Guida agli acquisti: come scegliere il fornitore giusto

Analisi del fabbisogno e profilo dei requisiti

All’inizio di ogni scelta del fornitore c’è l’analisi del fabbisogno. Definite l’esatto bisogno di prodotti o servizi prima di esaminare il mercato. Chi conosce il fabbisogno solo in modo vago valuta i candidati più tardi basandosi sull’istinto invece che sui requisiti e si lega a fornitori che corrispondono solo per caso.

Un profilo dei requisiti utilizzabile fissa la struttura quantitativa: volumi annui o di progetto attesi, dimensioni dei lotti, ritmo di fornitura e luogo di consegna. Vi rientrano anche i livelli qualitativi: tolleranze, specifiche, procedure di prova, obblighi documentali e service level. Completate con termini di consegna vincolanti, durata del contratto, prescrizioni per imballaggio e trasporto, nonché il budget come fascia di variazione, non come cifra desiderata.

Formulate ogni requisito in modo verificabile: criteri obbligatori, desiderabili e facoltativi separati, ciascuno con relativa prova. Un certificato, un riferimento o un rapporto di prova può essere richiesto, un generico requisito di qualità no. Questa distinzione costituisce in seguito la base per la ponderazione e la matrice di valutazione.

Gli obiettivi di sostenibilità fanno parte del profilo fin dall’inizio, non in una fase aggiuntiva tardiva. Pensate all’origine dei materiali, alla quota di riciclo, alle fonti energetiche, alle vie di trasporto e all’imballaggio, nonché ai requisiti sociali nella catena di fornitura a monte. Chi qui non definisce requisiti non potrà né richiederli né ponderarli in seguito.

Il profilo è il documento comune per gli acquisti, il reparto specialistico e l’assicurazione della qualità. Serve come base per l’analisi di mercato, le richieste di offerta, la valutazione e la redazione contrattuale e rende comprensibile in seguito perché un fornitore è stato scelto.

Fasi del processo di selezione dei fornitori

Analisi di mercato e sourcing nel contesto svizzero

L’analisi di mercato è il secondo passo: esaminate quali fornitori sono effettivamente disponibili nell’area di approvvigionamento desiderata. Chiarite la densità dei fornitori, l’intensità concorrenziale, le dimensioni dei lotti usuali e i tempi di consegna, nonché le alternative tecnologiche. Un’area di approvvigionamento ristretta semplifica la logistica e la collaborazione, mentre un’area più ampia amplia lo spazio di manovra su prezzi e capacità.

Per le importazioni dall’UE e dallo SEE vale la pena dare un’occhiata alle agevolazioni documentate dal SECO. L’ARM Svizzera–UE prevede il riconoscimento reciproco dei risultati delle valutazioni della conformità nei settori di prodotto coperti. Secondo l’allegato I della Convenzione EFTA ciò vale anche nei confronti degli Stati membri SEE/EFTA Norvegia, Islanda e Liechtenstein. L’accordo agricolo sancisce l’equivalenza delle disposizioni legislative nei settori veterinario e della protezione delle piante, nonché nei settori dei mangimi, delle sementi, dei prodotti vitivinicoli, dell’agricoltura biologica e dei controlli per frutta e verdura fresca.

Il «principio Cassis de Dijon» consente di immettere i prodotti sul mercato svizzero se conformi alle prescrizioni tecniche dell’UE. In caso di armonizzazione incompleta o assente bastano le prescrizioni di uno Stato membro dell’UE o dello SEE, purché i prodotti vi siano immessi legalmente sul mercato. Le basi giuridiche sono la LFIT e l’ordinanza sull’immissione sul mercato di prodotti conformi a prescrizioni estere (OIPPE). Per i prodotti alimentari che non soddisfano o non soddisfano completamente le prescrizioni legali svizzere vale una regola speciale: la prima immissione sul mercato svizzero richiede un’autorizzazione dell’Ufficio federale della sicurezza alimentare e di veterinaria.

Altri accordi riguardano singoli settori: l’ARM Svizzera–Canada regola per i prodotti farmaceutici, i dispositivi medici, le apparecchiature di telecomunicazione e i dispositivi elettrici il riconoscimento reciproco delle valutazioni della conformità, purché i prodotti siano stati fabbricati e valutati secondo le prescrizioni tecniche del paese d’importazione. L’allegato V dell’accordo di libero scambio EFTA–Turchia regola il riconoscimento reciproco dei risultati della valutazione della conformità con la Turchia.

Importante per la valutazione del rischio: chi immette un prodotto sul mercato svizzero risponde della sua conformità alle prescrizioni applicabili anche se una terza parte ha effettuato la valutazione della conformità. La responsabilità non può quindi essere delegata al fornitore o a un organismo di prova.

