Guide agli acquisti
Approvvigionamento: selezione dei fornitori passo dopo passo
Non tutte le componenti o i semilavorati possono essere prodotti internamente dall’azienda. La scelta e la valutazione dei fornitori costituiscono quindi uno dei compiti centrali della funzione acquisti.
Perché la scelta dei fornitori è un compito strategico
Non tutte le componenti o i semilavorati possono essere prodotti internamente dall’azienda. Selezione e valutazione dei fornitori rientrano pertanto tra i compiti fondamentali degli acquisti.
Metodi adeguati di valutazione e selezione sostengono le prestazioni, la qualità e la competitività della catena di approvvigionamento. Il sistema di valutazione deve essere adeguato alle esigenze dell’azienda; la norma ISO 9001 richiede un approccio di questo tipo nell’ambito di un sistema di gestione della qualità.
Prezzo, tempi di consegna e qualità diretta del prodotto da soli non garantiscono una qualità di fornitura duratura. Anche l’affidabilità, il servizio, la capacità di consegna e la stabilità finanziaria devono essere inclusi nella valutazione.
Prima il profilo dei requisiti, poi la ricerca di mercato
Iniziate dai vostri requisiti, non dalla ricerca di mercato. Definite quali requisiti il fornitore deve soddisfare e quali condizioni si applicano per una preselezione, ad esempio certificazioni, termini di consegna o capacità volumetriche.
Stabilite criteri, ponderazioni e indicatori di misurazione prima che arrivino le offerte. In questo modo i fornitori vengono valutati secondo gli stessi standard.
Distinguete tassativamente i criteri obbligatori («must») dai requisiti valutabili. Nelle gare pubbliche, i fornitori che non soddisfano i criteri obbligatori vengono esclusi; tali criteri dovrebbero quindi includere solo requisiti realmente indispensabili.
Rendere visibili la catena di approvvigionamento e le dipendenze
Le catene di approvvigionamento coinvolgono spesso molte aziende in tutto il mondo. Rendete quindi visibili anche le relazioni di un fornitore con i suoi subfornitori, nonché altre influenze tecniche e non tecniche.
Per le prestazioni IT e OT, una buona comprensione della catena di approvvigionamento aiuta a identificare i potenziali rischi informatici per la propria organizzazione e per i clienti finali. Ciò include i rischi derivanti dalle prestazioni di fornitori e prestatori di servizi.
L’Ufficio federale della cibersicurezza (UFCS) raccomanda una gestione strategica dei rischi nella catena di approvvigionamento cibernetico (C-SCRM) con verifica continua delle dipendenze. L’UFCS ha realizzato a tal fine un progetto pilota con Planzer Transport AG ed elaborato strumenti concreti; il National Institute of Standards and Technology (NIST) pubblica al riguardo il documento NISTIR 8276 e le «key practices».
Rischi informatici, impatto aziendale e tipologie di fornitori
Valutate il possibile impatto aziendale di ogni fornitore. Quanto più un fornitore può influenzare le operazioni, tanto più approfondita dovrebbe essere la sua verifica.
L’UFCS distingue tra partner con accesso privilegiato ai sistemi interni, ad esempio i responsabili della gestione di un sistema nella propria rete, e fornitori di hardware o software. Tra questi ultimi rientrano, ad esempio, Microsoft Office o applicazioni specialistiche gestite in proprio.
Come terza tipologia, l’UFCS cita i fornitori di servizi importanti come il SaaS. L’interruzione di una tale prestazione può compromettere la riservatezza, la disponibilità e l’integrità dei dati.
Tipologie di fornitori in base al riferimento al rischio (UFCS)
- Tipo 1: Diritti di accesso privilegiatiEsempio: gestori di sistemi interni nella propria rete
- Tipo 2: Fornitori di hardware o softwareEsempio: Microsoft Office, applicazioni specialistiche gestite in proprio
- Tipo 3: Prestatori di servizi di sistemi SaaS importantiEsempio: servizi cloud con influenza su riservatezza, disponibilità, integrità
Criteri di valutazione oltre prezzo e tempi
Tra i criteri figurano qualità e affidabilità nelle consegne, prezzo ed economicità, capacità di consegna, affidabilità, competenze tecniche e stabilità finanziaria. Complementarmente, si possono valutare la qualità del servizio e la capacità di innovazione.
