Obtenir des offres : documents, délais et bases de comparaison

Le type de mandat détermine les documents nécessaires

Lors de la demande d'offres, trois points de référence sont essentiels : les documents requis, la date limite de soumission indiquée dans l'appel d'offres et les critères d'attribution communiqués. Le type de mandat et l'appel d'offres définissent ce qui doit être soumis et comment comparer. Planifiez les demandes de renseignements et l'approbation interne en comptant à rebours à partir de cette date.

Les marchés publics distinguent trois catégories principales : les travaux de construction, les prestations de services et les fournitures (tender-service.ch). En Suisse, le secteur public achète chaque année pour environ 40 milliards de francs, allant des denrées alimentaires aux services de nettoyage et de surveillance d'objets, jusqu'au secteur de la construction. La règle générale est la suivante : plus la valeur du mandat est élevée, plus les exigences sont strictes.

La loi fédérale sur les marchés publics (LMP) prévoit quatre procédures de passation : la procédure ouverte, la procédure sélective, la procédure sur invitation et l'adjudication de gré à gré (tender-service.ch). Dans la procédure ouverte, l'invitation à soumissionner s'adresse à toutes les entreprises ; dans les trois autres, elle s'adresse à un nombre restreint d'entre elles.

Les mandats de construction comprennent la réalisation d'ouvrages servant à des fins économiques ou techniques et concernant des biens immobiliers. Cela inclut les travaux de bâtiment et de génie civil qui modifient le terrain ou la parcelle. Les exemples incluent un bâtiment, une route ou la réaménagement d'une parcelle.

Pour les mandats de construction, les documents d'appel d'offres fixent trois grandeurs : l'étendue des travaux, la période d'exécution et le budget, ce dernier étant éventuellement réparti par phases (tender-service.ch). Ces trois indications constituent les valeurs de référence auxquelles une offre doit être mesurée.

Les mandats de services et de fournitures constituent les deux autres catégories principales. Les documents qu'ils exigent dépendent de la prestation concrète et des prescriptions de l'appel d'offres respectif.

Distinguez les documents de l'autorité adjudicatrice de ceux que vous soumettez en tant qu'offrant. L'appel d'offres décrit la prestation, la durée, le budget et les critères d'évaluation ; vos documents attestent de votre expérience et répondent aux points demandés. Une présentation préparée ne remplace pas une annexe expressément exigée.

Planifier les délais de soumission et de questions

Pour les marchés publics en Suisse, les délais de soumission sont généralement de 20 jours pour les procédures nationales ; des délais plus courts sont admis pour les procédures simplifiées (tender-service.ch). Les délais sont réglementés par la loi fédérale sur les marchés publics (LMP) et varient selon le type de mandat. La date mentionnée dans l'appel d'offres concret reste déterminante.

Des délais similaires à ceux d'autres États de l'UE s'appliquent aux procédures internationales (UE) (tender-service.ch). Un délai UE ne remplace pas la date de l'appel d'offres suisse. Vérifiez le champ d'application du droit des marchés publics applicable lors des appels d'offres publics.

Au niveau fédéral, la LMP s'applique, sous sa forme révisée depuis le 1er janvier 2021, ainsi que l'ordonnance sur les marchés publics (OMP), l'ordonnance sur l'organisation des marchés publics de la Confédération (Org-OMP) et l'ordonnance sur la gestion immobilière et la logistique de la Confédération (OGIL) (woeb.swiss).

Au niveau cantonal, l'Accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP 2019) s'applique ; presque tous les cantons y ont adhéré et le mettent en œuvre (woeb.swiss). L'AIMP, tout comme la LMP, est un cadre normatif, c'est pourquoi les cantons ont édicté des lois d'application (bpuk.ch).

L'art. 8 al. 1 OMP réglemente les délais, les langues ainsi que la procédure de questions-réponses (trias.swiss). Le fondement du droit suisse des marchés publics est l'Accord de l'OMC sur les marchés publics (AMP), en vigueur depuis le 1er janvier 1996 (bpuk.ch).

