Valutare le categorie per rischio e disponibilità: una griglia di criteri

Verificare separatamente le categorie in base a rischio e disponibilità

Una griglia di criteri per le categorie in un elenco settoriale svizzero separa due domande: la categoria corrisponde all’incarico cercato ed è possibile raggiungere un fornitore adatto? L’asse del rischio rileva le possibili conseguenze di una selezione inadeguata. L’asse della disponibilità verifica se l’ambito delle prestazioni, il luogo d’impiego e il periodo necessario sono coperti.

Chi mescola rischio e disponibilità in un’unica valutazione difficilmente potrà giustificare in seguito una scelta. La mancanza di una prova della qualifica è qualcosa di diverso da un raggio d’azione poco chiaro. Entrambi gli aspetti possono essere importanti, ma richiedono chiarimenti e decisioni differenti.

A essere valutato è il fabbisogno concreto di prestazioni, non solo la macrocategoria di un elenco settoriale. La denominazione di una categoria può riassumere diverse prestazioni; per il confronto deve quindi essere chiaro innanzitutto quale lavoro si cerca. In questo modo vengono presi in considerazione solo i profili di fornitori rilevanti per lo stesso incarico.

Anche all’interno di una stessa categoria le prestazioni necessarie differiscono. Nella ricerca di supporto IT, ad esempio, può essere decisivo se sia necessaria assistenza in loco o a distanza. La categoria restringe la ricerca, ma non sostituisce la verifica dell’offerta prestazionale specifica.

Alla fine si ottengono due risultati separati per ogni profilo del fornitore: una classificazione del rischio motivata e una stima della disponibilità. Solo dopo i profili vengono confrontati tra loro per lo stesso incarico. Così rimane comprensibile se una differenza dipenda dal rischio prestazionale, dalla raggiungibilità o da un’indicazione mancante.

Valutazione del rischio e della disponibilità secondo la griglia di criteri

Suddividere in classi i rischi nella selezione dei fornitori

Per una prima classificazione del rischio vengono verificate le indicazioni relative all’ambito delle prestazioni, all’idoneità per l’incarico e alle prove disponibili. Da un profilo scarno non si può dedurre in modo affidabile una probabilità. Dove mancano informazioni solide, l’incertezza viene esplicitamente annotata, invece di inserire un numero apparentemente preciso.

Una griglia praticabile utilizza le classi «basso», «medio», «alto» e «molto alto». «Basso» significa che le indicazioni centrali per l’incarico sono comprensibili; «medio» indica una questione aperta, ma non centrale. «Alto» sta per un punto centrale non chiarito, «molto alto» per indicazioni contraddittorie o una lacuna evidente nell’ambito delle prestazioni necessarie.

Le classi devono essere descritte in modo uniforme prima del confronto. Se manca questa definizione comune, la stessa lacuna può apparire secondaria in un profilo e motivo di esclusione in un altro. Annotate quindi per ogni classificazione quale indicazione concreta del profilo o quale prova mancante sia stata decisiva.

Nella categoria «Supporto IT», ad esempio, l’ambito delle prestazioni offerto e l’idoneità per il concreto fabbisogno di assistenza possono servire come criteri di rischio. Una denominazione generica della categoria non risponde a queste domande. La griglia registra quindi ciò che il profilo effettivamente attesta e quale informazione deve ancora essere raccolta per la selezione.

Classi di rischio nella griglia di criteri

Applicare la griglia del rischio alle categorie

La griglia del rischio associa le conseguenze di una selezione inadeguata alle informazioni disponibili sul profilo del fornitore. Come conseguenze si considerano, ad esempio, una prestazione non coperta, un luogo d’impiego inadatto o una prova non chiarita. La classificazione rimane qualitativa quando dalle indicazioni disponibili non si può determinare una probabilità di verificarsi solida.

