Structurer les catégories d’achat: critères pour une comparaison objective

Pourquoi les catégories ne sont pas comparables sans grille commune

Dans les achats, des domaines de prestation très différents se côtoient: matières premières, pièces techniques, services, biens indirects. Chaque groupe de marchandises est géré par des personnes différentes, acheté selon ses propres exigences et évalué selon ses propres critères. Si chaque groupe apporte sa propre logique, la comparaison dépend fortement de la personne qui évalue et du moment choisi.

C’est ici qu’intervient l’évaluation des fournisseurs: un processus systématique qui juge les fournisseurs avant, pendant et après la collaboration sur la base de critères qualitatifs et quantitatifs définis à l’avance. Les critères sont définis préalablement, non au cas par cas. Cela permet une comparaison objective des fournisseurs, optimise la sélection et surveille la qualité des fournisseurs grâce à une évaluation continue.

L’utilité d’une grille uniforme réside moins dans l’évaluation elle-même que dans la comparabilité: les groupes de marchandises ne peuvent être mis en parallèle que si les mêmes grandeurs sont relevées selon la même logique. Un processus d’évaluation structuré crée une base de décision fiable, garantit les exigences de qualité et soutient une chaîne d’approvisionnement efficace et stable.

Sans une telle grille, le classement des fournisseurs reste une question d’appréciation. Avec une grille, il devient compréhensible et traçable – vis-à-vis de la direction, de l’équipe achats et des fournisseurs eux-mêmes.

Avantages et défis d’une grille de critères uniforme dans les achats

Les catégories de critères comme cadre d’organisation

En pratique, les critères d’évaluation des fournisseurs sont regroupés en catégories de critères. Les catégories centrales incluent la qualité, la fiabilité des livraisons et la flexibilité, ainsi que la rentabilité. Ces regroupements constituent le cadre d’organisation dans lequel s’insèrent les indicateurs individuels.

La littérature spécialisée attribue largement les mêmes critères individuels: les critères d’évaluation centraux sont la qualité et la fiabilité des livraisons, le prix et la rentabilité, la durabilité et les normes environnementales, la responsabilité sociale ainsi que la capacité d’innovation. Lors de la sélection, entrent également en jeu la capacité de livraison, les délais de livraison, les coûts, la stabilité financière et le respect des normes.

Les catégories servent de langage commun: un service et un matériau de production peuvent être décrits avec les mêmes termes, même si les indicateurs sous-jacents sont totalement différents. La qualité signifie pour un fournisseur le taux de réclamations, pour un autre le respect des délais – la catégorie reste la même.

La grille est complétée par la dimension risque. La gestion des risques fournisseurs distingue cinq catégories de risque: opérationnel, financier, conformité (compliance), géopolitique et dépendance. Celui qui intègre ces dimensions dès le départ n’a pas besoin de les intégrer a posteriori dans un classement déjà établi.

Rentabilité: prix, délai de paiement et transparence des coûts

Les critères économiques sont traditionnellement les mieux développés dans les achats. Typiques sont le prix d’achat, le délai de paiement, la transparence des prix via le Cost-Break-Down, les suggestions de réduction des prix ainsi que les contrats englobant les conditions cadres de la collaboration. Les entreprises aux marges bénéficiaires faibles s’appuient particulièrement sur ces critères.

Le Cost-Break-Down est plus qu’une technique de négociation des prix: il décompose le prix en ses composants et rend visible sa structure. Ainsi, une offre n’est pas seulement comparable par le montant final, mais aussi par les hypothèses sous-jacentes. Combiné au délai de paiement, cela donne une image des conditions économiques réelles plutôt qu’une simple comparaison des prix.

Aujourd’hui, la rentabilité n’est plus jugée de manière isolée. L’achat durable signifie approvisionner produits et services de manière à ce qu’ils répondent aux normes écologiques, sociales et économiques sur tout leur cycle de vie. Outre les facteurs économiques, la durabilité et les normes éthiques doivent donc être intégrées. Le prix d’achat le plus bas perd de sa pertinence s’il entre en conflit avec des critères de qualité et de durabilité.

Celui qui traite la rentabilité comme un bloc distinct doit indiquer dans la grille comment elle est compensée avec les autres catégories. Sinon, le prix l’emporte pratiquement toujours dans les faits – indépendamment de la pondération documentée.

Qualité et fiabilité des livraisons comme critères de performance tangibles

Pour de nombreuses entreprises, la qualité est le facteur le plus important dans l’évaluation des fournisseurs. Des produits de haute qualité présupposent des matériaux et des services de qualité correspondante. Il est décisif de ne pas évaluer la qualité comme une impression, mais via des caractéristiques vérifiables: certificats, documents ou indicateurs clés des produits livrés.

