Beschaffung: Lieferantenwahl von Bedarf bis Zusammenarbeit

Am Anfang steht der Bedarf – nicht der Lieferant

Ermitteln Sie zuerst, welche Materialien oder Leistungen in welcher Menge benötigt werden. Danach prüfen Sie mögliche Anbieter und bewerten sie anhand zuvor definierter Kriterien.

Der Besteller legt die Anforderungen und Beurteilungskriterien fest und berücksichtigt dabei insbesondere Nachhaltigkeitsaspekte. Er entscheidet auch, welche Anbieter zur Offertabgabe eingeladen werden.

Halten Sie die Anforderungen in einer klaren Spezifikation fest. Fehlt sie, kann sich später zeigen, dass der gewählte Anbieter nicht passt und die Suche von vorn beginnt.

Kriterienkatalog: Was ein guter Lieferant für Ihr Unternehmen leisten muss

Erstellen Sie den Kriterienkatalog vor der Suche. Bei der Recherche in Lieferantensuchmaschinen können Sie damit die Ergebnisliste eingrenzen.

Bewährte Kriterien sind Qualität, Preis, Liefertreue, Nachhaltigkeit, Innovationsfähigkeit, Finanzstabilität und Compliance. Auf dieser Basis lassen sich die Anbieter vergleichen und ordnen.

Die Gewichtung hängt vom Projekt ab. In Ausschreibungen ist der Preis meist das stärkste Einzelkriterium; Qualität, Erfahrung, Reaktionszeit und Service fliessen mit festgelegter Gewichtung in die Gesamtbeurteilung ein.

Prüfen Sie auch, ob ein Anbieter mit dem Unternehmen mitwachsen und bei Produktverbesserungen sowie bei künftigen Anforderungen mitarbeiten kann. So beurteilen Sie nicht nur, ob die aktuelle Spezifikation erfüllt wird.

Zur Leistungsfähigkeit gehören Referenzprojekte und Nachweise, technische Eignung und die Erfüllung der Leistungsbeschreibung. Bei der Erfahrung zählen die Zeit im Markt, vergleichbare Projekte und Branchenerfahrung.

Gewichtung der Kriterien in Ausschreibungen (typisch)

Marktüberblick gewinnen und Kandidaten eingrenzen

Mögliche Lieferanten finden Sie über Branchenverzeichnisse, Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk, Fachmessen, öffentliche Ausschreibungen und spezialisierte Beschaffungsplattformen.

Business-Suchmaschinen wie «Wer liefert was» und Kompass bündeln Anbieterprofile. Dort können Sie nach Leistungen, Produkten und Services suchen und den Kriterienkatalog etwa auf Anbieter aus der eigenen Region oder mit einem bestimmten Zusatzservice anwenden.

Beurteilen Sie vor der Kontaktaufnahme die Marktposition, Unternehmensgrösse, geografische Reichweite und Abdeckung von Engpässen. Ein Lieferant aus der Region kann Vorteile bei der Kommunikation bieten.

Bei öffentlichen Aufträgen ist zuerst zu klären, ob der konkrete Liefer-, Dienstleistungs- oder Bauauftrag dem öffentlichen Beschaffungswesen untersteht. Der TRIAS-Leitfaden nennt diese Zuordnung als Grundfrage; sie beeinflusst Verfahrenswahl, Fristen, Sprachen, Veröffentlichungen, Zuschlagskriterien und Rechtsschutz.

Der Leitfaden der ETH Zürich zum Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) behandelt Güter und Dienstleistungen, ausgenommen Bauleistungen und Baudienstleistungen. Der ETH-Beschaffungsleitfaden hält fest, dass der Bedarfsträger nach der Offertauswertung in ETHIS einen Beschaffungsantrag für die Beschaffungsart und den Beschaffungstyp erstellt.

Offerten vergleichen statt Bauchgefühl entscheiden

Eine Bewertungsmatrix, auch Nutzwertanalyse oder Scoring-Modell genannt, vergleicht mehrere Angebote anhand festgelegter Kriterien. Sie können die Kriterien frei wählen, ihre Gewichtung in Prozent festlegen und die Gesamtpunktzahl automatisch berechnen lassen.

EasyTender bietet eine digitale Bewertungsmatrix-Vorlage kostenlos und ohne Excel-Aufwand an. Eine solche Matrix macht den Vergleich transparent und nachvollziehbar.

Bewerten Sie alle Offerten nach denselben Kriterien und derselben Skala. So schützen Sie sich vor unbewusster Voreingenommenheit und beurteilen das Gesamtangebot statt nur den günstigsten Preis.

Beziehen Sie beim Preisvergleich den Nettopreis, Stunden- oder Tagessätze, optionale Zusatzleistungen, Zahlungskonditionen und mögliche Folgekosten ein. So vergleichen Sie nicht nur die Angebotspreise.

Bei grösseren Projekten oder mehreren beteiligten Stakeholdern ist eine dokumentierte Matrix besonders wichtig. Sie hält fest, wie und warum die Vergabeentscheidung zustande kam.

Risiken, Compliance und Nachhaltigkeit prüfen

Prüfen Sie neben dem Preis die finanzielle Stabilität des Anbieters und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Nachhaltigkeitsaspekte gehören bereits in die Anforderungsdefinition.

Klären Sie, wie gut ein Lieferant Engpässe abdecken kann. Daraus lässt sich ableiten, wie stark Ihre Versorgung von einem einzelnen Anbieter abhängt.

Manuelle Erhebungen können Datenlücken aufweisen. Diese führen zu Verzerrungen, schränken die Transparenz ein und erschweren eine konsistente Beurteilung; einheitliche Lieferantendaten verbessern die Risikobewertung.

Der State of Procurement 2025 Report von Amazon Business hält fest, dass 37 % der Unternehmen ihren Lieferantendaten vertrauen und 22 % KI unternehmensweit skaliert haben. McKinsey zufolge senkt die Einbettung von KI in Compliance-Prüfungen und Rechnungsabgleich die Ausgaben um 5 bis 15 %.

Von der Entscheidung zur tragfähigen Zusammenarbeit

Behandeln Sie den Lieferanten als möglichen strategischen Partner. Eine tragfähige Zusammenarbeit kann Durchlaufzeiten verkürzen, Kostenstrukturen stabilisieren und die Liefertreue erhöhen.

Qualität, Service und Zuverlässigkeit der Lieferung wirken sich direkt auf Kosten und Zeitaufwand Ihres Betriebs aus. Minderwertige Ware oder verspätete Lieferungen können Arbeitsabläufe gefährden und die Zufriedenheit der Kundschaft beeinträchtigen.

Lieferantenmanagement als laufende Aufgabe

Lieferantenmanagement umfasst die Recherche und Auswahl, die Bewertung und die langfristige Weiterentwicklung der Geschäftsbeziehung. Es geht damit über die reine Abwicklung von Bestellungen hinaus.

Auch Einzelunternehmer und kleine Betriebe sollten die Lieferantenauswahl geordnet und umsichtig organisieren, statt sie nebenbei zu erledigen.

Bewerten und pflegen Sie die Beziehung regelmässig. Ziel ist eine zuverlässige Belieferung mit möglichst geringem Kosten- und Zeiteinsatz, damit eine unpassende Leistung nicht erneut eine Lieferantensuche nötig macht.