Utilizzate diversi canali per l’analisi di mercato: elenchi settoriali e fiere specializzate, fornitori esistenti come informatori, associazioni d’acquisto e reti, piattaforme di gara d’appalto nonché ricerche mirate presso fornitori che già servono clienti comparabili. Annotate in quali punti del profilo dei requisiti i fornitori mostrano debolezze. Così dall’analisi di mercato nasce direttamente la longlist.

Longlist, RFI e prima verifica

Dall’analisi di mercato nasce una longlist di possibili fornitori. L’obiettivo della prossima tornata non è la decisione, ma la riduzione: quali candidati soddisfano i criteri obbligatori del profilo dei requisiti e per quali ha senso una verifica approfondita?

Una Request for Information (RFI) è lo strumento adatto quando si desidera raggiungere molti fornitori con le stesse domande, senza ancora richiedere un’offerta. Un’RFI dovrebbe rimanere breve: ambito delle prestazioni e capacità, profondità di produzione e sedi, certificati, referenze, capacità di fornitura, logica di prezzo approssimativa, disponibilità a fornire prove di sostenibilità e compliance. Un questionario sovraccarico costa tempo a tutte le parti coinvolte e raramente fornisce risposte migliori.

Verificate i requisiti minimi con mezzi semplici: certificati validi e il loro campo di applicazione, capacità produttiva e tasso di utilizzo, referenze comparabili, indicazioni sulla stabilità finanziaria nonché temi di compliance come liste di sanzioni, strutture proprietarie e doveri di diligenza pertinenti. Chiedete chiarimenti invece di interpretare, se un’indicazione manca o è contraddittoria.

Mantenete la disciplina nella preselezione. Una shortlist focalizzata di candidati seri si può valutare in modo pulito; una lista troppo lunga porta a confronti superficiali. Documentate perché un candidato è stato escluso. Questo protegge da discussioni successive e rende il processo verificabile.

Se un candidato non soddisfa i criteri obbligatori, nemmeno un prezzo attraente aiuta. Separate coerentemente tra motivi di esclusione – certificazione mancante, capacità insufficiente, preoccupazioni di compliance – e criteri di valutazione, che nella fase successiva vengono confrontati con punti e pesi.

Valutazione dei fornitori con ponderazione

La valutazione dei fornitori segue il terzo passo del processo di selezione: valutate i potenziali fornitori in base a criteri definiti come qualità, prezzo e affidabilità. Si è rivelato utile una griglia in cui ogni criterio riceve un peso e una scala di punteggi; i pesi derivano dal profilo dei requisiti, non dalla comodità. La vicina alla qualità si può rilevare tramite qualità del prodotto, certificati e tasso di errore, l’affidabilità tramite puntualità nelle consegne e disponibilità.

Il prezzo è solo una parte del conto. Il Total Cost of Ownership (TCO) somma prezzo d’acquisto, trasporto, imballaggio, dazi e tributi, costi della qualità inclusi rilavorazioni e scarti, stoccaggio, oneri amministrativi e costi di cambio. Solo questa visione d’insieme rende confrontabili le offerte che a prima vista sembrano avere costi diversi.

Altri criteri rientrano nella stessa griglia: tempo di consegna e puntualità, flessibilità per variazioni di quantità e scadenze, consulenza tecnica e servizio, fornitura di pezzi di ricambio, capacità innovativa, esposizione al rischio nonché performance di sostenibilità. Per ogni criterio va indicato quali prove supportano la valutazione: certificati, rapporti di prova, referenze, audit o indicatori.

Lo studio «Approvvigionamento sostenibile e catene di fornitura responsabili 2023» dell’Istituto JARO per la sostenibilità e la digitalizzazione e.V. in collaborazione con la CBS International Business School e la piattaforma di acquisto B2B Unite mostra una chiara contraddizione, come riporta Handelsverband.swiss. Il 65 percento degli intervistati considera la sostenibilità negli acquisti molto rilevante, rispetto a circa il 54 percento nello studio di riferimento del 2020. Circa un terzo dei partecipanti ha implementato o iniziato una strategia di approvvigionamento sostenibile. Tuttavia, solo il 12 percento ha integrato criteri di sostenibilità nella valutazione dei fornitori e solo circa il sei percento forma i propri fornitori.

Nelle decisioni di acquisto si mostra la stessa lacuna: valutazione del rischio, performance di sostenibilità dei fornitori e analisi del ciclo di vita occupano gli ultimi posti. Criteri tradizionali come qualità, tempo di consegna e prezzo d’acquisto sono considerati più importanti. La prof.ssa Lisa Fröhlich, professore di Strategic Sourcing Management alla CBS International Business School, classifica la situazione così: «Una catena di fornitura robusta in futuro non esisterà senza sostenibilità. Con questo cambia anche il ruolo degli acquisti. Non si tratta più di una pura considerazione dei costi, ma di un investimento nel futuro, perché con la performance di sostenibilità si realizzano utili a lungo termine.»