Una semplice matrice riunisce l’importanza di un punto di controllo e il suo stato informativo. Per ogni punto si registra se l’indicazione è comprovata, aperta o contraddittoria; inoltre si descrive se una deviazione comprometterebbe sostanzialmente l’incarico. In questo modo una lacuna informativa diventa visibile, senza essere equiparata a un difetto accertato.

Nella ricerca di supporto IT, la corrispondenza dell’ambito delle prestazioni con l’incarico può essere centrale. Se dal profilo non è riconoscibile se venga offerta l’assistenza cercata, questo punto rimane aperto e la classificazione del rischio viene motivata di conseguenza. La griglia non afferma quindi né che un fornitore sia inadatto, né che l’indicazione mancante sia soddisfatta.

Per un’indicazione del profilo meno centrale, la stessa lacuna informativa può ricevere una classificazione più bassa. Decisivo è quali conseguenze avrebbe una prestazione inadatta per l’incarico concreto e se la domanda aperta possa essere chiarita prima della selezione. La categoria da sola non fornisce una risposta generale a questo proposito.

La griglia viene quindi compilata per l’incarico di ricerca e per ogni singolo profilo di fornitore, non in modo generico per un intero settore. Rende visibili quali indicazioni sostengono la classificazione e quali chiarimenti sono ancora necessari. Ciò permette anche di spiegare perché profili della stessa categoria ricevono valutazioni del rischio diverse.

Valutare la disponibilità sulla base dei profili dei fornitori

L’asse della disponibilità rileva se un fornitore può erogare la prestazione cercata nel luogo e nel periodo necessari. A tal fine vengono verificati l’area d’impiego, i tipi di prestazione disponibili e le possibilità di contatto o d’impiego indicate nel profilo. Le informazioni non indicate valgono come aperte, non automaticamente come prova di mancanza di disponibilità.

Un elenco settoriale può riportare sotto una categoria diversi profili di fornitori e focalizzazioni prestazionali. Registrate quindi innanzitutto quale attività concreta si cerca e quali condizioni d’impiego si applicano. Solo allora si può valutare se le indicazioni nel profilo corrispondono alla ricerca.

Verificate separatamente le domande centrali sulla disponibilità: l’ambito delle prestazioni cercato è elencato, il luogo d’impiego necessario è coperto e i tempi d’impiego o i canali di contatto richiesti sono descritti? Un profilo può rispondere a una di queste domande e lasciarne un’altra aperta. Registrate lo stato per ogni punto separatamente.

Anche le dipendenze possono influenzare la disponibilità. Chiedete se per la prestazione cercata sia necessaria una determinata premessa, un altro fornitore o un coordinamento preliminare. La griglia distingue così tra una prestazione offerta direttamente e una prestazione la cui disponibilità dipende ancora da un chiarimento.

I profili dei fornitori sono comparabili solo quando vengono riferiti allo stesso incarico. Vi rientrano l’ambito delle prestazioni cercato, il luogo d’impiego, il periodo necessario e le prove rilevanti. Per ogni profilo vengono poste le stesse domande; le indicazioni aggiuntive vengono documentate separatamente, invece di essere valutate tacitamente come un vantaggio.

Senza questo raffronto due profili possono dare l’impressione di coprire la stessa prestazione, pur presentando indicazioni diverse. Un profilo con una prestazione chiaramente nominata non può essere confrontato equamente con un profilo in cui l’ambito o l’area d’impiego rimangono aperti. I punti non chiariti vengono quindi indicati come oggetto di chiarimento o come condizione decisionale.

Definire criteri e punti decisionali

La griglia di criteri consiste in una riga per ogni criterio di verifica e nei campi «Domanda», «Indicazione del profilo o prova», «Stato» e «Motivazione». Tra i criteri rientrano la corrispondenza dell’ambito delle prestazioni, l’area d’impiego, la disponibilità per il periodo necessario e la comprensibilità delle indicazioni importanti. In questo modo ogni confronto dispone della stessa base verificabile.

