Ordinare le aree di prestazione: criteri per il confronto delle categorie negli acquisti

Perché le categorie senza una griglia comune non sono confrontabili

Negli acquisti convergono aree di prestazione molto diverse: materie prime, componenti tecnici, servizi, beni indiretti. Ogni gruppo merceologico viene gestito da persone differenti, acquistato in base a requisiti specifici e valutato secondo parametri propri. Se ogni gruppo applica la propria logica, il confronto dipende fortemente dalla persona che effettua la valutazione e dal momento in cui questa avviene.

È qui che interviene la valutazione dei fornitori: un processo sistematico che valuta i fornitori prima, durante e dopo la collaborazione sulla base di criteri qualitativi e quantitativi definiti. I criteri vengono stabiliti in anticipo, non caso per caso. Ciò consente un confronto oggettivo dei fornitori, ottimizza la selezione e monitora la qualità dei fornitori attraverso una valutazione continua.

L’utilità di una griglia uniforme risiede meno nella valutazione in sé quanto nella comparabilità: i gruppi merceologici possono essere messi a confronto solo se le stesse grandezze vengono rilevate secondo la stessa logica. Un processo di valutazione strutturato crea una base decisionale affidabile, garantisce il rispetto dei requisiti di qualità e sostiene una catena di approvvigionamento efficiente e stabile.

Senza una tale griglia, l’ordine dei fornitori rimane una questione discrezionale. Con la griglia diventa tracciabile – nei confronti della direzione aziendale, del team acquisti e degli stessi fornitori.

Vantaggi e sfide di una griglia di criteri uniforme negli acquisti

Categorie di criteri come quadro ordinatore

Nella pratica, i criteri della valutazione dei fornitori vengono raggruppati in categorie di criteri. Le categorie centrali includono qualità, affidabilità delle consegne e flessibilità, nonché economicità. Questi raggruppamenti costituiscono il quadro ordinatore in cui classificare le singole metriche.

La letteratura specialistica assegna i singoli criteri in modo largamente coincidente: i criteri di valutazione centrali sono qualità e affidabilità delle consegne, prezzo ed economicità, sostenibilità e standard ambientali, responsabilità sociale e capacità di innovazione. Nella selezione contano inoltre la capacità di fornitura, i tempi di consegna, i costi, la stabilità finanziaria e il rispetto degli standard.

Le categorie fungono da linguaggio comune: un servizio e un materiale di produzione possono essere descritti con gli stessi termini, anche se le metriche sottostanti sono completamente diverse. La qualità per un fornitore significa tasso di reclami, per un altro puntualità nelle consegne – la categoria resta la stessa.

La griglia viene integrata dalla dimensione del rischio. La gestione del rischio dei fornitori distingue cinque categorie di rischio: operativo, finanziario, compliance, geopolitico e dipendenza. Chi include queste dimensioni fin dall’inizio non deve inserirle successivamente in una classifica già definita.

Economicità: prezzo, termini di pagamento e trasparenza dei costi

I criteri economici sono tradizionalmente i più sviluppati negli acquisti. Tipici sono il prezzo d’acquisto, i termini di pagamento, la trasparenza dei prezzi mediante Cost-Break-Down, suggerimenti per la riduzione dei prezzi nonché contratti che comprendono le condizioni quadro della collaborazione. Soprattutto le aziende con margini di profitto ridotti fanno ricorso a questi criteri.

Il Cost-Break-Down è più di una tecnica di negoziazione dei prezzi: scompone il prezzo nelle sue componenti e rende visibile come si compone. In questo modo, un’offerta non diventa confrontabile solo tramite l’importo finale, ma anche attraverso le ipotesi sottostanti. Insieme ai termini di pagamento, si ottiene un’immagine delle effettive condizioni economiche invece di un mero confronto dei prezzi.

Oggi l’economicità non viene più valutata in modo isolato. Approvvigionamento sostenibile significa acquistare prodotti e servizi in modo che soddisfino standard ecologici, sociali ed economici lungo l’intero ciclo di vita. Oltre ai fattori economici, dovrebbero quindi confluirvi anche sostenibilità e standard etici. Il prezzo d’acquisto più basso perde di significatività se entra in conflitto con criteri di qualità e sostenibilità.

Chi gestisce l’economicità come blocco separato dovrebbe definire nella griglia come essa viene compensata con le altre categorie. Altrimenti, nella pratica il prezzo tende sempre a prevalere, indipendentemente dalla ponderazione documentata.

Qualità e affidabilità delle consegne come caratteristiche di prestazione concrete

Per molte aziende la qualità è il fattore più importante nella valutazione dei fornitori. Prodotti di alta qualità presuppongono materiali e servizi di qualità corrispondente. È decisivo non rilevare la qualità come impressione soggettiva, ma attraverso caratteristiche verificabili: certificati, documenti o indicatori dei prodotti forniti.