In pratica significa: ponderate visibilmente sostenibilità e rischio, altrimenti decidete di fatto solo in base al prezzo. Una ponderazione non è un fine in sé. Costringe a mettere in luce i conflitti di obiettivi e a discuterli nell’organo decisionale, invece di nasconderli nella fase finale.

Cifre sull’approvvigionamento sostenibile in Svizzera

Sostenibilità, diritti umani e doveri di diligenza

I criteri di sostenibilità funzionano solo se formulati in modo concreto e verificabile. Le FFS – uno dei maggiori committenti della Svizzera con migliaia di fornitori – citano possibili criteri nelle gare d’appalto. Tra questi figurano: una quota quanto più alta possibile di materiale riciclato nel prodotto finito, una circolarità del prodotto quanto più elevata possibile, un trasporto quanto più ecologico possibile, una quota quanto più alta possibile di imballaggi riutilizzabili e una quota quanto più alta possibile di fonti energetiche rinnovabili. Tali criteri si possono ponderare e corredare di prove.

Le FFS affrontano catene di fornitura complesse e globali con quattro misure: identificare i rischi, definire criteri di sostenibilità, creare trasparenza e valutare i fornitori. Identificano continuamente i rischi sociali ed ecologici delle diverse categorie di merci e li integrano nelle strategie d’acquisto. Nell’assegnazione degli appalti pubblici seguono le prescrizioni degli appalti pubblici. Oltre a prezzo e qualità considerano aspetti ecologici e sociali per limitare i costi ambientali causati indirettamente e minimizzare il rischio di violazioni dei diritti del lavoro e dei diritti umani.

La trasparenza è il presupposto per ogni verifica. Le FFS attribuiscono importanza a conoscere i propri fornitori, subfornitori e siti di produzione. In alcune gare d’appalto richiedono che i fornitori divulghino la propria catena di fornitura. Dal 2017 le FFS utilizzano EcoVadis per valutare i fornitori.

Dal punto di vista normativo il quadro si amplia: BDO rimanda ai doveri di diligenza svizzeri, alla rendicontazione CSRD e alla futura CSDDD. Quanto impegnativo possa diventare lo mostra il feedback di Judith Glück, Head Strategic Sourcing, Indirect Materials, Hilti Group AG, citata da BDO: «BDO ci ha supportati nel soddisfare i requisiti della rendicontazione CSRD riguardo alla forza lavoro nella catena del valore e nel prepararci alla futura CSDDD.»

Per la pratica significa: chiarite presto quali obblighi di rendicontazione e requisiti di diligenza valgono per la vostra azienda e le vostre categorie di merci. Derivatene le prove che richiedete dai fornitori. Chi tratta la sostenibilità come un problema di dati – quale indicazione, quale prova, quale scadenza – evita che i requisiti diventino carta senza effetto.

Lo studio di Handelsverband.swiss mostra che la formazione dei fornitori è rara. Vale quindi la pena chiedersi come spiegare i requisiti e svilupparli insieme.

Audit, assessment e rischi della catena di fornitura

Non ogni fornitore necessita di un audit. Le FFS procedono in modo basato sul rischio: in caso di rischio elevato, assessment dei fornitori e/o audit nei siti di produzione dovrebbero fare chiarezza. Se necessario, richiedono uno sviluppo dei fornitori in materia ecologica e sociale. Questo approccio può essere trasferito alle piccole imprese: profondità e forma della verifica si orientano al rischio, non alla routine.

Come regola empirica per la classificazione serve una combinazione di categoria merceologica, regione di origine, profondità di produzione e numero di fasi a monte. Rischio elevato sussiste tipicamente quando i prodotti sono fabbricati in regioni con debole applicazione della legge, quando sono coinvolti molti subfornitori, quando le materie prime sono critiche o quando sono noti rischi per i diritti del lavoro e i diritti umani. Rischio basso esiste piuttosto per servizi prestati localmente, catene di fornitura corte e trasparenti e produttori certificati con controlli dimostrabili.

In caso di rischio elevato sono appropriati assessment basati su questionari, audit in loco nei siti di produzione e la divulgazione della catena di fornitura. In caso di rischio basso bastano certificati, autodichiarazioni e una verifica a campione. È importante che subfornitori e siti di produzione non vengano esclusi: le FFS attribuiscono importanza a conoscerli e in alcune gare d’appalto richiedono la divulgazione della catena di fornitura.

