Champs obligatoires pour les profils fournisseurs : liste de contrôle pour les achats

Les champs obligatoires comme fondement des données maîtres fournisseurs

L'absence de champs obligatoires clairement définis engendre un travail supplémentaire : les informations sont demandées par e-mail, l'homologation du fournisseur est retardée et le traitement des contrats et des formalités douanières est entravé. Une lacune ne devient critique que lorsqu'elle ne peut plus être corrigée – lors de la déclaration d'exportation, du dédouanement ou en cas de réclamation. Celui qui définit les champs avant l'intégration (onboarding) évite qu'un même fournisseur soit enregistré trois fois et évalué différemment à deux reprises.

procure.ch décrit son offre de services «Droit et contrats dans les achats» comme un savoir pratique destiné aux acheteurs pour la rédaction de contrats et la gestion des transactions. Pour les entreprises, cela peut se traduire par une sécurité juridique, une augmentation de l'efficacité et une réduction des coûts. La formation de départements achats entiers contribue à minimiser les risques et à réaliser des économies. Cela suppose que les champs de données soient définis avant la création du fournisseur.

La liste de contrôle répartit les champs obligatoires en cinq blocs : identification, données relatives aux marchandises et aux douanes, origine, conformité (compliance) et contrat. Pour chaque bloc, on distingue les informations fournies par le fournisseur de celles gérées par le service achats lui-même.

Les données commerciales de base font partie de cette même saisie : numéro IDE, numéro TVA, coordonnées bancaires (IBAN), conditions de paiement, délais de paiement, devise, prix avec validité, Incoterms et délai de livraison. Elles sont collectées conjointement avec les champs douaniers, d'origine et de conformité, et non a posteriori. La liste de contrôle nomme chaque champ explicitement.

Identification du fournisseur : raison sociale, siège, forme juridique

Le bloc d'identification comprend au minimum : la raison sociale complète, l'adresse, le siège, la forme juridique, une personne de contact désignée pour les achats et une autre pour la comptabilité – chacune avec sa fonction, son e-mail et son numéro de téléphone. La raison sociale est saisie telle qu'elle figure au registre du commerce. Les dénominations commerciales ou abrégées divergentes sont placées dans un champ supplémentaire afin que la commande, la facture et le contrat mentionnent la même personne morale. La forme juridique détermine quelles personnes sont habilitées à signer valablement ; ces signataires autorisés doivent figurer en tant que champ dans le profil.

Le siège est plus qu'une simple formalité. Le guide d'exportation/importation de la Chambre économique du Tyrol précise que des permis d'importation sont requis pour divers produits alimentaires – par exemple la viande. Ceux-ci ne sont délivrés qu'aux personnes ou entreprises ayant leur domicile ou leur siège social en Suisse. Il en découle deux champs obligatoires : «Siège en Suisse : oui/non» ainsi que le titulaire du permis, s'il n'est pas identique à l'émetteur de la facture.

Il en va de même pour les marchandises contingentées. Selon la Chambre économique du Tyrol, les contingents tarifaires ont remplacé les licences d'importation auparavant nécessaires pour les « marchandises sensibles » (principalement les denrées alimentaires). En dehors de ces contingents, les droits de douane sont généralement très élevés. Le service achats doit donc savoir si son fournisseur est titulaire de contingent et si la marchandise est livrée dans le cadre ou en dehors d'un contingent ; cette information figure au même endroit dans le profil que les permis et les indications sur le siège.

Le taux d'utilisation d'un contingent peut être clarifié à l'avance : selon la Chambre économique du Tyrol, il peut être consulté auprès du Centre for Trade and Investment Zurich & Bern. La date de vérification appartient au même champ. Ainsi, on sait rapidement si la marchandise peut encore être livrée dans le cadre d'un contingent.

Deux caractéristiques issues des registres s'ajoutent au bloc d'identification : le numéro d'entreprise suisse (IDE) et le numéro TVA. Lors de l'intégration, tous deux sont comparés à un extrait du registre du commerce afin que le profil mentionne la même personne morale que l'inscription au registre. Si l'un de ces deux champs manque, la facture ne peut pas être vérifiée.

Données relatives aux marchandises et aux douanes par fournisseur et par position

Pour les achats transfrontaliers, le numéro tarifaire à huit chiffres est obligatoire. La fiche d'information « Export vers la Suisse » de la CCI la cite comme document qui doit être tenu prêt lors de la déclaration d'exportation. Elle est gérée par position, et non par fournisseur. Un fournisseur avec vingt articles nécessite vingt numéros tarifaires, voire plusieurs numéros par article.