Criteri di qualità tipici sono le certificazioni, il sistema di gestione della qualità del fornitore (ad esempio secondo ISO 9001), il volume dei reclami e il tasso PPM. Il tasso PPM indica il numero di pezzi difettosi per ogni milione di pezzi forniti. Altri criteri sono il report 8D e CAPA, la qualità nel Production Part Approval Process (PPAP) nonché la raggiungibilità del fornitore.

Il tasso PPM è una caratteristica concreta e direttamente confrontabile: viene calcolato dai dati di consegna, non stimato. La gestione dei reclami può essere operazionalizzata attraverso i tempi di elaborazione e la completezza delle risposte. Per ogni criterio va indicata la fonte del dato.

Accanto alla qualità del prodotto vi sono la logistica e la performance di consegna. Affidabilità delle consegne e flessibilità formano una categoria di criteri propria; affidabilità delle consegne, qualità e puntualità appartengono alle grandezze di valutazione consolidate. In molti gruppi merceologici sono proprio queste caratteristiche a fare la differenza, poiché influenzano direttamente il flusso operativo.

La valutazione non serve solo alla selezione. Deve permettere di individuare precocemente le fluttuazioni, così da correggere direttamente le debolezze e facilitare la scelta di un fornitore alternativo in caso di colli di bottiglia nelle forniture.

Classifica dei criteri fornitori più importanti per priorità negli approvvigionamenti svizzeri

Ordinare la sostenibilità in tre aree di responsabilità

La sostenibilità negli acquisti è spesso considerata un unico requisito vago. Più sensata è la suddivisione in tre aree di responsabilità: la responsabilità ecologica comprende la riduzione delle emissioni di CO₂, il risparmio di risorse e l’economia circolare. La responsabilità sociale riguarda il rispetto dei diritti umani, condizioni di lavoro eque e la prevenzione del lavoro minorile e forzato. La responsabilità etica include la trasparenza nella catena di approvvigionamento, la prevenzione della corruzione e la valutazione dei fornitori.

Esistono punti di riferimento verificabili: autodichiarazioni dei fornitori (Supplier Self-Assessment), certificati esterni e audit o visite in loco. Nel settore ambientale vengono citati ad esempio la certificazione ISO 14001 e il marchio Blauer Engel; per gli standard sociali il marchio Fairtrade fornisce informazioni; altri certificati sono Fair Trade, SA8000 ed EcoVadis. Un sistema Supplier Scorecard aiuta a promuovere miratamente i fornitori sostenibili.

Come quadri normativi servono il Supplier Code of Conduct – un codice di condotta con chiari requisiti per gli standard ambientali e sociali – e la Supplier Due Diligence come verifica accurata dei fornitori. Si aggiunge la Legge tedesca sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento (LkSG) con l’obbligo di dovuta diligenza in materia di diritti umani e ambiente lungo la catena di fornitura. I fornitori selezionati possono essere obbligati a firmare un Code of Conduct. Il rispetto degli standard richiesti può essere verificato tramite audit regolari.

La pressione su questa categoria cresce non solo per convinzione, ma anche a causa della regolamentazione: vengono menzionate la Legge sulla dovuta diligenza nella catena di approvvigionamento (LkSG), il Regolamento sull’deforestazione (EUDR), la Direttiva sul reporting di sostenibilità aziendale (CSRD) e normative internazionali per la protezione del clima come il Green Deal europeo. L’approvvigionamento sostenibile contribuisce anche alla sicurezza dell’approvvigionamento a lungo termine, riduce la dipendenza da determinate risorse e può rafforzare la capacità di innovazione.

Per il confronto delle categorie ciò significa: la sostenibilità necessita di criteri propri con una ponderazione specifica, invece di essere una categoria residuale. Un ulteriore approccio risiede nell’economia circolare, ovvero nel chiudere i cicli dei materiali e aumentare il riutilizzo.

Criteri di rischio e compliance completano il quadro

I rischi non agiscono come caratteristica di prestazione, ma come filtro: possono spostare l’ordine di un’intera categoria. La gestione del rischio dei fornitori distingue cinque categorie di rischio – operativo, finanziario, compliance, geopolitico e dipendenza.

La stabilità finanziaria appartiene ai classici criteri di selezione ed è quindi anche una grandezza di confronto tra fornitori. Altrettanto rilevanti sono le dipendenze: un’alta concentrazione su un unico fornitore, su una regione o su una sede. Le incertezze geopolitiche incidono sulle catene di approvvigionamento senza che il singolo fornitore possa influenzarle.

La compliance è l’area in cui la dimensione del rischio coincide più direttamente con la responsabilità etica: la prevenzione della corruzione e la trasparenza nella catena di approvvigionamento vi sono già ancorate come criteri. Gli appalti pubblici mostrano perché il peso sia elevato. La maggior parte dei casi di corruzione noti nel settore pubblico riguarda gli appalti pubblici. Con metodi sleali si può ottenere che non venga aggiudicata l’offerta economicamente migliore.

