Angebote einholen: Unterlagen, Fristen, Vergleichsgrundlagen

Auftragsart bestimmt die nötigen Unterlagen

Beim Einholen von Angeboten zählen drei Bezugspunkte: die verlangten Unterlagen, der in der Ausschreibung genannte Eingabetermin und die bekannt gegebenen Zuschlagskriterien. Auftragsart und Ausschreibung geben vor, was einzureichen und wie zu vergleichen ist. Planen Sie Rückfragen und interne Freigabe von diesem Termin aus rückwärts.

Das öffentliche Beschaffungswesen unterscheidet drei Hauptarten: Bauleistungen, Dienstleistungen und Lieferungen (tender-service.ch). Die öffentliche Hand kauft in der Schweiz jährlich für rund 40 Milliarden Franken ein – von Lebensmitteln über Reinigungsdienst und Objektüberwachung bis zum Bauwesen. Als Faustregel gilt: Je höher der Auftragswert, desto höher die Anforderungen.

Das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) sieht vier Vergabeverfahren vor: das offene Verfahren, das selektive Verfahren, das Einladungsverfahren und die freihändige Vergabe (tender-service.ch). Beim offenen Verfahren richtet sich die Aufforderung zur Angebotsabgabe an alle Unternehmen, bei den drei übrigen an eine beschränkte Anzahl.

Bauaufträge umfassen die Errichtung von Bauwerken, die wirtschaftlichen oder technischen Zwecken dienen und unbewegliches Vermögen betreffen. Dazu gehören Hoch- und Tiefbauarbeiten, die das Grundstück oder Gelände verändern. Beispiele sind ein Gebäude, eine Strasse oder die Umgestaltung eines Grundstücks.

Bei Bauaufträgen halten die Ausschreibungsunterlagen drei Grössen fest: Umfang der Arbeiten, Ausführungszeitraum und Budget, Letzteres gegebenenfalls in Phasen aufgeteilt (tender-service.ch). Diese drei Angaben sind die Bezugsgrössen, an denen sich ein Angebot messen lassen muss.

Dienstleistungs- und Lieferaufträge sind die beiden weiteren Hauptarten. Welche Unterlagen sie erfordern, richtet sich nach der konkreten Leistung und den Vorgaben der jeweiligen Ausschreibung.

Trennen Sie die Unterlagen der Vergabestelle von den Dokumenten, die Sie als Anbieterin oder Anbieter einreichen. Die Ausschreibung beschreibt Leistung, Zeitraum, Budget und Bewertungskriterien; Ihre Unterlagen belegen Erfahrungen und beantworten die verlangten Punkte. Eine vorbereitete Präsentation ersetzt keine ausdrücklich verlangte Beilage.

Fristen für Einreichung und Rückfragen planen

Bei öffentlichen Aufträgen in der Schweiz sind die Fristen für die Einreichung in der Regel 20 Tage für nationale Verfahren; bei vereinfachten Verfahren sind kürzere Fristen zulässig (tender-service.ch). Die Fristen sind im Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) geregelt und unterscheiden sich je nach Auftragsart. Massgebend bleibt der in der konkreten Ausschreibung genannte Termin.

Für internationale Verfahren (EU) gelten ähnliche Fristen wie in anderen EU-Staaten (tender-service.ch). Eine EU-Frist ersetzt den Termin der Schweizer Ausschreibung nicht. Prüfen Sie bei öffentlichen Ausschreibungen den Geltungsbereich des anwendbaren Beschaffungsrechts.

Auf Bundesebene gilt das BöB, seit 1. Januar 2021 in revidierter Form, dazu die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB), die Verordnung über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens des Bundes (Org-VöB) und die Verordnung über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB) (woeb.swiss).

Auf kantonaler Ebene gilt die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB 2019); ihr sind mittlerweile fast alle Kantone beigetreten und setzen sie um (woeb.swiss). Die IVöB ist wie das BöB eine Rahmenordnung, weshalb die Kantone Ausführungsgesetze erliessen (bpuk.ch).

Art. 8 Abs. 1 VöB regelt Fristen, Sprachen sowie die Frage- und Antwortrunde (trias.swiss). Fundament des Schweizer Vergaberechts ist das WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA), in Kraft seit 1. Januar 1996 (bpuk.ch).

Das Beschaffungsrecht arbeitet mit Schwellenwerten: Aufträge über einem bestimmten Schwellenwert sind auszuschreiben (bpuk.ch). Welches Verfahren im Einzelfall gilt, richtet sich nach dem anwendbaren Beschaffungsrecht und den Vorgaben der konkreten Ausschreibung.