Les indications de poids sont décisives en Suisse. Selon la Chambre économique du Tyrol, le pays utilise le « Système harmonisé de désignation et de codification des marchandises » et a structuré le dédouanement sur un système de droits de douane au poids.

Les droits de douane au poids sont calculés sur le poids brut. Celui-ci comprend le poids propre de la marchandise ainsi que le poids de l'emballage, du matériel de calage et des supports sur lesquels la marchandise est fixée. Les champs obligatoires sont donc le poids brut et le poids net par position, ainsi que le type d'emballage.

Le type d'emballage n'est pas un détail. Selon la Chambre économique du Tyrol, les marchandises non emballées et celles dont l'emballage n'offre pas une protection suffisante contre les dommages liés au transport, c'est-à-dire qui ne sont pas emballées selon les usages du commerce, sont soumises à une majoration pour tare, calculée sur la base du poids net. Le champ «Emballage conforme aux usages du transport : oui/non» permet d'éviter que cette majoration ne soit constatée qu'au moment de la liquidation douanière.

Un quatrième groupe de champs concerne les indications relatives au dédouanement ou au stockage. Les marchandises dont la destination finale est incertaine, les biens fortement taxés ou les marchandises soumises à des contingents peuvent être stockées temporairement – parfois pour une durée limitée, parfois indéfiniment – sans être dédouanées ni acquittées, dans un entrepôt douanier ou un entrepôt douanier public. Le droit douanier suisse n'autorise pas les zones franches (zones franches douanières, ports francs) où les marchandises non dédouanées pourraient être transformées artisanalement ou industriellement. Le profil doit donc pouvoir distinguer entre entrepôt douanier et entrepôt douanier public.

Le bloc comprend donc par position : numéro tarifaire, poids brut, poids net, type d'emballage, emballage conforme aux usages du transport oui/non, régime douanier ainsi qu'indication de dédouanement ou de stockage. Ces indications sont saisies par position, et non une seule fois par fournisseur.

Règles douanières et commerciales : informations clés pour la Suisse

Origine, preuve d'origine et obligations de preuve

Une même marchandise est évaluée différemment selon le destinataire. Comme Douana le souligne avec l'exemple d'une pièce en acier fondue en Turquie et substantiellement transformée en Suisse, plusieurs définitions de l'origine coexistent aujourd'hui et aboutissent à des résultats différents pour un même produit. Pour le profil fournisseur, cela signifie que les données d'origine ne sont pas saisies une seule fois, mais par marché et par type de preuve.

Pour l'origine préférentielle, Douana indique que les règles spécifiques aux accords s'appliquent – transformation minimale et listes de règles par numéro tarifaire –, définies pour chaque accord de libre-échange. L'origine préférentielle peut donc varier d'un partenaire de libre-échange à l'autre. La Chambre économique du Tyrol ajoute, pour l'importation en Suisse, qu'il existe une franchise de douane pour les marchandises industrielles et artisanales dont l'origine UE est prouvée, dans le cadre de l'accord de libre-échange UE-AELE. Champs obligatoires : accord de libre-échange, origine préférentielle oui/non, preuve de préférence et sa validité.

Pour l'origine non préférentielle, la Suisse applique ses propres règles et ses propres preuves. Le certificat d'origine est délivré par la chambre de commerce régionale, sous la surveillance de l'AFC. Douana met expressément en garde contre une méprise fréquente : celui qui a correctement déterminé l'origine non préférentielle suisse ne satisfait pas pour autant aux exigences de l'UE. L'UE utilise ses propres règles à l'article 60 du code des douanes de l'Union (« dernière transformation ou ouvraison substantielle, économiquement justifiée »), avec des listes de règles à l'annexe 22-01 pour de nombreux produits.

Les résultats peuvent diverger : une même pièce peut avoir l'origine CH selon le droit suisse, mais l'origine des matières premières selon le droit de l'UE. Un certificat d'origine suisse ne doit donc pas être transmis machinalement à l'importateur européen.

Pour le marketing et l'étiquetage s'ajoutent les indications Swissness : réglementées par la loi sur la protection des marques et supervisées par l'Institut fédéral de la propriété intellectuelle (IPI). Selon les seuils rapportés par Douana, au moins 60 % des coûts de fabrication en Suisse (produits industriels) ou 80 % du poids des matières premières (denrées alimentaires) sont requis, associés à une transformation essentielle en Suisse. En mars 2026, l'IPI a assoupli la pratique, permettant ainsi l'utilisation de termes comme « Swiss Engineering » et « Swiss Research » sous des conditions strictes, même en cas de production à l'étranger. Les champs obligatoires dans le profil sont donc : pays d'origine, type d'origine, preuves disponibles, validité et autorité émettrice compétente.

