Approvisionnement : sélection des fournisseurs étape par étape

Pourquoi le choix des fournisseurs est une tâche stratégique

Une entreprise ne peut pas fabriquer elle-même chaque pièce ou produit semi-fini. La sélection et l’évaluation des fournisseurs font donc partie des tâches centrales de la fonction achats.

Des méthodes d’évaluation et de sélection appropriées soutiennent la performance, la qualité et la compétitivité de la chaîne d’approvisionnement. Le système d’évaluation doit correspondre aux besoins de l’entreprise ; la norme ISO 9001 exige une telle démarche dans le cadre d’un système de management de la qualité.

Le prix, les délais et la qualité directe du produit ne garantissent pas à eux seuls une qualité d’approvisionnement durable. La fiabilité, le service, la capacité de livraison et la stabilité financière doivent également entrer dans l’évaluation.

D’abord le profil d’exigences, ensuite la recherche sur le marché

Commencez par vos propres exigences, et non par la recherche sur le marché. Définissez clairement les exigences que le fournisseur doit satisfaire et les conditions applicables pour une présélection, telles que les certificats, les délais de livraison ou les capacités volumétriques.

Fixez les critères, les pondérations et les indicateurs de mesure avant la réception des offres. Ainsi, les prestataires sont évalués selon les mêmes standards.

Distinguez impérativement les critères obligatoires (« must ») des exigences évaluables. Dans le cadre des marchés publics, les prestataires qui ne satisfont pas aux critères obligatoires sont exclus ; ces critères ne devraient donc contenir que des exigences réellement indispensables.

Rendre visible la chaîne d’approvisionnement et les dépendances

Les chaînes d’approvisionnement impliquent souvent de nombreuses entreprises à travers le monde. Il convient donc de rendre visibles les relations d’un fournisseur avec ses propres sous-traitants, ainsi que d’autres influences techniques et non techniques.

Pour les prestations IT et OT (technologies opérationnelles), une bonne compréhension de la chaîne d’approvisionnement aide à identifier les risques cyber potentiels pour sa propre organisation et pour les clients finaux. Cela inclut les risques découlant des prestations des fournisseurs et des prestataires de services.

L’Office fédéral de la cybersécurité (OFCS) recommande une gestion stratégique des risques liés à la chaîne d’approvisionnement cyber (C-SCRM) avec un contrôle continu des dépendances. L’OFCS a réalisé à cet effet un projet pilote avec Planzer Transport AG et élaboré des outils concrets ; le National Institute of Standards and Technology (NIST) publie à ce sujet le document NISTIR 8276 et des « key practices ».

Risques cyber, impact commercial et types de fournisseurs

Évaluez l’impact commercial potentiel de chaque fournisseur. Plus un prestataire peut influencer l’exploitation, plus son examen devrait être approfondi.

L’OFCS distingue les partenaires disposant d’un accès privilégié aux systèmes internes, par exemple les responsables de l’exploitation d’un système au sein de son propre réseau, des fournisseurs de matériel ou de logiciels. Parmi ces derniers figurent par exemple Microsoft Office ou des applications métier exploitées en interne.

Comme troisième type, l’OFCS cite les prestataires de services importants tels que les solutions SaaS. Une panne de ce type de prestation peut compromettre la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données.

Types de fournisseurs selon le lien avec le risque (OFCS)

Critères d’évaluation au-delà du prix et des délais

Les critères incluent la qualité et la fidélité de livraison, le prix et la rentabilité, la capacité de livraison, la fiabilité, les compétences techniques et la stabilité financière. En complément, il est possible d’évaluer la qualité du service et la capacité d’innovation.

Définissez clairement comment l’évaluation de chaque critère sera matérialisée. Un système qui ne mesure la qualité qu’à travers le prix, les délais et la qualité directe du produit ne reflète pas suffisamment la qualité d’approvisionnement à long terme.

Indicateurs clés dans la sélection des fournisseurs

Durabilité et responsabilité sociale comme critère de sélection

Complétez le catalogue de critères par la durabilité et les normes environnementales, la responsabilité sociale ainsi que les standards éthiques. Une évaluation structurée peut aider à respecter les prescriptions ESG et à réduire les risques dans la chaîne d’approvisionnement.

Les directives de durabilité pour les fournisseurs de l’AKB stipulent que les produits livrés doivent être conformes aux normes et exigences en vigueur en Suisse.

Combiner judicieusement les méthodes d’évaluation

Choisissez une méthode d’évaluation adaptée à l’achat. Les modèles de notation et de scoring, les analyses ABC, les audits, les questionnaires, les tableaux de bord équilibrés (Balanced Scorecards), les évaluations des risques incluant les risques ESG, les visites sur site et les indicateurs de performance sont possibles.

Une matrice d’évaluation peut consigner pour chaque critère la pondération, la preuve, l’évaluation et une justification. Les questionnaires et les audits fournissent des informations ; un scoring classe les prestataires selon des points, tandis qu’une analyse ABC les répartit selon leur importance.

Un exemple documenté issu d’un appel d’offres pour des services postaux attribuait au total 1000 points : 700 pour le prix de l’offre et 150 chacun pour les concepts logistiques et d’affectation du personnel. La meilleure offre recevait le nombre maximal de points pour chaque sous-critère ; les autres offres étaient évaluées selon leur écart négatif. Pour un faible écart, l’exemple mentionnait 90 points.

Liste de contrôle pour l’évaluation des fournisseurs (extrait de Soluma)

De la présélection à la décision

Filtrez d’abord les prestataires qui ne satisfont manifestement pas aux exigences obligatoires. Examinez ensuite les candidats restants sur la base des critères définis au préalable et comparez les résultats.

Pour les marchés publics, la LMP s’applique au niveau fédéral, et l’Accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP) concerne notamment les cantons et les communes. L’adjudication revient à l’offre la plus avantageuse sur la base du meilleur rapport qualité-prix et des critères et pondérations communiqués.

Pour les marchés publics cantonaux à Zurich, les bases de l’AIMP 2019 s’appliquent depuis le 1er octobre 2023. Le canton de Zurich met à disposition des guides et des modèles ; pour les marchés publics, le guide commun TRIAS peut être utilisé. Les documents d’appel d’offres comprennent généralement l’offre, les conditions générales de soumission, les conditions particulières spécifiques à l’objet et le cahier des charges ou le devis.

Intégrez le fournisseur sélectionné dans vos propres processus. Convenez des directives applicables et des interlocuteurs des deux côtés.

Contrôle continu et entretien du partenariat

L’évaluation ne s’arrête pas à la décision. Contrôlez continuellement les dépendances au sein de la chaîne d’approvisionnement et vérifiez si les prescriptions convenues sont respectées.

Observez également la performance au quotidien. Des collaborateurs formés, des processus de travail efficaces et l’équipement technique du fournisseur influencent la fidélité de livraison.