électrique, la sanitaire, le chauffage, la climatisation et les travaux de grue. Elle doit être obtenue avant le début de la prestation.

Pour les entreprises artisanales en matière de formation, la reconnaissance du SEFRI est le justificatif lorsque le métier est réglementé. Elle doit être obtenue avant le début de la prestation. Sont concernés les travaux d’installation électrique, la sanitaire, le chauffage, la climatisation et les travaux de grue.

La Suisse connaît des métiers réglementés, tels que les travaux d’installation électrique, la sanitaire, le chauffage, la climatisation et les travaux de grue. Si une entreprise étrangère souhaite fournir de telles prestations, elle doit préalablement suivre une procédure de reconnaissance qui vérifie la qualification requise. La procédure relève du Secrétariat d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation (SEFRI) et doit être achevée avant le début de la prestation. Le justificatif de qualification central est la reconnaissance du SEFRI.

Dans le domaine de la formation, la reconnaissance du SEFRI est le justificatif central pour les métiers réglementés. Elle doit être obtenue avant le début de la prestation. Sont concernés les travaux d’installation électrique, la sanitaire, le chauffage, la climatisation et les travaux de grue.

La première étape pour une entreprise est de vérifier si son propre métier est réglementé. Le SEFRI fournit des informations sur les professions réglementées ; les autorités cantonales de migration et du marché du travail doivent également être contactées. Si le métier en fait partie, la qualification requise doit être prouvée dans le cadre de la procédure de reconnaissance. En cas de détachement, des indications sur la qualification des personnes utilisées sont demandées dans le cadre de la procédure de déclaration.

Pour les diplômes obtenus à l’étranger, la procédure de reconnaissance doit être engagée tôt. Il convient de clarifier les autorisations de travail et de séjour pour les personnes utilisées, ainsi que la question de savoir si une convention collective de travail (CCT) avec des prescriptions en matière de salaire et de temps de travail s’applique au secteur.

Si plusieurs justificatifs sont concernés – autorisation, reconnaissance et déclaration –, les délais doivent être planifiés suffisamment tôt. La déclaration de détachement se fait huit jours avant la prestation. L’autorisation doit être obtenue auprès de l’organe cantonal ou communal compétent.

L’autorisation de travail et de séjour, la reconnaissance et la déclaration de détachement sont trois justificatifs distincts. Les autorisations sont délivrées par les autorités cantonales de migration et du marché du travail, la reconnaissance par le SEFRI ; la déclaration se fait via easygov.swiss.