Guide d'achat : comment choisir le bon fournisseur

Clarifier les besoins et définir les exigences

Tout commence par la description de vos propres besoins : quantités, spécifications, délais et la valeur que le bien ou le service doit apporter.

Le guide de l’EPF pour les marchés publics selon la Loi fédérale sur les marchés publics (LMP) précise : Le demandeur définit les exigences et les critères d’évaluation, en tenant compte notamment des aspects de durabilité.

Les exigences se divisent en deux catégories : les critères obligatoires, dont le non-respect entraîne l’exclusion, et les critères souhaitables, qui sont pondérés dans l’évaluation. Cette distinction empêche qu’un fournisseur remporte le marché uniquement grâce à un prix bas alors qu’une exigence centrale fait défaut.

Les aspects de durabilité font partie intégrante de la définition des exigences, et non seulement de l’évaluation. Il est possible d’exiger des preuves concrètes, par exemple concernant l’origine, le mode de transport ou l’élimination.

Les critères et leur pondération sont consignés par écrit avant tout contact avec le marché. Cela permet de comparer toutes les offres reçues selon les mêmes standards.

Définir les exigences avant le contact avec le marché

Examiner la chaîne d’approvisionnement et les risques avant la sélection

Avant la procédure d’achat, il est recommandé d’analyser la chaîne d’approvisionnement du bien à acquérir. La recommandation de la BKB et de la COAP pour des chaînes d’approvisionnement sûres et fiables le conseille expressément.

Cette analyse fournit la stratégie d’achat permettant de réduire les risques dans la chaîne d’approvisionnement. Les domaines de risque typiques sont la disponibilité, les fluctuations de qualité et les délais de livraison.

Une clarification préalable du marché est autorisée : selon l’art. 14 al. 3 LMP/OLP, elle n’entraîne pas une préqualification des fournisseurs consultés. Le contact avec des fournisseurs potentiels en amont reste donc possible sans mettre en péril la procédure.

En identifiant les risques avant la sélection, il est possible d’examiner les garanties : sources alternatives pour les postes critiques, gestion des stocks ou dispositions contractuelles relatives aux délais de livraison.

Vérifier les risques dans la chaîne d’approvisionnement

Pondérer correctement les critères de sélection : la qualité avant le prix

Dans l’étude de l’EPF « Sélection des fournisseurs dans les entreprises suisses », 77 % des entreprises interrogées ont cité la qualité comme critère le plus important parmi les facteurs tangibles. Suivaient ensuite les coûts d’achat, le niveau de service et la flexibilité.

Parmi les facteurs renforçant la confiance, la volonté d’adaptation des fournisseurs arrivait en tête (38 %), devant les recommandations clients (34 %), les partenaires de coopération (22 %) et l’expérience managériale (6 %).

Les entreprises suisses interrogées affichaient un chiffre d’affaires moyen de 750 millions de francs et environ 1'450 collaborateurs (état 2012). La plupart provenaient du secteur de la construction de machines et d’installations.

L’analyse recommande de privilégier la qualité avant de considérer le prix. Un produit bon marché mais inefficace est peu utile.

Critères de sélection tangibles : la qualité avant le prix

Facteurs renforçant la confiance lors du choix des fournisseurs

Vérifier la livraison, la fiabilité et la résolution de problèmes

Dans le Baromètre Business 2026 de DPD, 3'600 entreprises de moins de 200 collaborateurs ont été interrogées, dont 275 PME suisses. 4 PME suisses sur 5 considéraient la livraison comme l’un des critères les plus importants pour le choix d’un sous-traitant.

Lors du remplacement d’un fournisseur, la livraison devient même le critère principal. Plus importante que la vitesse est la fiabilité du prestataire de livraison et sa capacité à résoudre rapidement les problèmes.

Plus de 90 % des PME interrogées attendent de leurs prestataires de livraison des outils de suivi pour les envois. 55 % aimeraient choisir elles-mêmes le prestataire de livraison, mais dans 75 % des cas, le fournisseur n’offre aucune possibilité de choix.