Les critères de qualité typiques sont les certifications, le système de management de la qualité du fournisseur (par exemple selon ISO 9001), le volume de réclamations et le taux PPM. Le taux PPM correspond au nombre de pièces défectueuses par million de pièces livrées. D’autres critères incluent le rapport 8D et CAPA, la qualité dans le processus d’approbation des pièces de production (PPAP) ainsi que la joignabilité du fournisseur.

Le taux PPM est une caractéristique tangible, directement comparable: il est calculé à partir des données de livraison, non estimé. La gestion des réclamations peut être opérationnalisée via le délai de traitement et l’exhaustivité des retours. Pour chaque critère, il convient d’indiquer la source des chiffres.

À côté de la qualité produit se trouvent la logistique et la performance de livraison. La fiabilité des livraisons et la flexibilité forment une catégorie de critères propre; la fiabilité des livraisons, la qualité et le respect des délais font partie des grandeurs d’évaluation établies. Pour de nombreux groupes de marchandises, ce sont précisément ces caractéristiques qui font la différence, car elles influencent directement le déroulement des opérations.

L’évaluation ne sert pas uniquement à la sélection. Elle doit permettre de détecter précocement les fluctuations, afin de corriger directement les points faibles et de faciliter le choix d’un fournisseur alternatif en cas de goulets d’étranglement.

Classement des principaux critères fournisseurs par priorité dans les achats suisses

Structurer la durabilité en trois domaines de responsabilité

La durabilité dans les achats est souvent perçue comme une exigence unique et floue. Il est plus judicieux de la diviser en trois domaines de responsabilité: La responsabilité écologique comprend la réduction des émissions de CO₂, l’économie des ressources et l’économie circulaire. La responsabilité sociale concerne le respect des droits de l’homme, des conditions de travail équitables ainsi que la prévention du travail des enfants et du travail forcé. La responsabilité éthique englobe la transparence dans la chaîne d’approvisionnement, la prévention de la corruption et l’évaluation des fournisseurs.

Des points d’ancrage vérifiables existent: auto-évaluations des fournisseurs (Supplier Self-Assessment), certificats externes et audits ou visites sur site. Dans le domaine environnemental, on cite par exemple la certification ISO 14001 et le label Ange Bleu; pour les normes sociales, le label Fairtrade fournit des indications; d’autres certificats sont Fair Trade, SA8000 et EcoVadis. Un système de Supplier Scorecard aide à promouvoir ciblé les fournisseurs durables.

Les règles de référence sont le Code de conduite des fournisseurs – un code de comportement avec des exigences claires en matière de normes environnementales et sociales – et la diligence raisonnable envers les fournisseurs (Supplier Due Diligence) en tant qu’examen approfondi des fournisseurs. S’y ajoute la Loi sur le devoir de vigilance en matière de chaînes d’approvisionnement (LkSG) avec l’obligation de diligence en matière de droits de l’homme et d’environnement tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Les fournisseurs sélectionnés peuvent être contraints de signer un code de conduite. Le respect des normes exigées peut être vérifié lors d’audits réguliers.

La pression sur cette catégorie augmente non seulement par conviction, mais aussi par réglementation: on cite la Loi sur le devoir de vigilance en matière de chaînes d’approvisionnement (LkSG), le Règlement sur la déforestation (EUDR), la Directive sur le reporting de durabilité des entreprises (CSRD) et les réglementations internationales sur la protection du climat comme le Pacte vert européen. L’achat durable contribue également à la sécurité d’approvisionnement à long terme, réduit la dépendance à certaines ressources et peut renforcer la capacité d’innovation.

Pour la comparaison des catégories, cela signifie: la durabilité nécessite ses propres critères avec sa propre pondération, plutôt qu’une catégorie résiduelle. Une autre approche réside dans l’économie circulaire – c’est-à-dire fermer les cycles de matériaux et augmenter la réutilisation.

Les critères de risque et de conformité complètent le tableau

Les risques n’agissent pas comme une caractéristique de performance, mais comme un filtre: ils peuvent déplacer le classement d’une catégorie entière. La gestion des risques fournisseurs distingue cinq catégories de risque – opérationnel, financier, conformité, géopolitique et dépendance.

La stabilité financière fait partie des critères de sélection classiques et constitue donc aussi une grandeur de comparaison entre fournisseurs. Les dépendances sont également pertinentes: une forte concentration sur un seul fournisseur, une région ou un site. Les incertitudes géopolitiques affectent les chaînes d’approvisionnement sans que le fournisseur individuel n’ait d’influence là-dessus.

La conformité est le domaine où la dimension risque coïncide le plus directement avec la responsabilité éthique: la prévention de la corruption et la transparence dans la chaîne d’approvisionnement y sont déjà ancrées comme critères. Les marchés publics montrent pourquoi le poids est élevé. La plupart des cas de corruption connus aujourd’hui dans le secteur public concernent les marchés publics. Des méthodes déloyales peuvent faire en sorte que ce n’est pas l’offre économiquement la plus avantageuse qui remporte le marché.