Le droit des marchés publics fonctionne avec des seuils : les mandats dépassant un certain seuil doivent faire l'objet d'un appel d'offres (bpuk.ch). La procédure applicable dans chaque cas dépend du droit des marchés publics en vigueur et des prescriptions de l'appel d'offres concret.

La Confédération et les cantons se sont engagés à publier les achats de leurs administrations centrales et d'autres achats dans le domaine des infrastructures ; les fournisseurs extra-cantonaux ne doivent pas être traités moins favorablement que les locaux (IMC du 6 octobre 1995 ; bpuk.ch).

Pour la planification à rebours, deux dates sont importantes : la date limite de soumission et le délai pour les questions. Reprenez ces deux dates de l'appel d'offres et vérifiez combien de temps il reste après les réponses jusqu'à la soumission. Vous identifierez ainsi rapidement si suffisamment de temps a été prévu pour le calcul et l'approbation.

Comptez à rebours à partir de la date de soumission : d'abord l'approbation interne et le contrôle final, puis le calcul, les demandes de renseignements et la compilation des documents. Inscrivez les deux dates dans un plan commun et communiquez-les aux personnes impliquées dans l'offre.

Comparaison des procédures de passation selon le type de mandat et les délais

Planification à rebours : de la question à la soumission

Clarifier les questions avant l'établissement de l'offre

Les questions peuvent fondamentalement être posées à tout moment (trias.swiss). L'autorité adjudicatrice peut définir dans l'appel d'offres ou les documents d'appel d'offres si les questions doivent être saisies sur www.simap.ch ou adressées directement à l'autorité adjudicatrice. Un forum séparé est disponible à cet effet sur simap.ch.

L'autorité adjudicatrice fixe un délai de soumission ; il convient de garantir suffisamment de temps pour la réponse par l'autorité adjudicatrice ainsi que pour la soumission de l'offre (trias.swiss). Notez la dernière date et soumettez les questions de renseignement assez tôt pour que les clarifications puissent être intégrées à l'offre.

Les points flous concernant l'étendue, la période d'exécution ou les lots doivent être posés dans ce délai. Les réponses constituent la base de l'offre. Les demandes de renseignements précèdent l'approbation interne de l'offre.

Regroupez les questions connexes et formulez chaque question avec un lien clair avec la description de la prestation. Vérifiez ensuite les réponses quant à leurs impacts sur l'étendue, le prix et la période d'exécution, avant de finaliser l'offre.

Il en résulte une séquence : saisir les questions dans le délai de soumission, attendre les réponses de l'autorité adjudicatrice, baser l'offre dessus, obtenir l'approbation interne et soumettre dans le délai de remise.

Bases de comparaison : critères d'attribution et prix

Pour la comparaison des offres, les critères d'attribution communiqués sont déterminants ; cette mesure doit être examinée avant l'établissement de l'offre. Le prix n'est généralement pas le seul critère : l'appel d'offres peut prévoir d'autres critères et pondérer différemment certains d'entre eux.

Dans le débat politique, deux autres grandeurs de comparaison sont discutées : la clause de niveau des prix, qui adapte les offres des fournisseurs étrangers aux conditions suisses via l'indice du niveau des prix, et la fiabilité du prix (bote.ch).

L'objectif n'est pas nécessairement d'attribuer le mandat à l'offre la moins chère, mais aussi de prendre en compte la qualité et la crédibilité de l'offre (bote.ch). Pour des projets complexes, une offre précise prenant en compte tous les travaux est plus fidèle à la réalité qu'une offre minimale susceptible d'entraîner des crédits supplémentaires (bote.ch).

Ces deux critères d'attribution s'appliquent déjà aux achats de la Confédération ; dans certains cantons, des initiatives demandent leur inclusion dans la législation cantonale (bote.ch). Le principe de la comparaison reste de comparer ce qui est comparable (bote.ch).

