Guida agli acquisti: come scegliere il fornitore giusto

Chiarire il fabbisogno e definire i requisiti

All’inizio c’è la descrizione del proprio fabbisogno: quantità, specifiche, scadenze e l’utilità che il bene o il servizio deve garantire.

La guida agli acquisti dell’ETH basata sulla Legge federale sugli appalti pubblici precisa: «Il committente definisce i requisiti e i criteri di valutazione, tenendo conto in particolare degli aspetti di sostenibilità».

I requisiti rientrano in due categorie: i criteri obbligatori, il cui mancato rispetto comporta l’esclusione, e i criteri facoltativi, che confluiscono nella valutazione con una ponderazione. Questa distinzione impedisce che un’offerta venga aggiudicata unicamente per il prezzo basso, pur essendo priva di un requisito centrale.

Gli aspetti di sostenibilità fanno parte della definizione dei requisiti, non solo della fase di valutazione. È possibile esigere prove concrete, ad esempio sull’origine, sulla catena di trasporto o sullo smaltimento.

Criteri e ponderazione vengono fissati per iscritto prima di contattare il mercato. In questo modo tutte le offerte pervenute vengono confrontate secondo gli stessi parametri.

Definire i requisiti prima del contatto con il mercato

Verificare la catena di fornitura e i rischi prima della selezione

Prima della procedura di acquisto è consigliabile analizzare la catena di fornitura per il bene da acquistare. Lo raccomandano espressamente le raccomandazioni di BKB e KBOB per catene di fornitura sicure e affidabili.

L’analisi fornisce la strategia di approvvigionamento, grazie alla quale si riducono i rischi nella catena di fornitura. I tipici ambiti di rischio sono la disponibilità, le fluttuazioni qualitative e i termini di consegna.

Un’indagine preliminare di mercato è ammessa: ai sensi dell’art. 14 cpv. 3 LApp/IApp essa non costituisce un coinvolgimento preventivo delle offerenti invitate. Il contatto con potenziali fornitori nella fase preliminare rimane quindi possibile senza mettere a rischio la procedura.

Chi identifica i rischi prima della selezione può verificare le misure di sicurezza: fonti alternative per le posizioni critiche, stoccaggio o disposizioni contrattuali sui termini di consegna.

Verificare i rischi nella catena di fornitura

Ponderare correttamente i criteri di selezione: qualità prima del prezzo

Nello studio ETH «Selezione dei fornitori nelle imprese svizzere», il 77 per cento delle imprese interpellate ha indicato la qualità come criterio principale tra i fattori oggettivi. Seguivano, in ordine, i costi di approvvigionamento, il livello di servizio e la flessibilità.

Tra i fattori che generano fiducia, la disponibilità all’adattamento dei fornitori era al primo posto (38 per cento), davanti alle raccomandazioni dei clienti (34 per cento), ai partner di cooperazione (22 per cento) e all’esperienza manageriale (6 per cento).

Sono state interpellate imprese svizzere con un fatturato medio di 750 milioni di franchi e circa 1'450 collaboratrici e collaboratori (stato 2012). La maggior parte proveniva dal settore della costruzione di macchine e impianti.

L’analisi raccomanda di privilegiare innanzitutto la qualità e solo in seguito il prezzo. Un prodotto economico ma inefficace serve a poco.

Criteri di selezione oggettivi: qualità prima del prezzo

Fattori che generano fiducia nella scelta del fornitore

Verificare la consegna, l’affidabilità e la capacità di risolvere i problemi

Nel Business Barometer 2026 di DPD sono state interpellate 3'600 imprese con meno di 200 collaboratrici e collaboratori, tra cui 275 PMI svizzere. 4 PMI svizzere su 5 considerano la consegna uno dei criteri più importanti nella scelta di un fornitore.

In caso di sostituzione di un fornitore, la consegna è addirittura il criterio principale. Più importante della velocità sono l’affidabilità del corriere e la capacità di risolvere rapidamente i problemi.

Oltre il 90 per cento delle PMI interpellate si aspetta dai propri corrieri strumenti di tracciamento per le consegne. Il 55 per cento vorrebbe poter scegliere liberamente il corriere, ma nel 75 per cento dei casi il fornitore non offre alcuna possibilità di scelta.

