Beschaffungsguide: So wählen Sie den richtigen Lieferanten

Bedarf klären und Anforderungen festlegen

Am Anfang steht die Beschreibung des eigenen Bedarfs: Mengen, Spezifikationen, Termine und der Nutzen, den das Gut oder die Dienstleistung erfüllen soll.

Der ETH-Leitfaden für Beschaffungen nach dem Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen hält fest: Der Bedarfsträger definiert Anforderungen und Beurteilungskriterien und berücksichtigt dabei insbesondere Nachhaltigkeitsaspekte.

Anforderungen fallen in zwei Kategorien: Muss-Kriterien, deren Nichterfüllung zum Ausschluss führt, und Kann-Kriterien, die gewichtet in die Bewertung einfliessen. Die Trennung verhindert, dass ein Anbieter allein wegen eines tiefen Preises den Zuschlag erhält, obwohl eine zentrale Vorgabe fehlt.

Nachhaltigkeitsaspekte gehören in die Anforderungsdefinition, nicht erst in die Bewertung. Konkrete Nachweise lassen sich verlangen, etwa zu Herkunft, Transportweg oder Entsorgung.

Kriterien und Gewichtung werden vor der Kontaktaufnahme mit dem Markt schriftlich festgehalten. So vergleicht man alle eingehenden Angebote nach denselben Massstäben.

Anforderungen vor dem Marktkontakt festlegen

Lieferkette und Risiken vor der Auswahl prüfen

Vor dem Beschaffungsverfahren empfiehlt sich eine Analyse der Lieferkette für das zu beschaffende Gut. Die Empfehlung für sichere und verlässliche Lieferketten von BKB und KBOB rät ausdrücklich dazu.

Die Analyse liefert die Beschaffungsstrategie, mit der Risiken in der Lieferkette sinken. Typische Risikofelder sind Verfügbarkeit, Qualitätsschwankungen und Lieferfristen.

Eine vorgelagerte Marktabklärung ist zulässig: Gemäss Art. 14 Abs. 3 BöB/IVöB führt sie nicht zu einer Vorbefassung der angefragten Anbieterinnen. Der Kontakt mit möglichen Lieferanten im Vorfeld bleibt damit möglich, ohne das Verfahren zu gefährden.

Wer Risiken vor der Auswahl benennt, kann Sicherungen prüfen: Ersatzquellen für kritische Positionen, Lagerhaltung oder vertragliche Regelungen zu Lieferfristen.

Risiken in der Lieferkette prüfen

Auswahlkriterien richtig gewichten: Qualität vor Preis

In der ETH-Studie «Lieferantenauswahl in Schweizer Unternehmen» nannten 77 Prozent der befragten Unternehmen Qualität als wichtigstes Kriterium bei den harten Faktoren. Auf den weiteren Plätzen folgten Beschaffungskosten, Servicelevel und Flexibilität.

Bei den vertrauensbildenden Faktoren lag die Anpassungsbereitschaft der Lieferanten vorn (38 Prozent), vor Kundenempfehlungen (34 Prozent), Kooperationspartnern (22 Prozent) und Managementerfahrung (6 Prozent).

Befragt wurden Schweizer Unternehmen mit durchschnittlich 750 Millionen Franken Umsatz und rund 1'450 Mitarbeitenden (Stand 2012). Die meisten stammten aus dem Maschinen- und Anlagenbau.

Die Auswertung empfiehlt, vorrangig auf die Qualität und erst danach auf den Preis zu achten. Ein günstiges Produkt, das nichts taugt, nützt wenig.

Harte Auswahlkriterien: Qualität vor Preis

Vertrauensbildende Faktoren bei der Lieferantenwahl

Zustellung, Zuverlässigkeit und Problemlösung prüfen

Im Business Barometer 2026 von DPD wurden 3'600 Unternehmen mit weniger als 200 Mitarbeitenden befragt, darunter 275 Schweizer KMU. 4 von 5 Schweizer KMU hielten die Zustellung für eines der wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines Zulieferers.

Beim Ersatz eines Lieferanten ist die Zustellung sogar das wichtigste Kriterium. Wichtiger als die Geschwindigkeit sind die Zuverlässigkeit des Zustellers und die Fähigkeit zur raschen Problemlösung.

Über 90 Prozent der befragten KMU erwarten von ihren Zustellern Tracking-Tools für die Lieferungen. 55 Prozent würden den Zusteller gerne selbst wählen, doch in 75 Prozent der Fälle bietet der Lieferant keine Wahlmöglichkeit.

