Definire il perimetro delle prestazioni: criteri per le categorie negli acquisti

Perimetro delle prestazioni e categoria: due facce della stessa decisione

Un'azienda acquista centinaia di articoli diversi, dalle graffette ai materiali di imballaggio fino a componenti elettroniche specializzate. Una strategia di approvvigionamento uniforme per ogni gruppo merceologico sarebbe inefficiente.

È qui che entra in gioco la matrice di Kraljic: essa classifica gli oggetti di acquisto in quattro categorie in base all'impatto sul risultato e al rischio di fornitura, indicando la strategia adeguata. Peter Kraljic presentò il modello nel 1983 nell'articolo «Purchasing Must Become Supply Management» sulla Harvard Business Review. Da allora, è diventato uno degli strumenti più utilizzati negli acquisti strategici.

La matrice ordina solo ciò che è stato definito in precedenza. Se un oggetto rientra nella categoria corretta dipende dalla delimitazione del perimetro delle prestazioni: le «componenti del movimento dell'orologio» includono anche pezzi di ricambio, revisioni e logistica, o solo i componenti di prima equipaggiamento? Questa determinazione definisce l'impatto sul risultato e il rischio di fornitura e, di conseguenza, la categoria. La delimitazione e la formazione delle categorie non sono due fasi distinte di un progetto, ma due prospettive della stessa decisione.

Un raggruppamento coerente punta in una direzione chiara: se prodotti o servizi simili vengono aggregati in gruppi merceologici, è possibile ottenere migliori condizioni dai fornitori, minimizzare i rischi e ottimizzare la qualità. Al contrario, un raggruppamento senza un perimetro chiaro genera categorie le cui parti non condividono né la stessa base di fornitori né la stessa logica di costi e rischi; nel loro insieme, risultano quindi non negoziabili.

La delimitazione segue un procedimento verificabile: registrare gli oggetti di acquisto, raggruppare prodotti e servizi simili, separare quelli dissimili. I criteri sono la base di fornitori, la logica dei costi e la struttura del rischio. Il risultato è una categoria che può essere classificata e negoziata nel suo complesso.

Origine e classificazione della matrice di Kraljic

Criteri per la formazione delle categorie

L'asse verticale – l'impatto sul risultato – mostra quanto un oggetto di acquisto influenzi l'utile. Viene valutata in base al volume d'acquisto, alla quota sui costi totali e all'influenza sulla qualità del prodotto finale.

Le materie prime con un'incidenza elevata sui costi dei materiali, come le fave di cacao per un produttore di cioccolato, hanno un alto impatto sul risultato. Per il proprio perimetro delle prestazioni, questo significa che non conta il prezzo unitario, bensì la quota sul costo complessivo e l'effetto sul prodotto venduto.

L'asse orizzontale – il rischio di fornitura – risponde alla domanda su quanto complessa e rischiosa sia l'approvvigionamento. Tra i fattori vi sono il numero di fornitori disponibili, le dipendenze geografiche, i rischi politici e la complessità tecnologica. Un componente prodotto a livello mondiale da un unico specialista presenta un alto rischio di fornitura. Nella pratica, si tratta di domande specifiche verificabili: quanti fornitori esistono nel mercato rilevante, in quali paesi hanno sede, quali dipendenze politiche e normative sussistono, quanto esigente è la specifica tecnica?

Per la delimitazione, i criteri della matrice di Kraljic devono essere resi verificabili. Impatto sul risultato: volume d'acquisto, quota sui costi totali e influenza sulla qualità del prodotto finale. Rischio di fornitura: numero di fornitori disponibili, dipendenze geografiche, rischi politici e complessità tecnologica.

Il procedimento inizia chiedendosi se pezzi di ricambio, revisioni e logistica rientrano nel perimetro o se vi rientrano solo i componenti di prima equipaggiamento. Successivamente, ogni oggetto viene assegnato ai due assi. La classificazione per ciascun criterio viene messa per iscritto.

Un esempio svizzero illustra l'interazione tra i due assi: un orologiaio dell'Arco giurassiano si rifornisce di componenti di movimento ad alta precisione da fornitori specializzati. Questi pezzi sono tecnologicamente complessi e quindi rischiosi da approvvigionare, ma determinano direttamente la qualità del prodotto finale; si collocano in alto in entrambe le dimensioni. Chi effettua la stessa valutazione per il proprio perimetro mette per iscritto i risultati per ciascun criterio, poiché la classificazione determina la strategia successiva.

I due assi e i loro criteri di verifica

Quattro categorie e il loro orientamento strategico

Gli articoli strategici combinano un alto impatto sul risultato con un alto rischio di fornitura; sono i più importanti e i più difficili da approvvigionare. Esempi tipici sono i componenti speciali nella tecnologia medica o le celle delle batterie nell'elettromobilità. L'orientamento strategico: partnership strategiche a lungo termine, integrate da progetti di sviluppo congiunti, comunicazione trasparente e analisi make-or-buy. Per l'orologiaio dell'Arco giurassiano, questo significa strette partnership di sviluppo con pochi fornitori chiave.

Gli articoli leva hanno un'alta influenza sui costi, ma un basso rischio di fornitura. L'obiettivo è la riduzione dei costi attraverso negoziazioni e il raggruppamento, tipicamente per materie prime standardizzate o materiali di imballaggio.

Gli articoli collo di bottiglia hanno un'influenza limitata, ma sono difficili da approvvigionare; qui si tratta di cercare alternative e ottimizzare le scorte di magazzino, ad esempio per rari pezzi di ricambio o sostanze chimiche speciali.

I prodotti non critici hanno un'influenza limitata e un basso rischio di fornitura; al centro vi sono l'ottimizzazione dei processi e l'automatizzazione degli acquisti, come per il materiale d'ufficio o i servizi standard.