Le respect des délais, le temps de réaction en cas de perturbations et le suivi des envois peuvent être formulés comme des exigences concrètes dans l’appel d’offres. Ils deviennent ainsi vérifiables et comparables.

La livraison du point de vue des PME suisses

Garantir une concurrence loyale et la transparence

Le guide du canton de Thurgovie pour l’adjudication des marchés publics cite quatre objectifs : une concurrence effective entre les fournisseurs, l’égalité de traitement et l’adjudication impartiale, la transparence des procédures d’adjudication ainsi que l’utilisation économique des moyens.

Le guide d’achat de l’EPF recommande, dans la mesure du possible, de solliciter trois offres. Cela garantit la concurrence même là où aucune procédure sur invitation n’est prescrite.

Le guide de la COAP sur les prestations globales précise : La loi vise la transparence, l’égalité de traitement, une concurrence effective et loyale ainsi que l’utilisation économique et durable des moyens.

Tous les fournisseurs reçoivent les mêmes documents, questions et délais. La procédure et l’évaluation sont documentées par écrit afin que la décision reste traçable.

Quatre objectifs de l’adjudication publique

Vérifier l’aptitude, préqualifier et comparer les offres

Dans la procédure sélective du canton de Zurich, la sélection se déroule en deux étapes. Tout d’abord, le mandat est publié publiquement ; les fournisseurs intéressés ne soumettent, dans la première étape, qu’une demande de participation.

Sur la base des critères d’aptitude figurant dans les documents d’appel d’offres, l’autorité adjudicatrice décide par voie de décision quels candidats sont admis à la deuxième étape (préqualification). Dans la deuxième étape, elle les invite à soumettre une offre.

Selon le guide de l’EPF, le demandeur détermine qui il invite à soumettre une offre. Les exigences et les critères d’évaluation définis au préalable sont déterminants.

Les critères d’aptitude vérifient la capacité d’un fournisseur, par exemple ses références, sa capacité et ses certificats. Les critères d’attribution évaluent la prestation concrète, le prix, le service, la flexibilité, la durabilité et les risques. Ces deux niveaux sont évalués et documentés séparément.

Procédure sélective en deux étapes

Prendre en compte l’innovation et les chances des PME

Le guide de la COAP sur les prestations globales recommande de choisir les exigences de manière à ce que les fournisseurs puissent soumettre des solutions innovantes et des offres de haute qualité avec un effort raisonnable. Cela doit permettre notamment aux PME d’avoir une chance lors de la sélection dans le cadre de la concurrence.

Le guide de la COAP sur l’acquisition de travaux de construction formule le même objectif : les entreprises produisant en Suisse, notamment les PME, doivent avoir une chance équitable, sans que l’effort pour l’offre ne devienne disproportionné.

L’étude de l’EPF montre : les entreprises interrogées associent avant tout les start-ups à la force d’innovation.

Les exigences fonctionnelles – le résultat souhaité plutôt qu’une solution prescrite dans les moindres détails – laissent place à des alternatives. Une procédure en deux étapes avec vérification préalable de l’aptitude maintient l’effort à un niveau faible pour les petits fournisseurs.

Construire et développer la relation avec le fournisseur

La volonté d’adaptation était le facteur de confiance le plus important dans l’étude de l’EPF (38 %). Les fournisseurs devraient s’adapter à l’entreprise et à ses besoins.

Les retours sur le respect des délais, les écarts de qualité et la résolution de problèmes fournissent au fournisseur les informations dont il a besoin pour s’améliorer. Sans eux, les écarts restent invisibles pour lui.

En cas de perturbations, la capacité à résoudre rapidement les problèmes compte plus que la vitesse, comme le montre le Baromètre Business 2026 de DPD. Des interlocuteurs clairs et des voies d’escalade des deux côtés réduisent le temps de réaction.

Des discussions régulières sur les quantités, les délais et les spécifications maintiennent la relation à jour. Celui qui aborde les adaptations tôt évite qu’une demande décalée ne soit perçue comme une surprise par le fournisseur.