Pflichtfelder für Lieferantenprofile: Checkliste für den Einkauf

Pflichtfelder als Fundament der Lieferantenstammdaten

Fehlen verbindlich definierte Pflichtfelder, entsteht Nacharbeit: Angaben werden per E-Mail nachgefragt, die Freigabe des Lieferanten verzögert sich, Vertrags- und Zollabwicklung stocken. Kritisch wird eine Lücke erst dort, wo sie sich nicht mehr korrigieren lässt – bei der Ausfuhranmeldung, bei der Verzollung oder bei einer Reklamation. Wer die Felder vor dem Onboarding festlegt, verhindert, dass derselbe Lieferant dreimal erfasst und zweimal unterschiedlich beurteilt wird.

procure.ch beschreibt sein Serviceangebot «Recht und Verträge im Einkauf» als praxisorientiertes Wissen für Einkäuferinnen und Einkäufer zur Gestaltung von Verträgen und zur Abwicklung von Geschäften. Für Unternehmen können daraus Rechtssicherheit, Effizienzsteigerung und Kostensenkung resultieren. Schulungen ganzer Einkaufsabteilungen tragen dazu bei, Risiken zu minimieren und Kosten einzusparen. Das setzt voraus, dass die Datenfelder definiert sind, bevor der Lieferant angelegt wird.

Die Checkliste gliedert die Pflichtfelder in fünf Blöcke: Identifikation, Waren- und Zolldaten, Ursprung, Compliance sowie Vertrag. Zu jedem Block wird unterschieden, welche Angabe der Lieferant beibringt und welche der Einkauf selbst pflegt.

Die kaufmännischen Stammdaten gehören in dieselbe Erfassung: UID, MWST-Nummer, Bankverbindung (IBAN), Zahlungsbedingungen, Zahlungsfristen, Währung, Preise mit Preisgültigkeit, Incoterms und Lieferzeit. Sie werden zusammen mit den Zoll-, Ursprungs- und Compliance-Feldern erhoben, nicht nachgelagert. Die Checkliste benennt jedes Feld mit seinem Namen.

Identifikation des Lieferanten: Firma, Sitz, Rechtsform

Der Identifikationsblock umfasst mindestens: vollständige Firmenbezeichnung, Adresse, Sitz, Rechtsform, eine benannte Kontaktperson für den Einkauf und eine für das Rechnungswesen – je mit Funktion, E-Mail und Telefonnummer. Die Firmenbezeichnung wird so erfasst, wie sie im Handelsregister steht. Abweichende Marken- oder Kurzbezeichnungen kommen in ein Zusatzfeld, damit Bestellung, Rechnung und Vertrag dieselbe Rechtsperson nennen. Die Rechtsform bestimmt, welche Personen rechtsgültig unterschreiben dürfen; diese Zeichnungsberechtigten gehören als Feld ins Profil.

Der Sitz ist mehr als eine Formalie. Der Export/Import-Ratgeber der Wirtschaftskammer Tirol hält fest, dass für verschiedene Lebensmittel – beispielsweise Fleisch – Einfuhrbewilligungen vorgeschrieben sind. Diese werden nur an Personen oder Firmen mit Wohn- beziehungsweise Firmensitz in der Schweiz erteilt. Daraus folgen zwei Pflichtfelder: «Sitz im Inland: ja/nein» sowie der Inhaber der Bewilligung, falls dieser nicht mit dem Rechnungssteller identisch ist.

Dasselbe gilt für kontingentierte Ware. Nach Angaben der Wirtschaftskammer Tirol haben zollbegünstigte Kontingente die früher notwendigen Importlizenzen für «sensible Waren» (vor allem Nahrungsmittel) ersetzt. Ausserhalb dieser Kontingente bestehen zumeist sehr hohe Zollsätze. Der Einkauf muss deshalb wissen, ob sein Lieferant Kontingentinhaber ist und ob die Ware innerhalb oder ausserhalb eines Kontingents geliefert wird; diese Information gehört an dieselbe Stelle im Profil wie Bewilligungen und Sitzangaben.