Comme les risques sont rarement mesurables, ils devraient intervenir tôt dans l’évaluation et non être examinés seulement à la fin d’un classement. Celui qui cherche les risques seulement après le scoring doit, dans le pire des cas, rejeter à nouveau le classement. Les critères de risque appartiennent donc en tant que dimension propre à la grille – par exemple dans le cadre d’une évaluation des risques incluant les risques ESG.

Pondération et scoring: faire des catégories un classement

Les catégories ne deviennent pertinentes pour la décision que lorsqu’elles sont pondérées différemment selon le groupe de marchandises. Un service avec un risque élevé de panne nécessite d’autres pondérations qu’un matériau standard que plusieurs fournisseurs livrent à des conditions similaires. La pondération est l’endroit où la stratégie du groupe de marchandises devient visible.

Les méthodes typiques pour l’agrégation sont les modèles de notation et de scoring, les analyses ABC, les audits et questionnaires, les Balanced Scorecards ainsi que les évaluations des risques incluant les risques ESG. Selon les besoins, ces procédures peuvent être combinées. La démarche est partout similaire: définir les critères, définir une échelle d’évaluation, attribuer des poids, relever les points par critère et les condenser en une valeur totale.

L’analyse ABC classe les groupes de marchandises selon leur importance et convient pour la question préalable de savoir où une évaluation coûteuse est nécessaire. Le scoring répond ensuite à la question du classement au sein du groupe.

Décisive est la traçabilité: un score doit pouvoir expliquer pourquoi un fournisseur est placé devant un autre. Cela inclut la source des données par critère, le moment de la collecte et les règles pour traiter les valeurs manquantes. Un modèle qui ne fait que sortir des chiffres, mais sans dérivation, déplace simplement la décision du niveau factuel vers la méthode.

Pour la comparaison des catégories, cela signifie: la pondération est documentée et justifiée par groupe de marchandises. Ainsi, il reste visible qu’un fournisseur n’est pas généralement meilleur, mais pour ce groupe de marchandises avec ces priorités.

Étapes pour mettre en place un processus systématique d’évaluation des fournisseurs

De la grille de critères à la pilotage des groupes de marchandises

Une grille de critères reste inefficace si elle sert uniquement à la sélection. L’utilité naît de la liaison avec le management des fournisseurs: la sélection et l’évaluation des fournisseurs sur la base de critères de durabilité, les auto-évaluations des fournisseurs, les certificats externes, les audits et les visites sur site vont ensemble. Les résultats entraînent des mesures dans le développement des fournisseurs, le code de conduite et l’amélioration continue.

Un management par groupe de marchandises aide à piloter ce processus de manière ciblée. La classification systématique des groupes de marchandises selon des critères écologiques et sociaux rend visibles les alternatives écologiques, qui peuvent être achetées en priorité. Pour les produits stratégiques, on peut sélectionner délibérément des fournisseurs durables et les intégrer dans les processus de management des fournisseurs. L’achat durable est un processus continu, développé annuellement.

En Suisse, les marchés publics mettent leurs propres accents depuis la révision de la Loi fédérale sur les marchés publics. Selon l’Association suisse des entrepreneurs et maîtres constructeurs, cette révision a initié le changement de paradigme: la qualité, la durabilité et la rentabilité à long terme sont désormais à égalité avec le prix. Depuis 2021, la durabilité écologique, sociale et économique doit être prise en compte de manière obligatoire, en particulier pour les projets de construction complexes. La promotion de l’économie circulaire est centrale.

La part des appels d’offres orientés vers la durabilité atteint, selon le même article, plus d’un tiers. Elle est donc plus élevée que l’année précédente, mais reste perfectible, en particulier au niveau cantonal et communal.

Certains cantons sont considérés comme des pionniers: le canton de Berne soutient ses communes dans les appels d’offres durables, le canton de Zurich s’est fixé des objectifs de durabilité ambitieux, et Bâle-Ville a ancré légalement la pertinence des critères écologiques. L’ASEM a développé conjointement avec Infra Suisse la Toolbox Durabilité, une plateforme web qui soutient les autorités adjudicatrices avec des explications et des références.

L’importance économique est considérable. Le montant total des fonds dépensés par les communes, les cantons et la Confédération pour l’acquisition de bâtiments, de biens et de services correspond, selon Transparency Switzerland, à environ 25 pour cent des dépenses publiques totales et à 8 pour cent du produit intérieur brut. C’est précisément là que se montre pourquoi une grille de critères uniforme est plus qu’une formalité: elle rend les comparaisons robustes et réduit la marge de manœuvre pour des décisions non justifiables objectivement.

Pour les achats dans les entreprises et les administrations, il en découle la même procédure: définir les catégories, pondérer par groupe de marchandises, documenter les résultats et en déduire des mesures. La grille n’est donc pas la fin de la comparaison, mais la base du pilotage.

Chiffres sur l’achat durable en Suisse