Beschaffung: Lieferantenauswahl Schritt für Schritt

Warum die Lieferantenwahl eine strategische Aufgabe ist

Nicht jedes Teil oder Vorprodukt kann ein Unternehmen selbst herstellen. Auswahl und Bewertung von Zulieferfirmen gehören deshalb zu den Kernaufgaben des Einkaufs.

Geeignete Bewertungs- und Auswahlmethoden unterstützen Leistung, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit der Lieferkette. Das Bewertungssystem muss zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen; die ISO 9001 fordert ein solches Vorgehen im Rahmen eines Qualitätsmanagementsystems.

Preis, Termin und direkte Produktqualität allein sichern keine langfristige Lieferqualität. Auch Zuverlässigkeit, Service, Lieferfähigkeit und finanzielle Stabilität gehören in die Beurteilung.

Erst das Anforderungsprofil, dann die Marktsuche

Beginnen Sie mit den eigenen Anforderungen, nicht mit der Marktsuche. Halten Sie fest, welche Anforderungen der Lieferant erfüllen muss und welche Bedingungen für eine engere Auswahl gelten, etwa Zertifikate, Lieferfristen oder Mengenkapazitäten.

Legen Sie Kriterien, Gewichtungen und Messgrössen fest, bevor Offerten eintreffen. So werden Anbieter nach denselben Massstäben beurteilt.

Trennen Sie zwingende Muss-Kriterien von bewertbaren Anforderungen. Bei öffentlichen Ausschreibungen werden Anbieter, die Muss-Kriterien nicht erfüllen, ausgeschlossen; solche Kriterien sollten deshalb nur Anforderungen enthalten, die wirklich zwingend notwendig sind.

Lieferkette und Abhängigkeiten sichtbar machen

Lieferketten umfassen oft viele Unternehmen weltweit. Machen Sie deshalb auch die Beziehungen eines Lieferanten zu dessen Zulieferern sowie weitere technische und nicht-technische Einflüsse sichtbar.

Bei IT- und OT-Leistungen hilft ein gutes Verständnis der Lieferkette, potenzielle Cyberrisiken für die eigene Organisation und Endkunden zu erkennen. Dazu gehören Risiken aus den Leistungen von Lieferanten und Dienstleistern.

Das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) empfiehlt ein strategisches Cyber-Supply-Chain-Risk-Management (C-SCRM) mit kontinuierlicher Überprüfung der Abhängigkeiten. Das BACS hat dazu mit der Planzer Transport AG ein Pilotprojekt durchgeführt und konkrete Hilfsmittel erarbeitet; das National Institute of Standards and Technology (NIST) publiziert dazu NISTIR 8276 und «key practices».

Cyberrisiken, Business Impact und Lieferantentypen

Beurteilen Sie den möglichen Business Impact jedes Lieferanten. Je stärker ein Anbieter den Betrieb beeinflussen kann, desto aufwendiger sollte seine Prüfung ausfallen.

Das BACS unterscheidet Partner mit privilegiertem Zugriff auf interne Systeme, etwa Verantwortliche für den Betrieb eines Systems im eigenen Netzwerk, von Anbietern von Hard- oder Software. Zu Letzteren zählen beispielsweise Microsoft Office oder selbst betriebene Fachanwendungen.

Als dritten Typ nennt das BACS Anbieter wichtiger Dienstleistungen wie SaaS. Fällt eine solche Leistung aus, kann dies Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der Daten beeinträchtigen.

Lieferantentypen nach Risikobezug (BACS)

Bewertungskriterien jenseits von Preis und Termin

Zu den Kriterien gehören Qualität und Liefertreue, Preis und Wirtschaftlichkeit, Lieferfähigkeit, Zuverlässigkeit, technische Fähigkeiten und finanzielle Stabilität. Ergänzend lassen sich Servicequalität und Innovationsfähigkeit beurteilen.

Definieren Sie, woran die Bewertung jedes Kriteriums erkennbar ist. Ein System, das Qualität nur über Preis, Termin und direkte Produktqualität misst, bildet langfristige Lieferqualität nicht ausreichend ab.

Wichtige Kennzahlen in der Lieferantenauswahl

Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung als Auswahlkriterium

Ergänzen Sie den Kriterienkatalog um Nachhaltigkeit und Umweltstandards, soziale Verantwortung sowie ethische Standards. Eine strukturierte Bewertung kann helfen, ESG-Vorgaben einzuhalten und Risiken in der Lieferkette zu reduzieren.

Die Richtlinien zur Nachhaltigkeit für Lieferantinnen und Lieferanten der AKB halten fest, dass ausgelieferte Produkte den geltenden Normen und Anforderungen in der Schweiz entsprechen müssen.

Bewertungsmethoden sinnvoll kombinieren

Wählen Sie eine Bewertungsmethode passend zur Beschaffung. Möglich sind Punktbewertungs- und Scoring-Modelle, ABC-Analysen, Audits, Fragebögen, Balanced Scorecards, Risikobewertungen einschliesslich ESG-Risiken, Vor-Ort-Besuche und Leistungskennzahlen.

Eine Bewertungsmatrix kann pro Kriterium die Gewichtung, den Nachweis, die Bewertung und eine Begründung festhalten. Fragebögen und Audits liefern Informationen; ein Scoring ordnet Anbieter nach Punkten, während eine ABC-Analyse sie nach Bedeutung einteilt.

Ein dokumentiertes Beispiel aus einer Ausschreibung für Postdienstleistungen vergab insgesamt 1000 Punkte: 700 für den Angebotspreis sowie je 150 für Logistik- und Personaleinsatzkonzepte. Das beste Angebot erhielt pro Teilkriterium die Maximalpunktzahl; weitere Angebote wurden nach ihrer negativen Abweichung bewertet. Für eine geringe Abweichung nannte das Beispiel 90 Punkte.

Prüfliste für Lieferantenbewertung (Auszug aus Soluma)

Von der Vorauswahl zur Entscheidung

Filtern Sie zuerst Anbieter aus, die zwingende Anforderungen offensichtlich nicht erfüllen. Prüfen Sie die verbleibenden Kandidaten anschliessend anhand der vorab festgelegten Kriterien und vergleichen Sie die Ergebnisse.

Bei öffentlichen Beschaffungen gilt auf Bundesebene das BöB und für Kantone und Gemeinden insbesondere die IVöB. Den Zuschlag erhält das vorteilhafteste Angebot anhand des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses und der bekannt gegebenen Kriterien und Gewichtungen.

Für das kantonale Beschaffungswesen in Zürich gelten seit dem 1. Oktober 2023 die Grundlagen der IVöB 2019. Der Kanton Zürich stellt Leitfäden und Vorlagen bereit; für öffentliche Beschaffungen kann der gemeinsame Leitfaden TRIAS verwendet werden. Ausschreibungsunterlagen umfassen in der Regel das Angebot, allgemeine Submissionsbedingungen, besondere objektspezifische Bedingungen und den Leistungsbeschrieb oder Devis.

Binden Sie den ausgewählten Lieferanten in die eigenen Abläufe ein. Vereinbaren Sie die geltenden Richtlinien und die Ansprechstellen auf beiden Seiten.

Laufende Überprüfung und Partnerschaftspflege

Die Bewertung endet nicht mit dem Entscheid. Überprüfen Sie Abhängigkeiten in der Lieferkette kontinuierlich und kontrollieren Sie, ob die vereinbarten Vorgaben eingehalten werden.

Beobachten Sie auch die Leistung im Alltag. Geschulte Mitarbeitende, effiziente Arbeitsabläufe und die technische Ausstattung des Lieferanten beeinflussen die Liefertreue.