Approvisionnement : du besoin à la collaboration avec le fournisseur

Au début, il y a le besoin – pas le fournisseur

Déterminez d’abord quels matériaux ou prestations sont nécessaires et en quelle quantité. Ensuite, examinez les fournisseurs potentiels et évaluez-les selon des critères définis au préalable.

Le donneur d’ordre fixe les exigences et les critères d’évaluation, en tenant compte notamment des aspects de durabilité. Il décide également quels fournisseurs seront invités à soumettre une offre.

Consignez les exigences dans un cahier des charges clair. S’il fait défaut, il peut s’avérer plus tard que le fournisseur choisi ne convient pas, obligeant à recommencer la recherche depuis le début.

Catalogue de critères : ce qu’un bon fournisseur doit apporter à votre entreprise

Établissez le catalogue de critères avant de commencer la recherche. Lors de vos investigations sur les moteurs de recherche de fournisseurs, cela vous permettra de filtrer la liste des résultats.

Les critères éprouvés sont la qualité, le prix, la fiabilité des livraisons, la durabilité, la capacité d’innovation, la stabilité financière et la conformité (compliance). Sur cette base, il est possible de comparer et de classer les fournisseurs.

La pondération dépend du projet. Dans les appels d’offres, le prix est généralement le critère isolé le plus important ; la qualité, l’expérience, le temps de réaction et le service entrent dans l’évaluation globale avec une pondération prédéfinie.

Vérifiez également si un fournisseur peut grandir avec l’entreprise et collaborer aux améliorations de produits ainsi qu’aux futures exigences. Vous n’évaluez ainsi pas seulement si le cahier des charges actuel est respecté.

La performance comprend les projets de référence et les justificatifs, l’adéquation technique et le respect de la description des prestations. En matière d’expérience, comptent l’ancienneté sur le marché, les projets comparables et l’expérience sectorielle.

Pondération des critères dans les appels d’offres (typique)

Obtenir une vue d’ensemble du marché et restreindre le choix des candidats

Vous pouvez trouver des fournisseurs potentiels via les répertoires professionnels, les recommandations issues de votre propre réseau, les salons spécialisés, les appels d’offres publics et les plateformes d’approvisionnement spécialisées.

Les moteurs de recherche économiques comme « Wer liefert was » et Kompass regroupent les profils des fournisseurs. Vous pouvez y rechercher des prestations, des produits et des services, et appliquer le catalogue de critères, par exemple aux fournisseurs de votre région ou offrant un service complémentaire spécifique.

Avant de prendre contact, évaluez la position sur le marché, la taille de l’entreprise, la portée géographique et la capacité à combler les goulets d’étranglement. Un fournisseur de la région peut présenter des avantages en matière de communication.

Pour les marchés publics, il faut d’abord clarifier si la livraison, la prestation de services ou le mandat de construction concret relève des marchés publics. Le guide TRIAS cite cette attribution comme question fondamentale ; elle influence le choix de la procédure, les délais, les langues, les publications, les critères d’attribution et la protection juridique.

Le guide de l’ETH Zurich relatif à la loi fédérale sur les marchés publics (LMP) traite des biens et des services, à l’exclusion des travaux et des services de construction. Le guide d’approvisionnement de l’ETH précise que le demandeur établit, après l’évaluation des offres dans ETHIS, une demande d’achat pour le type et la catégorie d’approvisionnement.

Comparer les offres plutôt que de décider à l’intuition

Une matrice d’évaluation, aussi appelée analyse de valeur ou modèle de scoring, compare plusieurs offres sur la base de critères définis. Vous pouvez choisir librement les critères, fixer leur pondération en pourcentage et laisser calculer automatiquement le score total.

EasyTender propose un modèle de matrice d’évaluation numérique gratuitement et sans effort Excel. Une telle matrice rend la comparaison transparente et traçable.

Évaluez toutes les offres selon les mêmes critères et la même échelle. Cela vous protège contre les biais inconscients et vous permet d’évaluer l’offre globale plutôt que seulement le prix le plus bas.

Lors de la comparaison des prix, prenez en compte le prix net, les taux horaires ou journaliers, les prestations supplémentaires optionnelles, les conditions de paiement et les coûts ultérieurs possibles. Ainsi, vous ne comparez pas uniquement les prix des offres.

Pour les projets plus importants ou impliquant plusieurs parties prenantes, une matrice documentée est particulièrement importante. Elle consigne comment et pourquoi la décision d’attribution a été prise.

Vérifier les risques, la conformité et la durabilité

Outre le prix, vérifiez la stabilité financière du fournisseur et le respect des exigences de conformité (compliance). Les aspects de durabilité font déjà partie de la définition des besoins.

Clarifiez dans quelle mesure un fournisseur peut combler les goulets d’étranglement. On peut en déduire à quel point votre approvisionnement dépend d’un seul fournisseur.

Les relevés manuels peuvent présenter des lacunes dans les données. Celles-ci entraînent des distorsions, limitent la transparence et compliquent une évaluation cohérente ; des données fournisseurs uniformes améliorent l’évaluation des risques.

Le rapport State of Procurement 2025 d’Amazon Business indique que 37 % des entreprises font confiance à leurs données fournisseurs et que 22 % ont déployé l’IA à l’échelle de l’entreprise. Selon McKinsey, l’intégration de l’IA dans les contrôles de conformité et le rapprochement des factures réduit les dépenses de 5 à 15 %.

De la décision à une collaboration durable

Traitez le fournisseur comme un partenaire stratégique potentiel. Une collaboration viable peut raccourcir les délais de traitement, stabiliser les structures de coûts et augmenter la fiabilité des livraisons.

La qualité, le service et la fiabilité des livraisons ont un impact direct sur les coûts et le temps consacré par votre entreprise. Des marchandises de qualité inférieure ou des livraisons tardives peuvent mettre en péril les processus de travail et nuire à la satisfaction de la clientèle.

La gestion des fournisseurs comme tâche continue

La gestion des fournisseurs englobe la recherche et la sélection, l’évaluation et le développement à long terme de la relation commerciale. Elle va donc au-delà du simple traitement des commandes.

Même les entrepreneurs individuels et les petites entreprises devraient organiser la sélection des fournisseurs de manière structurée et prudente, plutôt que de la traiter comme une tâche accessoire.

Évaluez et entretenez la relation régulièrement. L’objectif est un approvisionnement fiable avec un effort minimal en termes de coûts et de temps, afin qu’une prestation inadaptée ne nécessite pas à nouveau une recherche de fournisseur.