I rischi vanno inseriti nel contratto. Pensate a garanzie sulle condizioni di lavoro, ambiente e diritti umani, a diritti di informazione e verifica, a obblighi di segnalazione in caso di incidenti, a misure correttive con scadenze e a conseguenze in caso di violazioni fino al licenziamento. Altrettanto sensate: regole sui subfornitori, sulla trasmissione dei requisiti nella catena e sulla documentazione dell’origine e dei siti di produzione.

Tenete traccia dei risultati delle verifiche. Un assessment è un’istantanea; decisivo è se le carenze riscontrate vengono eliminate con scadenza e responsabilità. Chi exige miglioramenti senza verificarli perde credibilità – verso il fornitore e internamente.

Decisione, negoziazione e contratto

La matrice di valutazione porta alla decisione di assegnazione. Il processo di selezione prevede le condizioni quadro come quarto passo e la decisione e implementazione come quinto: negoziate e definite le condizioni per la collaborazione, scegliete poi il miglior fornitore e iniziate la collaborazione. La decisione dovrebbe basarsi sul risultato ponderato e motivare le deviazioni, non viceversa.

Non si negozia solo sul prezzo. Punti centrali sono: Total Cost of Ownership durante la durata del contratto, clausole di adeguamento dei prezzi e indicizzazione, condizioni di pagamento e consegna (Incoterms), imballaggio e trasporto, termini di consegna e puntualità, flessibilità di quantità e scadenze nonché riserve di capacità.

Altrettanto importanti sono assicurazione della qualità e diritti: procedure di prova e accettazione, termini di reclamo, fornitura di pezzi di ricambio, service level, documentazione, diritti di proprietà e uso su utensili, modelli e proprietà intellettuale, riservatezza nonché protezione dei dati. Completate con clausole di compliance su sanzioni, corruzione e doveri di diligenza.

Pensate anche alla fine: scenari di uscita, termini di preavviso, supporto nella transizione, restituzione di utensili e dati, fornitura continuativa di pezzi di ricambio nonché regole per il cambio fornitore. Un contratto senza via d’uscita vincola più di quanto molti siano consapevoli.

Va annotato anche ciò che non è negoziabile. Criteri obbligatori e requisiti di compliance non appartengono al tavolo delle trattative, ma alla base contrattuale. Separate nettamente tra margine di manovra nel rapporto prezzo-prestazioni e limiti in materia di diritto, sicurezza e prove.

Onboarding e gestione continua dei fornitori

Con l’assegnazione inizia il Supplier Relationship Management (SRM), la gestione delle relazioni con i fornitori. Comprende la direzione centrale e la registrazione di tutti i dati dei fornitori. L’obiettivo è l’ottimale integrazione dei fornitori nell’azienda e il supporto degli acquisti lungo tutto il processo di approvvigionamento – per così dire Customer Relationship Management al contrario.

Consigli pratici per le PMI fornisce myfactory: registrate e utilizzate tutti i dati dei fornitori in modo centrale. Integrate il software ERP nel sistema telefonico, affinché richieste e informazioni arrivino al posto giusto. Un sistema SRM gestisce le fonti di approvvigionamento e i dati d’acquisto – prodotti disponibili, condizioni di fornitura, informazioni sulla qualità e possibili rischi – e collega fornitore e cliente online.

All’onboarding appartengono la gestione dei dati master, i contatti e le vie di escalation, gli indicatori concordati, i formati di report e i ritmi di revisione. Colloqui regolari su puntualità, qualità, reclami e progetti di miglioramento rendono visibili gli sviluppi prima che diventino problemi.

Lo sviluppo dei fornitori fa parte della relazione. Se i requisiti di sostenibilità o compliance non sono ancora soddisfatti, vale la pena un piano comune con obiettivi e scadenze invece di una separazione immediata. Lo studio di Handelsverband.swiss mostra: la formazione dei fornitori è finora rara, sebbene cooperazione e trasferimento di know-how siano considerati fattori chiave di successo.

Chi pianifica in modo affidabile, negozia in modo equo e condivide la responsabilità lega i buoni fornitori. Questo significa anche: informazioni tempestive sul fabbisogno, scadenze e quantità realistiche, feedback chiari e riconoscimento delle buone prestazioni. Una base di fornitori curata è a lungo termine un vantaggio competitivo – sia in caso di colli di bottiglia sia nelle trattative sui prezzi.

Checklist per la corretta scelta del fornitore

Fonti e indicazioni ulteriori: SECO (accesso al mercato), Handelsverband.swiss (studio «Approvvigionamento sostenibile e catene di fornitura responsabili 2023»), FFS (approvvigionamento sostenibile), BDO (approvvigionamento sostenibile, CSRD, CSDDD), TQM Training & Consulting (fasi della selezione dei fornitori), myfactory (SRM per PMI).