Pour la saisie, cela signifie que le pays d'origine, le type d'origine, l'accord de libre-échange concerné, l'origine préférentielle oui/non, le type de preuve, la validité et l'autorité émettrice sont gérés par position et par marché cible. L'autorité émettrice est la chambre de commerce régionale pour les certificats d'origine.

Différences entre origine préférentielle et non préférentielle (Suisse)

Champs de conformité : code de conduite, avantages, conflits d'intérêts

Le service achats doit distinguer l'entretien des relations professionnelles de l'influence indue. Le séminaire EIZ « Conflits d'intérêts : Droit & Best Practice IV » (2026) formule la question directrice ainsi : la frontière entre l'entretien licite des relations et l'influence illicite est souvent ténue. Les avantages tels que les cadeaux, les invitations ou d'autres formes de libéralités visent à influencer l'exercice du pouvoir discrétionnaire des décideurs dans l'intérêt de la personne qui les offre.

Dans ce contexte, le descriptif du séminaire demande si la « bonne bouteille de vin offerte à l'acheteur du client » constitue un acte d'entretien des relations. Ou s'il s'agit d'« acheter » la faveur du collaborateur concerné en vue de futures affaires. Il interroge également sur les invitations de clients et de fournisseurs à des événements culturels ou sportifs luxueux.

La conséquence juridique doit être reflétée dans le profil : la corruption de fonctionnaires et de personnes privées (volet actif) ainsi que la corruption passive (volet passif) sont punissables et comportent des risques non négligeables pour les entreprises. Selon l'événement EIZ (2026), les entreprises doivent garantir, grâce à une gestion adéquate de la conformité anti-corruption, que leurs collaborateurs respectent les prescriptions légales, un éventuel code de conduite ainsi que les directives internes concrétisantes. Cette obligation s'étend à la relation avec les fournisseurs : le code de conduite reconnu du fournisseur, la confirmation datée et l'interlocuteur pour les questions de conformité doivent figurer dans le profil.

Des sources de conflit internes proviennent des modèles de rémunération et d'indemnisation. L'événement EIZ de 2025 sur les conflits d'intérêts cite, pour la vente de produits financiers et d'assurance, les rétrocessions (problématique des rétrocessions) et les activités de courtage multiple comme des configurations où des conflits d'intérêts surgissent en raison de la structure de la distribution ou du modèle de rémunération utilisé. Pour les achats, il en résulte un champ « Déclaration des modèles d'indemnisation et de rémunération » ainsi qu'une réponse déclarée à la question de savoir s'il existe des conflits d'intérêts pour le fournisseur. Des preuves de formations et leur date clôturent le bloc.

Le bloc de conformité contient donc les champs suivants : code de conduite reconnu, confirmation datée, interlocuteur pour les questions de conformité, conflits d'intérêts oui/non, déclaration des modèles d'indemnisation et de rémunération, preuve de formation avec date.

Intégrer les données contractuelles et les contrats-cadres dans le profil

procure.ch met à disposition un contrat-cadre d'achat pour la livraison de produits comme modèle de contrat. Selon l'association, ce contrat-cadre réutilisable assure la sécurité juridique et l'efficacité lors de la conclusion de contrats fournisseurs, tout en minimisant les risques pour l'entreprise. Une entreprise y règle, entre autres, les questions de responsabilité, les exigences de qualité et les modalités de livraison selon ses souhaits. Le modèle coûte CHF 300.– (hors TVA) pour les non-membres et CHF 250.– (hors TVA) pour les entreprises membres.

Pour les prestations de services récurrentes, procure.ch propose également un modèle pour la fourniture de prestations d'ingénierie, de développement et de support technique, également à CHF 300.– (hors TVA) pour les non-membres et CHF 250.– (hors TVA) pour les entreprises membres. Il s'adresse aux entreprises qui achètent régulièrement ce type de prestations et préfèrent disposer d'un cadre commercial et juridique de base. Une fois convenu, des commandes peuvent être exécutées et des mandats attribués sous ce cadre. Le profil nécessite donc un champ pour le lien avec le contrat-cadre sous lequel la commande individuelle est passée.