Der Ausnutzungsgrad eines Kontingents lässt sich vorab klären: Nach Angaben der Wirtschaftskammer Tirol kann er durch das AussenwirtschaftsCenter Zürich und Bern abgefragt werden. Das Prüfdatum gehört in dasselbe Feld. So zeigt sich früh, ob die Ware noch innerhalb eines Kontingents geliefert werden kann.

Zwei Registermerkmale gehören zusätzlich in den Identifikationsblock: die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) und die MWST-Nummer. Beide werden beim Onboarding gegen einen Handelsregisterauszug abgeglichen, damit das Profil dieselbe Rechtsperson nennt wie der Registereintrag. Fehlt eines der beiden Felder, ist die Rechnung nicht prüfbar.

Waren- und Zolldaten pro Lieferant und Position

Bei grenzüberschreitender Beschaffung ist die achtstellige Warentarifnummer zwingend. Das Merkblatt «Export in die Schweiz» der IHK nennt sie als Unterlage, die bei der Ausfuhranmeldung bereitgehalten werden muss. Sie wird pro Position geführt, nicht pro Lieferant. Ein Lieferant mit zwanzig Artikeln braucht zwanzig Tarifnummern, allenfalls mehrere Nummern pro Artikel.

Gewichtsangaben sind in der Schweiz entscheidend. Das Land verwendet nach Angaben der Wirtschaftskammer Tirol das «Harmonisierte System zur Bezeichnung und Codierung der Waren» und hat die Zollabwicklung auf einem Gewichtszollsystem aufgebaut.

Die Gewichtszölle werden vom Bruttogewicht berechnet. Dieses besteht aus dem Eigengewicht der Ware sowie dem Gewicht der Verpackung, des Füllmaterials und der Träger, auf denen die Ware befestigt ist. Pflichtfelder sind daher Brutto- und Nettogewicht pro Position sowie die Verpackungsart.

Die Verpackungsart ist kein Detail. Unverpackte Waren und Waren, deren Verpackung keinen genügenden Schutz gegen Transportschäden bietet, also nicht transportüblich verpackt sind, unterliegen gemäss Wirtschaftskammer Tirol einem Tara-Zuschlag, der auf Basis des Nettogewichts berechnet wird. Das Feld «transportüblich verpackt: ja/nein» verhindert, dass dieser Zuschlag erst bei der Veranlagung auffällt.

Als vierte Feldgruppe folgt der Verzollungs- beziehungsweise Lagerhinweis. Waren mit ungewisser endgültiger Bestimmung, hochbelastete Güter oder Waren, die Kontingenten unterstellt sind, können vorübergehend – teils befristet, teils unbefristet – unverzollt und unversteuert in einem Zollfreilager oder in einem offenen Zolllager gelagert werden. Zollfreibezirke (Zollfreizonen, Zollfreihäfen), in denen unverzollte Waren handwerklich oder industriell bearbeitet werden können, lässt das schweizerische Zollrecht nicht zu. Das Profil muss deshalb zwischen Zollfreilager und offenem Zolllager unterscheiden können.

Der Block umfasst damit pro Position: Warentarifnummer, Bruttogewicht, Nettogewicht, Verpackungsart, transportüblich verpackt ja/nein, Zollverfahren sowie Verzollungs- oder Lagerhinweis. Diese Angaben werden je Position erfasst, nicht einmal je Lieferant.

Zoll- und Handelsvorschriften: Schlüsselinformationen für die Schweiz

Herkunft, Ursprungsnachweis und Nachweispflichten

Dieselbe Ware wird je nach Empfänger unterschiedlich beurteilt. Wie Douana am Beispiel eines in der Türkei geschmolzenen und in der Schweiz wesentlich bearbeiteten Stahlbauteils festhält, laufen heute mehrere Ursprungsdefinitionen parallel und kommen für dasselbe Produkt zu unterschiedlichen Ergebnissen. Für das Lieferantenprofil heisst das: Ursprungsdaten werden nicht einmal erfasst, sondern pro Markt und pro Nachweisart.

Beim präferenziellen Ursprung gelten nach Douana die abkommensspezifischen Regeln – Minimalbearbeitung und Listenregeln pro Tarifnummer –, die pro Freihandelsabkommen festgelegt sind. Der präferenzielle Ursprung kann deshalb von Freihandelspartner zu Freihandelspartner variieren. Die Wirtschaftskammer Tirol ergänzt für die Einfuhr in die Schweiz, dass im Rahmen des EU-EFTA-Freihandelsabkommens Zollfreiheit für gewerblich-industrielle Waren mit nachgewiesenem EU-Ursprung besteht. Pflichtfelder: Freihandelsabkommen, Präferenzursprung ja/nein, Präferenznachweis und dessen Gültigkeit.

