Approvvigionamento: dalla definizione del fabbisogno alla collaborazione con i fornitori

All’inizio c’è il fabbisogno, non il fornitore

Definite innanzitutto quali materiali o prestazioni sono necessari e in quale quantità. In seguito, esaminate i potenziali fornitori e valutateli sulla base di criteri definiti in precedenza.

Il committente stabilisce i requisiti e i criteri di valutazione, tenendo conto in particolare degli aspetti di sostenibilità. Decide inoltre quali fornitori invitare a presentare un’offerta.

Annotate i requisiti in una specifica chiara. Se manca, potrebbe emergere in seguito che il fornitore scelto non è adatto, costringendovi a ricominciare la ricerca da capo.

Catalogo dei criteri: cosa deve offrire un buon fornitore alla vostra azienda

Elaborate il catalogo dei criteri prima di avviare la ricerca. Durante la consultazione dei motori di ricerca per fornitori, potrete così restringere l’elenco dei risultati.

Criteri collaudati includono qualità, prezzo, affidabilità delle consegne, sostenibilità, capacità innovativa, solidità finanziaria e compliance. Su questa base è possibile confrontare e classificare i fornitori.

La ponderazione dipende dal progetto. Nelle gare d’appalto, il prezzo è solitamente il criterio singolo più rilevante; qualità, esperienza, tempi di reazione e servizio confluiscono nella valutazione complessiva con una ponderazione prestabilita.

Verificate anche se un fornitore può crescere insieme all’azienda e collaborare al miglioramento dei prodotti nonché ai futuri requisiti. In questo modo non valutate solo se la specifica attuale viene soddisfatta.

La capacità operativa include progetti di riferimento e attestazioni, idoneità tecnica e adempimento della descrizione delle prestazioni. Per l’esperienza contano l’anzianità sul mercato, progetti comparabili e la conoscenza del settore.

Ponderazione dei criteri nelle gare d’appalto (tipica)

Ottenere una panoramica del mercato e selezionare i candidati

Potete trovare potenziali fornitori tramite elenchi settoriali, raccomandazioni della vostra rete, fiere specializzate, appalti pubblici e piattaforme di approvvigionamento specializzate.

Motori di ricerca business come «Wer liefert was» e Kompass raccolgono i profili dei fornitori. Qui potete cercare per prestazioni, prodotti e servizi e applicare il catalogo dei criteri, ad esempio limitandolo ai fornitori della vostra regione o a quelli che offrono un determinato servizio aggiuntivo.

Prima di prendere contatto, valutate la posizione sul mercato, le dimensioni dell’azienda, la portata geografica e la capacità di colmare le carenze di approvvigionamento. Un fornitore della regione può offrire vantaggi nella comunicazione.

Per gli appalti pubblici, occorre chiarire innanzitutto se la specifica fornitura, prestazione di servizi o opera rientri nel campo di applicazione del diritto degli appalti pubblici. La guida TRIAS indica questa attribuzione come questione fondamentale; essa influenza la scelta della procedura, i termini, le lingue, le pubblicazioni, i criteri di aggiudicazione e la tutela giurisdizionale.

La guida dell’ETH Zurigo alla Legge federale sugli appalti pubblici (LAP) riguarda beni e servizi, esclusi i lavori e le prestazioni di costruzione. La guida agli appalti dell’ETH precisa che, dopo la valutazione delle offerte in ETHIS, il richiedente elabora una domanda di acquisto per la categoria e il tipo di approvvigionamento.

Confrontare le offerte invece di decidere a intuito

Una matrice di valutazione, detta anche analisi dell’utilità o modello di scoring, confronta diverse offerte sulla base di criteri prestabiliti. Potete scegliere liberamente i criteri, definirne la ponderazione in percentuale e far calcolare automaticamente il punteggio totale.

EasyTender offre un modello digitale di matrice di valutazione gratuitamente e senza sforzo Excel. Una tale matrice rende il confronto trasparente e comprensibile.

Valutate tutte le offerte secondo gli stessi criteri e la stessa scala. In questo modo vi tutelate da pregiudizi inconsci e valutate l’offerta complessiva invece del solo prezzo più basso.

Nel confronto dei prezzi includete il prezzo netto, le tariffe orarie o giornaliere, le prestazioni opzionali aggiuntive, le condizioni di pagamento e i possibili costi successivi. Così non confrontate solo i prezzi delle offerte.

Per progetti più ampi o con più stakeholder coinvolti, una matrice documentata è particolarmente importante. Essa registra come e perché è stata presa la decisione di aggiudicazione.

Verificare rischi, compliance e sostenibilità

Oltre al prezzo, verificate la stabilità finanziaria del fornitore e il rispetto delle norme di compliance. Gli aspetti di sostenibilità fanno già parte della definizione dei requisiti.

Chiarite quanto bene un fornitore possa colmare le carenze di approvvigionamento. Da ciò si può dedurre quanto la vostra fornitura dipenda da un singolo fornitore.

Le rilevazioni manuali possono presentare lacune nei dati. Queste portano a distorsioni, limitano la trasparenza e rendono difficile una valutazione coerente; dati uniformi sui fornitori migliorano la valutazione dei rischi.

Il Report State of Procurement 2025 di Amazon Business rileva che il 37 % delle aziende si fida dei propri dati sui fornitori e il 22 % ha scalato l’IA a livello aziendale. Secondo McKinsey, l’integrazione dell’IA nei controlli di compliance e nella riconciliazione delle fatture riduce le spese dal 5 al 15 %.

Dalla decisione a una collaborazione sostenibile

Trattate il fornitore come un potenziale partner strategico. Una collaborazione solida può ridurre i tempi di attraversamento, stabilizzare le strutture di costo e aumentare l’affidabilità delle consegne.

Qualità, servizio e affidabilità della consegna hanno un impatto diretto sui costi e sull’impiego di tempo della vostra azienda. Merci di qualità inferiore o consegne in ritardo possono mettere a rischio i flussi di lavoro e compromettere la soddisfazione della clientela.

Il gestione dei fornitori come compito continuo

La gestione dei fornitori comprende la ricerca e la selezione, la valutazione e lo sviluppo a lungo termine della relazione commerciale. Va quindi oltre la semplice esecuzione degli ordini.

Anche i lavoratori indipendenti e le piccole imprese dovrebbero organizzare la selezione dei fornitori in modo ordinato e prudente, invece di sbrigarla tra le altre attività.

Valutate e curate la relazione regolarmente. L’obiettivo è una fornitura affidabile con il minor dispendio possibile di costi e tempo, affinché una prestazione inadeguata non renda nuovamente necessaria una ricerca di fornitori.