Pour les outillages, un type de contrat spécifique s'ajoute. procure.ch constate que la gestion des outillages pose aussi des défis juridiques à de nombreuses entreprises. En l'absence de contrat d'outillage, des litiges et des dommages surviennent souvent. Il n'est pas clair, par exemple, à qui appartient la propriété des outillages utilisés, comment et par qui ils doivent être entretenus et maintenus, et sous quelles conditions ils peuvent être repris.

En conséquence, la propriété, l'entretien, la maintenance et les conditions de restitution doivent être gérés en tant que champs obligatoires dès lors que des outillages sont impliqués.

Le bloc contractuel contient en outre la durée et les modalités de résiliation, les exigences de qualité convenues et les modalités de livraison, ainsi que le service interne responsable du contrat. Dans le profil, il faut distinguer ce que le fournisseur apporte lors de l'intégration – partenaire contractuel, signataires autorisés, code applicable – et ce que le service achats gère lui-même : numéro de contrat, lien avec le contrat-cadre, données de durée, statut d'homologation.

Les champs commerciaux figurent dans le même bloc : coordonnées bancaires (IBAN), conditions de paiement, délai de paiement, devise, prix, validité du prix, Incoterms, délai de livraison et disponibilité. Les modalités de livraison sont réglées par le contrat-cadre d'achat de procure.ch selon les souhaits de l'entreprise ; le profil doit donc les gérer en tant que champ. Sans ces indications, ni une commande ni une facture ne peuvent être vérifiées.

Liste de contrôle et maintenance continue des champs obligatoires

L'ordre de vérification suit le risque. Vient d'abord l'identification : raison sociale, siège, forme juridique, personnes de contact, siège en Suisse. Suivent ensuite les données relatives aux marchandises et aux douanes : numéro tarifaire à huit chiffres, poids brut et net, type d'emballage, indication de dédouanement ou de stockage.

Puis l'origine : pays d'origine, type d'origine, preuves, validité, autorité émettrice. Suit la conformité : confirmation du code avec date, interlocuteur, déclaration des conflits d'intérêts et des modèles de rémunération. Enfin viennent les données contractuelles.

Les blocs 1 et 2 appartiennent au profil sous forme de liste à cocher. Identification : raison sociale, adresse, siège, forme juridique, IDE, numéro TVA, personne de contact achats, personne de contact comptabilité, signataires autorisés, siège en Suisse, titulaire du permis, titulaire de contingent. Marchandises et douane : numéro tarifaire, poids brut, poids net, type d'emballage, emballage conforme aux usages du transport, indication de dédouanement ou de stockage.

Il en va de même pour les blocs 3 et 4. Origine : pays d'origine, type d'origine, accord de libre-échange, origine préférentielle, preuve de préférence, validité, autorité émettrice, marché cible par position. Conformité : code de conduite, confirmation avec date, interlocuteur, conflits d'intérêts, modèles d'indemnisation et de rémunération, preuve de formation avec date.

Le bloc 5 clôt les champs commerciaux : numéro de contrat, lien avec le contrat-cadre, durée, modalités de résiliation, statut d'homologation, IBAN, conditions de paiement, délai de paiement, devise, prix, validité du prix, Incoterms, délai de livraison.

La vérification est effectuée de manière collaborative : le service achats compare le numéro tarifaire et les poids avec les documents d'offre, le service conformité vérifie la confirmation du code, le responsable contractuel vérifie la durée et le lien avec le contrat-cadre.

Le rythme de maintenance doit être lié à des événements, et non aux années civiles : nouvelle création, changement de forme juridique ou de siège, nouvelle position dans l'assortiment, expiration d'une preuve d'origine ou d'un permis, prolongation de contrat. Chaque champ nécessite un propriétaire au sein du service achats, sinon la maintenance reste accrochée à la personne qui pose actuellement la question.

Les exigences en matière de données dépendent du marché cible. Douana formule la conséquence pour la pratique ainsi : un collaborateur doit savoir quelles données il doit conserver pour quel marché – origine préférentielle pour les accords de libre-échange, origine non préférentielle pour les certificats d'origine, Swissness pour l'étiquette et le marketing. Le profil devrait donc gérer le marché cible par position et rendre visible la logique d'origine requise dans chaque cas.

Pour la maintenance, chaque champ obligatoire est géré avec sa source, sa date de vérification et son statut. Lors d'une nouvelle création, la liste de contrôle est entièrement parcourue ; en cas de modifications, seuls les champs concernés sont mis à jour. Ainsi, on peut retracer quelle indication a été confirmée quand et par qui.