Beim nichtpräferenziellen Ursprung kennt die Schweiz eigene Regeln und eigene Nachweise. Das Ursprungszeugnis wird durch die regionale Handelskammer ausgestellt, unter Aufsicht beim BAZG. Douana warnt ausdrücklich vor einem häufigen Missverständnis: Wer den Schweizer nichtpräferenziellen Ursprung sauber bestimmt hat, deckt damit nicht die EU-Anforderungen ab. Die EU verwendet eigene Regeln in Artikel 60 des Unionszollkodex («letzte wesentliche, wirtschaftlich gerechtfertigte Be- und Verarbeitung»), für viele Produkte mit Listenregeln im Anhang 22-01.

Die Ergebnisse können auseinanderfallen: Dasselbe Bauteil hat möglicherweise nach Schweizer Recht CH-Ursprung, nach EU-Recht aber den Ursprung des Vormaterials. Ein Ursprungszeugnis aus der Schweiz darf daher nicht reflexartig an den EU-Importeur weitergereicht werden.

Für Marketing und Etikett kommen die Swissness-Angaben hinzu: geregelt im Markenschutzgesetz und beaufsichtigt durch das Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum (IGE). Nach den von Douana wiedergegebenen Schwellen gelten mindestens 60 Prozent der Herstellungskosten in der Schweiz (Industrieprodukte) oder 80 Prozent des Rohstoffgewichts (Lebensmittel), verbunden mit der wesentlichen Verarbeitung in der Schweiz. Im März 2026 hat das IGE die Praxis gelockert, sodass Begriffe wie «Swiss Engineering» und «Swiss Research» unter engen Bedingungen auch bei ausländischer Produktion möglich sind. Pflichtfelder im Profil sind damit: Ursprungsland, Ursprungsart, vorliegende Nachweise, Gültigkeit und die zuständige ausstellende Stelle.

Für die Erfassung heisst das: Ursprungsland, Ursprungsart, betroffenes Freihandelsabkommen, Präferenzursprung ja/nein, Nachweisart, Gültigkeit und ausstellende Stelle werden pro Position und pro Zielmarkt geführt. Die ausstellende Stelle ist bei Ursprungszeugnissen die regionale Handelskammer.

Unterschiede zwischen präferenziellem und nichtpräferenziellem Ursprung (Schweiz)

Compliance-Felder: Verhaltenskodex, Zuwendungen, Interessenkonflikte

Der Einkauf muss Beziehungspflege von unzulässiger Einflussnahme trennen. Das EIZ-Seminar «Interessenkonflikte: Recht & Best Practice IV» (2026) beschreibt die Leitfrage so: Zwischen zulässiger Beziehungspflege und unzulässiger Einflussnahme verläuft oft ein schmaler Grat. Zuwendungen wie Geschenke, Einladungen oder andere Zuwendungsformen zielen darauf ab, die Ermessensausübung von Entscheidungsträgern im Sinne der zuwendenden Person zu beeinflussen.

Die Seminarausschreibung fragt in diesem Zusammenhang, ob die «gute Flasche Wein an den Einkäufer des Kunden» ein Akt der Beziehungspflege ist. Oder ob damit die Gunst des betreffenden Mitarbeitenden im Hinblick auf künftige Geschäfte «erkauft» werden soll. Ebenso fragt sie nach Einladungen von Kunden und Lieferanten zu luxuriösen kulturellen oder sportlichen Events.

Die Rechtsfolge ist im Profil abzubilden: Die Bestechung von Amtsträgern und Privatpersonen (aktive Seite) sowie die Bestechlichkeit (passive Seite) sind unter Strafe gestellt und bergen für Unternehmen nicht unerhebliche Risiken. Unternehmen haben gemäss der EIZ-Veranstaltung (2026) mit einem adäquaten Anti-Korruptions-Compliance-Management sicherzustellen, dass ihre Mitarbeitenden die gesetzlichen Vorgaben, einen allfälligen Code of Conduct sowie konkretisierende interne Richtlinien einhalten. Diese Pflicht wandert in die Lieferantenbeziehung: Der anerkannte Verhaltenskodex des Lieferanten, die Bestätigung mit Datum und die Ansprechstelle für Compliance-Fragen gehören ins Profil.