Termintreue, Reaktionszeit bei Störungen und Sendungsverfolgung lassen sich in der Ausschreibung als konkrete Anforderungen formulieren. Damit werden sie prüfbar und vergleichbar.

Zustellung aus Sicht Schweizer KMU

Fairen Wettbewerb und Transparenz sicherstellen

Der Leitfaden des Kantons Thurgau für die Vergabe öffentlicher Aufträge nennt vier Ziele: wirksamer Wettbewerb unter den Anbieterinnen und Anbietern, Gleichbehandlung und unparteiische Vergabe, Transparenz der Vergabeverfahren sowie wirtschaftliche Verwendung der Mittel.

Der ETH-Beschaffungsleitfaden empfiehlt, wenn immer möglich drei Angebote einzuholen. Das sichert Wettbewerb auch dort, wo kein Einladungsverfahren vorgeschrieben ist.

Der KBOB-Leitfaden zu Gesamtleistungen hält fest: Das Gesetz will Transparenz, Gleichbehandlung, wirksamen und fairen Wettbewerb sowie den wirtschaftlichen und nachhaltigen Einsatz der Mittel.

Alle Anbieter erhalten dieselben Unterlagen, Fragen und Fristen. Vorgehen und Bewertung werden schriftlich dokumentiert, damit der Entscheid nachvollziehbar bleibt.

Vier Ziele der öffentlichen Vergabe

Eignung prüfen, vorqualifizieren und Angebote vergleichen

Im selektiven Verfahren des Kantons Zürich läuft die Auswahl in zwei Stufen. Zuerst wird der Auftrag öffentlich ausgeschrieben; interessierte Anbietende reichen in der ersten Stufe lediglich einen Antrag auf Teilnahme ein.

Anhand der Eignungskriterien aus den Ausschreibungsunterlagen bestimmt die Vergabestelle per Verfügung, welche Bewerberinnen und Bewerber zur zweiten Stufe zugelassen werden (Präqualifikation). In der zweiten Stufe lädt sie diese zur Angebotsabgabe ein.

Gemäss ETH-Leitfaden bestimmt der Bedarfsträger, wen er zur Angebotsabgabe einlädt. Massgeblich sind die vorher definierten Anforderungen und Beurteilungskriterien.

Eignungskriterien prüfen die Fähigkeit eines Anbieters, etwa Referenzen, Kapazität und Zertifikate. Zuschlagskriterien bewerten die konkrete Leistung, Preis, Service, Flexibilität, Nachhaltigkeit und Risiken. Beide Ebenen werden getrennt beurteilt und dokumentiert.

Selektives Verfahren in zwei Stufen

Innovation und KMU-Chancen berücksichtigen

Der KBOB-Leitfaden zu Gesamtleistungen empfiehlt, die Anforderungen so zu wählen, dass Anbietende mit angemessenem Aufwand innovative Lösungen und Angebote hoher Qualität einreichen können. Dadurch sollen im Wettbewerb insbesondere KMU eine Chance bei der Auswahl erhalten.

Der KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Werkleistungen formuliert dasselbe Ziel: In der Schweiz produzierende Unternehmen, namentlich KMU, sollen eine faire Chance erhalten, ohne dass der Aufwand für die Offerte unverhältnismässig wird.

Die ETH-Studie zeigt: Die befragten Unternehmen verbinden Start-ups vor allem mit Innovationskraft.

Funktionale Anforderungen – das gewünschte Ergebnis statt einer bis ins Detail vorgeschriebenen Lösung – lassen Spielraum für Alternativen. Ein zweistufiges Verfahren mit vorgängiger Eignungsprüfung hält den Aufwand für kleinere Anbieter tief.

Lieferantenbeziehung aufbauen und weiterentwickeln

Anpassungsbereitschaft war in der ETH-Studie der wichtigste vertrauensbildende Faktor (38 Prozent). Lieferanten sollten sich auf das Unternehmen und seine Bedürfnisse einstellen.

Rückmeldungen zu Termintreue, Qualitätsabweichungen und Problemlösungen liefern dem Lieferanten die Information, die er für Verbesserungen braucht. Ohne sie bleiben Abweichungen für ihn unsichtbar.

Bei Störungen zählt die Fähigkeit zur raschen Problemlösung mehr als die Geschwindigkeit, wie das Business Barometer 2026 von DPD zeigt. Klare Ansprechstellen und Eskalationswege auf beiden Seiten verkürzen die Reaktionszeit.

Regelmässige Gespräche zu Mengen, Terminen und Spezifikationen halten die Beziehung aktuell. Wer Anpassungen früh anspricht, verhindert, dass eine verschobene Nachfrage beim Lieferanten als Überraschung ankommt.