Puntualità, tempi di reazione in caso di disturbi e tracciabilità delle spedizioni possono essere formulati nell’invito all’offerta come requisiti concreti. In questo modo diventano verificabili e comparabili.

La consegna dal punto di vista delle PMI svizzere

Garantire una concorrenza leale e la trasparenza

La guida del Cantone Turgovia per l’aggiudicazione di appalti pubblici cita quattro obiettivi: concorrenza efficace tra le offerenti e gli offerenti, parità di trattamento e aggiudicazione imparziale, trasparenza delle procedure di aggiudicazione nonché impiego economico dei mezzi.

La guida agli acquisti dell’ETH raccomanda, ove possibile, di richiedere tre offerte. Questo garantisce la concorrenza anche laddove non è prescritta una procedura su invito.

La guida KBOB sulle prestazioni globali precisa: la legge mira alla trasparenza, alla parità di trattamento, a una concorrenza efficace e leale nonché all’impiego economico e sostenibile dei mezzi.

Tutte le offerenti ricevono gli stessi documenti, domande e termini. Procedura e valutazione vengono documentate per iscritto, così da rendere la decisione comprensibile.

Quattro obiettivi dell’aggiudicazione pubblica

Verificare l’idoneità, prequalificare e confrontare le offerte

Nella procedura selettiva del Cantone Zurigo la selezione avviene in due fasi. Innanzitutto l’incarico viene pubblicato pubblicamente; nella prima fase le parti interessate presentano soltanto una domanda di partecipazione.

Sulla base dei criteri di idoneità contenuti nei documenti di gara, l’autorità aggiudicatrice stabilisce con decisione quali candidate e candidati sono ammessi alla seconda fase (prequalificazione). Nella seconda fase li invita a presentare un’offerta.

Secondo la guida ETH, il committente decide chi invitare a presentare un’offerta. Determinanti sono i requisiti e i criteri di valutazione definiti in precedenza.

I criteri di idoneità verificano la capacità di un’offerente, ad esempio referenze, capacità e certificati. I criteri di aggiudicazione valutano la prestazione concreta, il prezzo, il servizio, la flessibilità, la sostenibilità e i rischi. Entrambi i livelli vengono valutati e documentati separatamente.

Procedura selettiva in due fasi

Considerare l’innovazione e le opportunità per le PMI

La guida KBOB sulle prestazioni globali raccomanda di scegliere i requisiti in modo che le offerenti possano presentare soluzioni innovative e offerte di alta qualità con uno sforzo adeguato. In questo modo, nella concorrenza, soprattutto le PMI dovrebbero avere una possibilità di selezione.

La guida KBOB per l’acquisto di prestazioni d’opera formula lo stesso obiettivo: le imprese che producono in Svizzera, in particolare le PMI, dovrebbero avere una possibilità equa, senza che lo sforzo per l’offerta diventi sproporzionato.

Lo studio ETH mostra: le imprese interpellate associano le start-up principalmente alla forza innovativa.

I requisiti funzionali – il risultato desiderato invece di una soluzione prescritta nei minimi dettagli – lasciano spazio ad alternative. Una procedura in due fasi con verifica preliminare dell’idoneità mantiene bassi gli oneri per le piccole offerenti.

Costruire e sviluppare la relazione con il fornitore

La disponibilità all’adattamento era nello studio ETH il fattore più importante per generare fiducia (38 per cento). I fornitori dovrebbero adattarsi all’impresa e alle sue esigenze.

I feedback su puntualità, scostamenti qualitativi e risoluzione dei problemi forniscono al fornitore le informazioni necessarie per migliorare. Senza di essi, gli scostamenti restano invisibili per lui.

In caso di disturbi, la capacità di risolvere rapidamente i problemi conta più della velocità, come mostra il Business Barometer 2026 di DPD. Interlocutori chiari e vie di escalation da entrambe le parti abbreviano i tempi di reazione.

Colloqui regolari su quantità, scadenze e specifiche mantengono aggiornata la relazione. Chi affronta per tempo gli adattamenti evita che una domanda spostata colga il fornitore di sorpresa.