Per lo stato sono adatte le voci «comprovato», «aperto» e «contraddittorio». «Comprovato» significa che nel profilo è presente un’indicazione adeguata o una prova verificata; «aperto» indica un’informazione mancante o poco chiara. «Contraddittorio» registra che le indicazioni presenti non coincidono.

Definite i criteri e i loro punti decisionali prima di confrontare i profili dei fornitori. Per ogni criterio deve essere chiaro quale indicazione vale come sufficiente e quando è necessario un chiarimento o un’esclusione. L’EHB raccomanda di operazionalizzare i criteri e di fissare i punti dei criteri prima della raccolta dei dati, al più tardi prima della valutazione dei dati (ehb.swiss).

Un punto decisionale formulato testualmente è sufficiente se è univoco. Ad esempio, un’area d’impiego vale come adatta se il profilo include espressamente il luogo cercato; se il luogo non viene menzionato, il punto viene registrato come aperto. Così è riconoscibile a partire da quale stato un criterio di verifica è soddisfatto, non chiarito o non soddisfatto.

Per la scelta dei criteri si possono prendere in considerazione l’incarico di ricerca concreto, i requisiti aziendali e punti di riferimento specialistici comprensibili. Per un incarico di supporto IT possono essere, ad esempio, l’ambito delle prestazioni necessario, il luogo d’impiego desiderato e la raggiungibilità richiesta. Le domande devono corrispondere al fabbisogno e non devono essere derivate solo da una denominazione settoriale generale.

Attribuite un peso ai criteri solo se la loro importanza per l’incarico è motivata, e registrate la motivazione. Un punto indispensabile può essere definito come presupposto per la selezione; i punti meno centrali servono al confronto di profili idonei. L’EHB raccomanda punti dei criteri comprensibili, che tengano conto del contesto e delle peculiarità dell’oggetto della valutazione (ehb.swiss).

Passaggi per la selezione dei fornitori con griglia di criteri

Criteri per la valutazione dei profili dei fornitori

Documentare la griglia e rendere comparabili i profili

Documentate per ogni categoria l’incarico di ricerca sottostante e i criteri corrispondenti. La griglia registra quali indicazioni sono state verificate, come sono classificate e quali chiarimenti restano aperti. In questo modo un’altra persona può comprendere la motivazione, senza dover indovinare la ricerca originale.

Per la categoria «Supporto IT», l’incarico di ricerca potrebbe ad esempio stabilire quale assistenza è necessaria e per quale luogo d’impiego viene cercata. Nella griglia, l’ambito delle prestazioni e l’area d’impiego vengono registrati come criteri singoli. Le voci su stato e motivazione derivano solo dal profilo del fornitore verificato di volta in volta.

Costituisce una violazione della propria griglia se i profili vengono valutati successivamente sulla base di altri criteri o se le indicazioni mancanti presso singoli fornitori vengono trattate come comprovate. Altrettanto non comparabili sono i profili se l’ambito delle prestazioni cercato non è stato allineato prima della valutazione. Tali deviazioni vanno inserite nella documentazione e devono essere chiarite prima della decisione.

La decisione può quindi distinguere tra profili idonei, non chiariti e non idonei. Un punto aperto porta, a seconda della sua importanza, a richiedere chiarimenti o a escludere temporaneamente il profilo dalla selezione. La motivazione mostra quali criteri sono stati decisivi e quali indicazioni hanno fatto pendere la bilancia.

Una griglia fissata per iscritto registra insieme criteri, punti decisionali e motivazioni. Aiuta a verificare i profili dei fornitori della stessa categoria sulla base dello stesso incarico, senza dedurre l’idoneità dalla sola denominazione di categoria. Per la ricerca locale resta così chiaro quali indicazioni sono confermate e quali mancano ancora prima di una selezione.

Vantaggi e rischi nell’uso di una griglia di criteri