Definite in base a quali elementi sia riconoscibile la valutazione di ciascun criterio. Un sistema che misura la qualità solo attraverso prezzo, tempi e qualità diretta del prodotto non rappresenta adeguatamente la qualità di fornitura a lungo termine.
Indicatori chiave nella selezione dei fornitori
- Requisito ISO 9001Selezione sistematica dei fornitori nella gestione della qualità
- Legge federale sugli appalti pubblici (LAP)Disposizioni per gli appalti pubblici a livello federale
- NISTIR 8276Quadro di riferimento per la gestione dei rischi nella catena di approvvigionamento cibernetico
Sostenibilità e responsabilità sociale come criterio di selezione
Integrate il catalogo dei criteri con sostenibilità e standard ambientali, responsabilità sociale nonché standard etici. Una valutazione strutturata può aiutare a rispettare i requisiti ESG e a ridurre i rischi nella catena di approvvigionamento.
Le direttive sulla sostenibilità per le fornitrici e i fornitori della AKB stabiliscono che i prodotti consegnati devono essere conformi alle norme e ai requisiti vigenti in Svizzera.
Combinare sensatamente i metodi di valutazione
Scegliete un metodo di valutazione adatto all’approvvigionamento. Sono possibili modelli di valutazione a punti e scoring, analisi ABC, audit, questionari, balanced scorecard, valutazioni dei rischi inclusi quelli ESG, visite in loco e indicatori di prestazione.
Una matrice di valutazione può registrare per ogni criterio la ponderazione, la prova, la valutazione e una motivazione. Questionari e audit forniscono informazioni; uno scoring ordina i fornitori in base ai punti, mentre un’analisi ABC li classifica in base all’importanza.
Un esempio documentato tratto da una gara per servizi postali assegnava complessivamente 1000 punti: 700 per il prezzo dell’offerta e 150 ciascuno per i concetti logistici e di impiego del personale. L’offerta migliore riceveva il punteggio massimo per ogni sottocriterio; le altre offerte venivano valutate in base alla loro deviazione negativa. Per una piccola deviazione, l’esempio indicava 90 punti.
Lista di controllo per la valutazione dei fornitori (estratto da Soluma)
- Qualità e affidabilità nelle consegneProva tramite certificati di qualità e dati storici sulle consegne
- Prezzo ed economicitàConfronto dei costi inclusi i costi totali a lungo termine
- Capacità di consegna e capacitàVerifica delle capacità produttive e logistiche
- Stabilità finanziariaAnalisi del bilancio, liquidità e solvibilità
- Sostenibilità e standard ESGConformità alle norme ambientali e sociali svizzere
Dalla preselezione alla decisione
Filtrate innanzitutto i fornitori che chiaramente non soddisfano i requisiti obbligatori. Verificate poi i candidati rimanenti in base ai criteri definiti in anticipo e confrontate i risultati.
Negli appalti pubblici, a livello federale si applica la LAP e, per Cantoni e Comuni, in particolare l’IAcp. L’aggiudicazione va all’offerta più vantaggiosa in base al miglior rapporto prezzo-prestazioni e ai criteri e alle ponderazioni pubblicati.
Per gli appalti cantonali nel Canton Zurigo, dal 1° ottobre 2023 valgono le basi dell’IAcp 2019. Il Canton Zurigo mette a disposizione guide e modelli; per gli appalti pubblici si può utilizzare la guida comune TRIAS. I documenti di gara comprendono generalmente l’offerta, le condizioni generali di sottomissione, le condizioni particolari specifiche dell’oggetto e la descrizione delle prestazioni o il computo metrico.
Integrate il fornitore selezionato nei vostri processi. Concordate le direttive vigenti e le persone di contatto su entrambi i lati.
Verifica continua e cura della partnership
La valutazione non termina con la decisione. Verificate continuamente le dipendenze nella catena di approvvigionamento e controllate se le prescrizioni concordate vengono rispettate.
Osservate anche le prestazioni nella quotidianità. Collaboratori formati, processi lavorativi efficienti e l’attrezzatura tecnica del fornitore influenzano l’affidabilità nelle consegne.