Bund und Kantone haben sich verpflichtet, Beschaffungen ihrer Zentralverwaltungen und weitere Beschaffungen im Infrastrukturbereich öffentlich auszuschreiben; ausserkantonale Anbieter dürfen nicht schlechter behandelt werden als einheimische (BGBM vom 6. Oktober 1995; bpuk.ch).

Für die Rückwärtsplanung zählen zwei Termine: der Eingabetermin und die Frist für Fragen. Übernehmen Sie beide Daten aus der Ausschreibung und prüfen Sie, wie viel Zeit nach den Antworten bis zur Eingabe bleibt. So erkennen Sie früh, ob für Kalkulation und Freigabe ausreichend Zeit eingeplant ist.

Gehen Sie vom Einreichungstermin rückwärts: zuerst interne Freigabe und abschliessende Prüfung, davor Kalkulation, Rückfragen und das Zusammenstellen der Unterlagen. Führen Sie beide Termine in einem gemeinsamen Plan und teilen Sie sie den an der Offerte Beteiligten mit.

Vergleich der Vergabeverfahren nach Auftragsart und Fristen

Rückwärtsplanung: Von der Rückfrage bis zur Einreichung

Fragen klären, bevor die Offerte steht

Fragen sind grundsätzlich jederzeit entgegenzunehmen (trias.swiss). Die Vergabebehörde kann in der Ausschreibung oder den Ausschreibungsunterlagen festlegen, ob Fragen auf www.simap.ch eingegeben oder direkt an die Vergabestelle gestellt werden können. Auf simap.ch steht dafür ein separates Forum zur Verfügung.

Die Vergabestelle setzt eine Eingabefrist; dabei ist genügend Zeit für die Beantwortung durch die Vergabebehörde sowie die Einreichung des Angebots sicherzustellen (trias.swiss). Notieren Sie den letzten Termin und reichen Sie Rückfragen früh genug ein, damit die Klärung in die Offerte einfliessen kann.

Unklare Punkte zu Umfang, Ausführungszeitraum oder Losen gehören innerhalb dieser Frist gestellt. Die Antworten bilden die Grundlage der Offerte. Rückfragen gehören vor die interne Freigabe des Angebots.

Bündeln Sie zusammengehörige Rückfragen und formulieren Sie jede Frage mit klarem Bezug zur Leistungsbeschreibung. Prüfen Sie die Antworten anschliessend auf Auswirkungen für Umfang, Preis und Ausführungszeitraum, bevor Sie die Offerte abschliessen.

Daraus ergibt sich eine Reihenfolge: Fragen innert der Eingabefrist eingeben, die Antworten der Vergabebehörde abwarten, die Offerte darauf abstützen, intern freigeben und innert der Einreichungsfrist einreichen.

Vergleichsgrundlagen: Zuschlagskriterien und Preis

Für den Vergleich der Angebote sind die bekannt gegebenen Zuschlagskriterien massgebend; dieser Massstab ist vor der Offertstellung zu prüfen. Der Preis ist in der Regel nicht der alleinige Massstab: Die Ausschreibung kann weitere Kriterien vorsehen und einzelne Kriterien unterschiedlich gewichten.

In der politischen Diskussion stehen zwei zusätzliche Vergleichsgrössen: die Preisniveauklausel, mit der Offerten ausländischer Anbieter über den Preisniveau-Index des Bruttoinlandprodukts den Schweizer Gegebenheiten angepasst werden, und die Verlässlichkeit des Preises (bote.ch).

Damit soll nicht zwingend das günstigste Angebot den Zuschlag erhalten, sondern auch die Qualität und Glaubwürdigkeit der Offerte mitgewichtet werden können (bote.ch). Bei komplexen Projekten ist eine genaue Offerte, die alle Arbeiten berücksichtigt, wahrheitsgetreuer als eine Minimalofferte, die Nachtragskredite zur Folge haben kann (bote.ch).

Bei Beschaffungen des Bundes gelten diese beiden Zuschlagskriterien bereits; in einzelnen Kantonen verlangen Vorstösse ihre Aufnahme ins kantonale Gesetz (bote.ch). Grundsatz des Vergleichs bleibt, Gleiches mit Gleichem zu vergleichen (bote.ch).

Einreichungsunterlagen der Anbietenden prüfen

Allgemeine Unternehmensunterlagen lassen sich unabhängig von einzelnen Ausschreibungen vorbereiten und stets griffbereit halten: eine Unternehmenspräsentation, welche die Erfahrungen und Erfolge des Unternehmens im jeweiligen Sektor hervorhebt, und eine Referenzliste mit abgeschlossenen Projekten oder erfolgreich durchgeführten Aufträgen (tender-service.ch).