Vérifier les documents de soumission des offrants

Les documents généraux de l'entreprise peuvent être préparés indépendamment des appels d'offres spécifiques et tenus toujours prêts : une présentation de l'entreprise mettant en valeur les expériences et succès de l'entreprise dans le secteur concerné, et une liste de références avec des projets achevés ou des mandats menés à bien avec succès (tender-service.ch).

Des modèles de présentations techniques, établis selon le type de contrat, sont également utiles. Ils permettent une adaptation rapide aux exigences spécifiques et garantissent que tous les documents nécessaires soient rapidement disponibles (tender-service.ch).

Préparez les trois types de documents dans des modèles séparés et actualisables. Identifiez clairement les projets de référence achevés et adaptez la présentation technique dès que les exigences concrètes de l'appel d'offres sont connues.

L'autorité adjudicatrice définit les critères d'aptitude et obligatoires ainsi que les autres conditions contractuelles et précise les justificatifs que les offrantes doivent fournir (submissionsrecht.ch). De telles exigences peuvent inclure un chiffre d'affaires minimum spécifique, des connaissances et expériences avérées, des références, des certificats ou les CV des collaborateurs clés (tender-service.ch).

Les motifs d'exclusion possibles incluent des dettes fiscales ou envers les assurances sociales, des difficultés financières ou des fautes professionnelles graves (tender-service.ch). Vérifiez vos documents par rapport aux justificatifs demandés et ne remplacez pas les justificatifs manquants par des affirmations publicitaires générales.

Les documents d'appel d'offres respectifs restent déterminants pour savoir quelle forme et quelles annexes doivent être soumises pour une offre concrète.

De l'examen à l'attribution

L'évaluation des offres reçues nécessite d'abord un examen et une évaluation des offres ; suivent ensuite l'attribution et la clôture de la procédure (trias.swiss). L'attribution se fait selon les critères d'attribution communiqués et les prescriptions des documents d'appel d'offres.

La procédure repose sur trois principes : l'égalité de traitement de tous les offrants, la transparence de la procédure et les voies de recours contre les décisions concernant la procédure d'appel d'offres et d'attribution (bpuk.ch).

Si aucune offre valable n'est reçue (art. 43 al. 1 let. b AIMP/LMP) ou si les offres déposées ne permettent pas une acquisition économique (art. 43 al. 1 let. d), la procédure peut être interrompue (submissionsrecht.ch). En l'absence totale d'offres ou d'offres valables, l'autorité adjudicatrice peut attribuer le mandat de gré à gré (art. 21 al. 2 let. a AIMP).

L'adjudication de gré à gré n'est admissible que si le mandat ne s'écarte pas substantiellement de l'appel d'offres. Si les critères d'aptitude étaient formulés de manière trop stricte, l'autorité adjudicatrice ne peut pas procéder à une attribution de gré à gré en renonçant à leur application (submissionsrecht.ch).

En tant qu'offrant, orientez votre offre de manière à ce que les indications relatives à chaque critère d'attribution soient compréhensibles. Étayez vos affirmations aux endroits appropriés et évitez les contradictions entre la présentation, les références et l'offre de prix.

L'examen se fonde sur les critères d'attribution communiqués et sur les indications des documents d'appel d'offres : étendue des travaux, période d'exécution et budget. S'ils font défaut, l'évaluation est rendue plus difficile.

Classer la concurrence et les prix du marché de manière comparable

Les informations issues des procédures d'appel d'offres passées donnent un aperçu des prix et des conditions de la concurrence ; développez la stratégie d'enchère sur la base de ces données plutôt que sur de vagues suppositions (tender-service.ch). Comparez-les uniquement pour le même type de mandat, la même étendue de prestation et la même période d'exécution.

Pour une confrontation fiable, notez pour chaque offre le prix et les conditions divergentes à côté de l'étendue et de la durée convenues. Signalez les écarts au lieu de les dissimuler dans un montant total. Ainsi, les différences entre les offres restent compréhensibles.

Une analyse de marché n'est significative que si les offres comparatives concernent le même type de mandat, la même étendue de prestation et la même période d'exécution. Si l'un de ces repères fait défaut, listez les cas séparément et expliquez la différence.