Eigene Konfliktquellen entstehen aus Entschädigungs- und Vergütungsmodellen. Die EIZ-Veranstaltung von 2025 zu Interessenkonflikten nennt für den Vertrieb von Finanz- und Versicherungsprodukten Rückvergütungen (Retrozessionsproblematik) und Mehrfachvermittlungstätigkeit als Konstellationen, in denen durch die Struktur des Vertriebs oder des eingesetzten Entschädigungsmodells Interessenkonflikte entstehen. Für den Einkauf folgt daraus ein Feld «Deklaration von Entschädigungs- und Vergütungsmodellen» sowie eine deklarierte Antwort auf die Frage, ob für den Lieferanten Interessenkonflikte bestehen. Nachweise zu Schulungen und deren Datum schliessen den Block ab.

Der Compliance-Block führt damit folgende Felder: anerkannter Verhaltenskodex, Bestätigung mit Datum, Ansprechstelle für Compliance-Fragen, Interessenkonflikte ja/nein, Deklaration der Entschädigungs- und Vergütungsmodelle, Schulungsnachweis mit Datum.

Vertrags- und Rahmenvertragsdaten im Profil hinterlegen

procure.ch stellt als Vertragsvorlage einen Einkaufs-Rahmenvertrag für die Lieferung von Produkten zur Verfügung. Der mehrfach einsetzbare Rahmenvertrag führt nach Angaben des Verbands zu Rechtssicherheit und Effizienz beim Abschluss von Lieferantenverträgen sowie zur Minimierung von Risiken für das eigene Unternehmen. Darin regelt ein Unternehmen unter anderem Haftungsfragen, Qualitätsanforderungen und Liefermodalitäten nach seinen Vorstellungen. Die Vorlage kostet CHF 300.– (exkl. MwSt.) für Nichtmitglieder und CHF 250.– (exkl. MwSt.) für Firmenmitglieder.

Für wiederkehrende Dienstleistungen existiert bei procure.ch zusätzlich eine Vorlage für die Erbringung von Ingenieur-, Entwicklungs- und technischen Support-Leistungen, ebenfalls zu CHF 300.– (exkl. MwSt.) für Nichtmitglieder und CHF 250.– (exkl. MwSt.) für Firmenmitglieder. Sie ist für Unternehmen gedacht, die regelmässig solche Leistungen einkaufen und dafür ein grundsätzliches kaufmännisches und rechtliches Dach bevorzugen. Einmal vereinbart, können unter diesem Dach Bestellungen ausgeführt und Aufträge vergeben werden. Im Profil braucht es daher ein Feld für den Bezug zum Rahmenvertrag, unter dem die einzelne Bestellung läuft.

Bei Werkzeugen kommt ein eigener Vertragstyp dazu. procure.ch hält fest, dass der Umgang mit Werkzeugen viele Unternehmen auch rechtlich vor Herausforderungen stellt. Mangels Werkzeugvertrags kommt es nicht selten zu Streitigkeiten und Schäden. Unklar ist etwa, wem das Eigentum an den eingesetzten Werkzeugen zusteht, wie und durch wen sie instandgehalten und gepflegt werden sollen und unter welchen Bedingungen sie wieder zurückverlangt werden können.

Entsprechend sind Eigentum, Instandhaltung, Pflege und Rückgabebedingungen als Pflichtfelder zu führen, sobald Werkzeuge im Spiel sind.

Der Vertragsblock enthält weiter Laufzeit und Kündigungsmodalitäten, die vereinbarten Qualitätsanforderungen und Liefermodalitäten sowie die für den Vertrag zuständige interne Stelle. Dabei ist im Profil zu trennen, was der Lieferant beim Onboarding beibringt – Vertragspartner, Unterschriftsberechtigte, anwendbarer Kodex – und was der Einkauf selbst pflegt: Vertragsnummer, Bezug zum Rahmenvertrag, Laufzeitdaten, Freigabestatus.