Ergänzend helfen Vorlagen für technische Präsentationen, die je nach Vertragsart erstellt werden. Sie ermöglichen eine schnelle Anpassung an die spezifischen Anforderungen und stellen sicher, dass alle notwendigen Dokumente rasch zur Verfügung stehen (tender-service.ch).

Bereiten Sie die drei Dokumenttypen in getrennten, aktualisierbaren Vorlagen vor. Kennzeichnen Sie abgeschlossene Referenzprojekte klar und passen Sie die technische Präsentation an, sobald die konkreten Anforderungen der Ausschreibung vorliegen.

Die Vergabestelle definiert die Eignungs- und Musskriterien sowie die sonstigen Vertragsbedingungen und gibt vor, welche Nachweise Anbieterinnen zu erbringen haben (submissionsrecht.ch). Solche Anforderungen können ein bestimmter Mindestumsatz, nachgewiesene Kenntnisse und Erfahrungen, Referenzen, Zeugnisse oder Lebensläufe führender Mitarbeiter sein (tender-service.ch).

Mögliche Ausschlussgründe sind Schulden beim Finanzamt oder bei der Sozialversicherung, finanzielle Schwierigkeiten oder schwere berufliche Verfehlungen (tender-service.ch). Prüfen Sie Ihre Unterlagen gegen die verlangten Nachweise und ersetzen Sie fehlende Nachweise nicht durch allgemeine Werbeaussagen.

Massgebend dafür, welche Form und Beilagen für ein konkretes Angebot einzureichen sind, bleiben die jeweiligen Ausschreibungsunterlagen.

Von der Prüfung zum Zuschlag

Für die Beurteilung der eingegangenen Angebote braucht es zuerst eine Prüfung und Bewertung der Angebote; danach folgen der Zuschlag und der Abschluss des Verfahrens (trias.swiss). Der Zuschlag richtet sich nach den bekannt gegebenen Zuschlagskriterien und den Vorgaben der Ausschreibungsunterlagen.

Das Verfahren stützt sich auf drei Prinzipien: Gleichbehandlung aller Anbieter, Verfahrenstransparenz und Rechtsmittel gegen Entscheide in Bezug auf das Ausschreibungs- und Zuschlagsprozedere (bpuk.ch).

Gehen keine gültigen Angebote ein (Art. 43 Abs. 1 lit. b IVöB/BöB) oder erlauben die eingereichten Angebote keine wirtschaftliche Beschaffung (Art. 43 Abs. 1 lit. d), kann das Verfahren abgebrochen werden (submissionsrecht.ch). Bei gar keinen oder keinen gültigen Angeboten darf die Vergabestelle den Auftrag freihändig erteilen (Art. 21 Abs. 2 lit. a IVöB).

Die freihändige Vergabe ist nur zulässig, wenn der Auftrag von der Ausschreibung nicht wesentlich abweicht. Waren die Eignungskriterien zu streng formuliert, kann die Vergabestelle nicht unter Verzicht auf ihre Anwendung freihändig vergeben (submissionsrecht.ch).

Als Anbieterin oder Anbieter richten Sie die Offerte so aus, dass die Angaben zu jedem Zuschlagskriterium nachvollziehbar sind. Belegen Sie Ihre Aussagen an der passenden Stelle und vermeiden Sie Widersprüche zwischen Präsentation, Referenzen und Preisangebot.

Die Prüfung stützt sich auf die bekannt gegebenen Zuschlagskriterien und auf die Angaben der Ausschreibungsunterlagen: Umfang der Arbeiten, Ausführungszeitraum und Budget. Fehlen sie, wird die Bewertung erschwert.

Wettbewerb und Marktpreise vergleichbar einordnen

Informationen aus vergangenen Ausschreibungsverfahren geben Einblick in die Preise und Konditionen der Konkurrenz; entwickeln Sie die Bieterstrategie anhand dieser Daten statt anhand vager Vermutungen (tender-service.ch). Vergleichen Sie sie nur bei gleicher Auftragsart, gleichem Leistungsumfang und gleichem Ausführungszeitraum.

Für eine belastbare Gegenüberstellung notieren Sie pro Angebot den Preis und die abweichenden Konditionen neben dem vereinbarten Umfang und Zeitraum. Kennzeichnen Sie Abweichungen, statt sie in einer Gesamtsumme zu verbergen. So bleiben die Unterschiede zwischen den Offerten nachvollziehbar.

Eine Marktanalyse ist nur aussagekräftig, wenn die Vergleichsangebote dieselbe Auftragsart, denselben Leistungsumfang und denselben Ausführungszeitraum betreffen. Fehlt einer dieser Bezüge, führen Sie die Fälle getrennt auf und erläutern Sie den Unterschied.