I quattro quadranti non sono un fine in sé, ma il risultato della delimitazione effettuata. Se il perimetro di una categoria cambia – ad esempio, se i servizi vengono aggiunti al gruppo merceologico –, essa può spostarsi in un altro quadrante; la strategia deve quindi essere aggiornata.

Quattro categorie: classificazione e orientamento strategico

Delimitare chiaramente il perimetro delle prestazioni per categoria

La regola base: raggruppare prodotti e servizi simili, separare quelli dissimili. Il primo criterio di verifica è la base di fornitori: gli oggetti che realisticamente possono essere acquistati dagli stessi fornitori appartengono allo stesso gruppo. Il secondo è la logica dei costi: materiale, montaggio, trasporto, servizio e smaltimento devono essere rilevati nello stesso perimetro, altrimenti le offerte vengono calcolate in modo inconsapevolmente diverso. Il terzo è la struttura del rischio: ciò che condivide gli stessi rischi di fornitura può essere assicurato congiuntamente.

Le prestazioni standardizzate vanno separate da quelle specifiche. Le prestazioni standardizzate possono essere messe a gara in modo aggregato e negoziate in base al volume; le prestazioni specifiche con un ambito di sviluppo appartengono alla categoria strategica e vengono gestite tramite partnership. Una netta separazione è importante anche perché i committenti pubblici in Svizzera dispongono di propri margini di manovra e procedure in materia di diritto degli appalti per le prestazioni standardizzate.

Le sovrapposizioni vanno evitate: un articolo deve figurare in una sola categoria e le interfacce tra due categorie – ad esempio tra componenti di prima equipaggiamento e pezzi di ricambio – devono essere esplicitamente indicate. Dove il perimetro lo suggerisce, la questione make-or-buy è una decisione marginale all'interno della categoria strategica; le analisi make-or-buy fanno comunque parte, secondo Kraljic, della strategia degli articoli strategici.

Il procedimento può essere strutturato in quattro passaggi: primo, raggruppare prodotti e servizi simili; secondo, verificare la base di fornitori; terzo, uniformare la logica dei costi per materiale, montaggio, trasporto, servizio e smaltimento; quarto, verificare la struttura del rischio. Chi documenta questi passaggi può giustificare il perimetro delle prestazioni.

Per la base di fornitori va tenuta una panoramica del mercato: quanti fornitori esistono nel mercato rilevante, in quali paesi hanno sede, quali dipendenze politiche e normative sussistono? Questa verifica fa parte della delimitazione.

Delimitare il perimetro delle prestazioni in quattro passaggi

Scheda del gruppo merceologico: fissare la delimitazione

La matrice di Kraljic classifica strategicamente i gruppi merceologici. La scheda del gruppo merceologico documenta il risultato in modo strutturato.

Nella pratica, essa fissa quattro elementi: primo, il perimetro – quali articoli e prestazioni sono inclusi e quali sono espressamente esclusi. Secondo, i criteri applicati con la valutazione su entrambi gli assi. Terzo, la strategia di approvvigionamento derivata. Quarto, la responsabilità all'interno della funzione acquisti.

Una tale scheda rende la classificazione comprensibile e la delimitazione vincolante oltre i cambi di personale. Inoltre, costituisce la base per la revisione: se cambiano il numero di fornitori, le fonti di approvvigionamento o le quote di costo, è possibile stabilire sulla base della valutazione documentata se la categoria è ancora definita correttamente.

Criteri e procedimento vengono fissati nella scheda. Essa indica il perimetro, la valutazione su entrambi gli assi, la strategia e la responsabilità. In questo modo, la delimitazione è comprensibile e verificabile.

Scheda del gruppo merceologico: quattro elementi da fissare

Costi e rischi come correttivo

La categoria delimitata va verificata rispetto ai costi del ciclo di vita, ovvero alla Total Cost of Ownership. Un perimetro che sembra vantaggioso al prezzo d'acquisto, ma non include manutenzione, ricambi, smaltimento e oneri di approvvigionamento, può risultare più costoso nel corso della vita utile rispetto a un perimetro più ampio. La considerazione della Total Cost of Ownership appartiene quindi ai principi fondamentali degli approvvigionamenti ed è la controargomentazione a una definizione basata puramente sul volume.

Il secondo correttivo sono i rischi di acquisto: interruzioni delle forniture e ritardi, difetti di qualità e scostamenti nelle prestazioni, nonché la dipendenza da singoli fornitori. Una categoria è definita correttamente se rimane economicamente approvvigionabile e non mette a rischio la fornitura. Concretamente: per ogni categoria va chiarito se ci sono fornitori sufficienti, come verrebbe compensata l'interruzione del fornitore principale e se i requisiti di qualità possono essere descritti in modo inequivocabile.

Negli appalti pubblici si aggiunge un ulteriore correttivo: l'assegnazione si basa su criteri e per le prestazioni standardizzate esistono margini di manovra specifici. Chi forma categorie in qualità di ente aggiudicatore deve delimitare il perimetro delle prestazioni in modo che possa essere valutato conformemente ai criteri; un perimetro che non si traduce in offerte comparabili non è sostenibile nemmeno strategicamente.

Per la delimitazione, questo significa: il perimetro delle prestazioni deve includere i costi del ciclo di vita e i rischi di acquisto. I criteri sono interruzioni delle forniture e ritardi, difetti di qualità e scostamenti nelle prestazioni, nonché dipendenza dai fornitori. Se la verifica rivela lacune, il perimetro va aggiornato.

Correttivo: verificare i costi del ciclo di vita e i rischi di acquisto per categoria