Die kaufmännischen Felder stehen im selben Block: Bankverbindung (IBAN), Zahlungsbedingungen, Zahlungsfrist, Währung, Preis, Preisgültigkeit, Incoterms, Lieferzeit und Lieferbereitschaft. Die Liefermodalitäten regelt der Einkaufs-Rahmenvertrag von procure.ch nach den Vorstellungen des Unternehmens; das Profil muss sie deshalb als Feld führen. Ohne diese Angaben lässt sich weder eine Bestellung noch eine Rechnung prüfen.

Checkliste und laufende Pflege der Pflichtfelder

Die Prüfreihenfolge folgt dem Risiko. Zuerst kommt die Identifikation: Firmenbezeichnung, Sitz, Rechtsform, Kontaktpersonen, Sitz im Inland. Dann folgen Waren- und Zolldaten: achtstellige Tarifnummer, Brutto- und Nettogewicht, Verpackungsart, Verzollungs- oder Lagerhinweis.

Danach der Ursprung: Ursprungsland, Ursprungsart, Nachweise, Gültigkeit, ausstellende Stelle. Darauf folgt Compliance: Kodex-Bestätigung mit Datum, Ansprechstelle, Deklaration von Interessenkonflikten und Vergütungsmodellen. Zuletzt kommen die Vertragsdaten.

Block 1 und 2 gehören als Strichliste ins Profil. Identifikation: Firmenbezeichnung, Adresse, Sitz, Rechtsform, UID, MWST-Nummer, Kontaktperson Einkauf, Kontaktperson Rechnungswesen, Zeichnungsberechtigte, Sitz im Inland, Inhaber der Bewilligung, Kontingentinhaber. Waren und Zoll: Warentarifnummer, Bruttogewicht, Nettogewicht, Verpackungsart, transportüblich verpackt, Verzollungs- oder Lagerhinweis.

Block 3 und 4 ebenso. Ursprung: Ursprungsland, Ursprungsart, Freihandelsabkommen, Präferenzursprung, Präferenznachweis, Gültigkeit, ausstellende Stelle, Zielmarkt pro Position. Compliance: Verhaltenskodex, Bestätigung mit Datum, Ansprechstelle, Interessenkonflikte, Entschädigungs- und Vergütungsmodelle, Schulungsnachweis mit Datum.

Block 5 schliesst die kaufmännischen Felder ab: Vertragsnummer, Bezug zum Rahmenvertrag, Laufzeit, Kündigungsmodalitäten, Freigabestatus, IBAN, Zahlungsbedingungen, Zahlungsfrist, Währung, Preis, Preisgültigkeit, Incoterms, Lieferzeit.

Verifiziert wird arbeitsteilig: Der Einkauf gleicht Tarifnummer und Gewichte gegen Offertunterlagen ab, die Compliance-Stelle prüft die Kodex-Bestätigung, der Vertragsverantwortliche prüft Laufzeit und Bezug zum Rahmenvertrag.

Der Pflegerhythmus ist an Anlässe zu binden, nicht an Kalenderjahre: Neuanlage, Wechsel der Rechtsform oder des Sitzes, neue Position im Sortiment, Ablauf eines Ursprungsnachweises oder einer Bewilligung, Vertragsverlängerung. Jedes Feld braucht einen Eigentümer im Einkauf, sonst bleibt die Pflege an der Person hängen, die gerade nachfragt.

Die Datenanforderungen hängen vom Zielmarkt ab. Douana formuliert die Konsequenz für die Praxis so, dass ein Sachbearbeiter wissen muss, welche Daten er für welchen Markt vorhalten muss – präferenzieller Ursprung für Freihandelsabkommen, nichtpräferenzieller Ursprung für Ursprungszeugnisse, Swissness für Etikett und Marketing. Das Profil sollte deshalb den Zielmarkt pro Position führen und die jeweils verlangte Ursprungslogik sichtbar machen.

Für die Pflege wird jedes Pflichtfeld mit Quelle, Prüfdatum und Status geführt. Bei Neuanlage wird die Checkliste vollständig durchlaufen, bei Änderungen werden nur die betroffenen Felder aktualisiert. So bleibt nachvollziehbar, welche Angabe wann von wem bestätigt wurde.