Poiché i rischi sono raramente misurabili, dovrebbero confluire nella valutazione precocemente e non essere verificati solo alla fine di una classifica. Chi cerca i rischi solo dopo lo scoring, nel peggiore dei casi deve scartare nuovamente la classifica. I criteri di rischio appartengono quindi come dimensione propria alla griglia – ad esempio nell’ambito di una valutazione dei rischi che includa i rischi ESG.

Ponderazione e scoring: dalle categorie alla classifica

Le categorie diventano rilevanti per le decisioni solo quando vengono ponderate diversamente per ogni gruppo merceologico. Un servizio con alto rischio di indisponibilità necessita di ponderazioni diverse rispetto a un materiale standard che diversi fornitori offrono a condizioni simili. La ponderazione è il punto in cui diventa visibile la strategia del gruppo merceologico.

Metodi tipici per l’aggregazione sono modelli di valutazione a punti e scoring, analisi ABC, audit e questionari, Balanced Scorecard nonché valutazioni dei rischi inclusi i rischi ESG. A seconda delle necessità, questi procedimenti possono essere combinati. L’approccio è ovunque simile: definire i criteri, stabilire una scala di valutazione, assegnare pesi, rilevare i punteggi per ogni criterio e condensarli in un valore totale.

L’analisi ABC ordina i gruppi merceologici in base alla loro importanza ed è adatta per la domanda preliminare su dove effettuare valutazioni onerose. Lo scoring risponde successivamente alla domanda sulla classifica all’interno del gruppo.

Decisiva è la tracciabilità: uno score deve poter spiegare perché un fornitore precede un altro. Ciò include la fonte dei dati per ogni criterio, il momento del rilevamento e le regole per la gestione dei valori mancanti. Un modello che emette solo numeri senza derivazione sposta la decisione dal piano sostanziale a quello metodologico.

Per il confronto delle categorie ciò significa: la ponderazione viene documentata e motivata per ogni gruppo merceologico. Così resta visibile che un fornitore non è generalmente il migliore, ma lo è per questo gruppo merceologico con queste priorità.

Passi per costruire un processo sistematico di valutazione dei fornitori

Dalla griglia di criteri alla gestione dei gruppi merceologici

Una griglia di criteri resta inefficace se serve solo alla selezione. L’utilità nasce dal collegamento con la gestione dei fornitori: selezione e valutazione dei fornitori basate su criteri di sostenibilità, autodichiarazioni dei fornitori, certificati esterni, audit e visite in loco vanno di pari passo. Dai risultati derivano misure nello sviluppo dei fornitori, nel codice di condotta e nel miglioramento continuo.

Una gestione dei gruppi merceologici aiuta a controllare miratamente questo processo. La classificazione sistematica dei gruppi merceologici secondo criteri ecologici e sociali rende visibili alternative ecologiche che possono essere acquistate preferenzialmente. Per i prodotti strategici si possono selezionare miratamente fornitori sostenibili e integrarli nei processi di gestione dei fornitori. L’approvvigionamento sostenibile è un processo continuo che viene sviluppato annualmente.

In Svizzera, gli appalti pubblici pongono accenti propri sin dalla revisione della Legge federale sugli appalti pubblici. Secondo il giudizio dell’Associazione svizzera degli imprenditori edili, questa revisione ha avviato il cambiamento di paradigma: qualità, sostenibilità ed economicità a lungo termine stanno da allora sullo stesso piano del prezzo. Dal 2021 la sostenibilità ecologica, sociale ed economica deve essere considerata vincolantemente, specialmente nei progetti edilizi complessi. Centrale è la promozione dell’economia circolare.

La quota di gare d’appalto orientate alla sostenibilità raggiunge, secondo lo stesso articolo, più di un terzo. È quindi superiore all’anno precedente, ma rimane suscettibile di miglioramenti soprattutto a livello cantonale e comunale.

Alcuni Cantoni sono considerati pionieri: il Canton Berna sostiene i suoi comuni nelle gare d’appalto sostenibili, il Canton Zurigo si è posto ambiziosi obiettivi di sostenibilità e Basilea Città ha ancorato legalmente la rilevanza dei criteri ecologici. L’SBV ha sviluppato insieme a Infra Suisse la Toolbox Sostenibilità, una piattaforma web-based che supporta le autorità aggiudicatrici con spiegazioni e riferimenti.

L’importanza economica è considerevole. La somma totale delle spese sostenute da comuni, Cantoni e Confederazione per l’acquisto di costruzioni, beni e servizi corrisponde, secondo Transparency Switzerland, a circa il 25 percento della spesa pubblica totale e all’8 percento del prodotto interno lordo. Proprio lì si mostra perché una griglia di criteri uniforme è più di una formalità: rende i confronti solidi e riduce lo spazio per decisioni non giustificabili oggettivamente.

Per gli acquisti nelle imprese e nelle amministrazioni ne deriva lo stesso procedimento: definire le categorie, ponderarle per gruppo merceologico, documentare i risultati e derivarne misure. La griglia non è quindi la fine del confronto, ma la base per il controllo.

Dati sull’approvvigionamento sostenibile in Svizzera