Rechercher des prestataires par canton : registre du commerce, communes et annuaires

Trouver des prestataires par canton : trois sources aux objectifs distincts

Les prestataires peuvent être identifiés canton par canton grâce à trois types de sources : les registres du commerce cantonaux, les associations professionnelles et les listes communales. Les registres du commerce des cantons – tels que Zurich, Saint-Gall et Berne – ainsi que le Répertoire officiel des communes de Suisse (ROCS) de l’Office fédéral de la statistique sont tenus par les autorités. En revanche, les listes d’associations et les annuaires professionnels comme HELP.CH, Firmenverzeichnis-Schweiz.ch et gemeinde-schweiz.ch sont d’initiative privée.

Les portails cantonaux sont facilement accessibles : recherche d’entreprises dans le canton de Zurich via zh.ch/de/wirtschaft-arbeit/handelsregister.html, dans le canton de Berne via hra.dij.be.ch/de/start/dienstleistungen/firmensuche.html, et dans le canton de Saint-Gall via sg.ch/recht/handelsregister-notariate/handelsregister.html. La recherche dans le registre à l’échelle suisse s’effectue via Zefix.

Zurich, Berne et Saint-Gall exploitent leurs propres moteurs de recherche d’entreprises. Berne limite son offre au canton de Berne et renvoie vers Zefix pour les recherches à l’échelle nationale. Zefix constitue donc également la porte d’entrée pour les cantons dont l’office du registre du commerce ne propose pas de recherche d’entreprises couvrant toute la Suisse.

Le registre du commerce cantonal fait autorité lorsqu’il s’agit de déterminer si une entreprise existe, qui est habilité à la représenter et depuis quelle date elle est immatriculée. Selon le canton de Saint-Gall, le registre du commerce sert avant tout à garantir la sécurité juridique dans les relations commerciales et à protéger la bonne foi.

Le Répertoire officiel des communes de Suisse fournit l’orthographe officielle d’une commune et son rattachement cantonal. Cela permet d’effectuer des recherches précises dans les registres cantonaux et les annuaires professionnels, sans reprendre les dénominations locales ou familières des lieux.

Pour rechercher une prestation dans une région donnée – par exemple la fiduciaire à Zoug ou les services informatiques à Lausanne – un annuaire professionnel permet d’obtenir plus rapidement une liste de sélection qu’un registre, qui ne connaît que les entités juridiques immatriculées. Une liste d’association, quant à elle, ne mentionne que les membres de l’association concernée ; elle est liée à l’adhésion.

Une liste d’association atteste l’adhésion, non l’immatriculation. Celui qui effectue une recherche via une association doit ensuite vérifier le nom trouvé dans le registre du commerce cantonal ou via Zefix.

La séquence suivante a fait ses preuves : d’abord le canton et la commune, ensuite le registre, enfin l’annuaire. Une fois la commune et le canton correctement identifiés, on recherche spécifiquement les entreprises immatriculées dans le registre cantonal et on filtre dans l’annuaire professionnel selon le lieu et la branche. Sans cette étape, les variantes de noms, les succursales et les entreprises aux sonorités similaires provenant de différents cantons se mélangent.

Le numéro d’entreprise (NE) de l’Office fédéral de la statistique permet d’attribuer sans ambiguïté les résultats de recherche. Chaque entreprise active en Suisse reçoit un NE uniforme ; celui-ci permet de retrouver la même entreprise dans différents registres.

Chaque source a son propre champ d’application. Le registre cantonal connaît les entités juridiques immatriculées dans le canton concerné, le répertoire officiel des communes répertorie les communes et leur appartenance cantonale, tandis qu’un annuaire professionnel recense les prestations, les branches et les lieux. Aucune de ces trois sources ne remplace les autres.

À ces trois sources s’ajoute, dans le cadre des achats communs, une structure intercantionale. Les administrations de 23 cantons et les communes genevoises se sont associées à eOperations Suisse pour sélectionner des prestataires de signatures électroniques, de sceaux et d’horodatages. eOperations Suisse est une structure intercantonale, non une association professionnelle. Pour la limitation par canton, la participation constitue le premier filtre : le canton de Berne ainsi que les cantons de Vaud et de Genève n’en font pas partie ; dans le canton de Genève, ce sont les communes qui participent.

Un office du registre du commerce par canton – à une exception près

En Suisse, le registre du commerce est organisé de manière décentralisée ; sa tenue relève principalement des cantons. À l’exception du canton du Valais, chaque canton dispose d’un office central du registre du commerce pour l’ensemble de son territoire. La compétence revient au canton, non à la commune politique.

Une inscription a soit un effet constitutif, c’est-à-dire créateur de droit, soit déclaratif, c’est-à-dire constatant un état de droit.

Le canton de Saint-Gall gère l’Office du registre du commerce et des notariats, dont le siège principal est à Saint-Gall, avec d’autres sites à Buchs, Wil et Rapperswil-Jona. Les guichets sont ouverts le matin de 8 h à 11 h 30 et l’après-midi de 14 h à 17 h. Pour les authentifications, les documents doivent être envoyés au préalable par e-mail ou par poste.

Au sein du canton, la compétence dépend de la commune de domicile ; l’office saint-gallois renvoie au site régional compétent pour la commune de domicile. Des renseignements téléphoniques sont possibles. Les adresses sont les suivantes : siège principal Saint-Gall, Davidstrasse 27, 9001 Saint-Gall ; Notariat de district Buchs, Bahnhofstrasse 2, 9471 Buchs ; Notariat de district Wil, Lerchenfeldstrasse 11, 9500 Wil ; Notariat de district Rapperswil-Jona, Neue Jonastrasse 59, 8640 Rapperswil.

Le siège principal de Saint-Gall est joignable au +41 58 229 37 24, le Notariat de district Buchs au +41 58 229 76 91, le Notariat de district Wil au +41 58 229 76 30 et le Notariat de district Rapperswil-Jona au +41 58 229 76 76. L’Office du registre du commerce et des notariats propose également un portail en ligne et un chatbot.

Le registre est public : outre les inscriptions publiées dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC), toutes les demandes et pièces justificatives sont accessibles au public. Les inscriptions prennent effet lors de leur publication dans la FOSC. Il en résulte une présomption légale de connaissance ; nul ne peut invoquer le fait d’ignorer un fait inscrit.

Les sites web des offices cantonaux du registre du commerce présentent des structures variées. Le canton de Zurich propose la recherche d’entreprises sous zh.ch/de/wirtschaft-arbeit/handelsregister.html. Saint-Gall informe sous sg.ch/recht/handelsregister-notariate/handelsregister.html. Berne propose la recherche d’entreprises dans le canton sous hra.dij.be.ch/de/start/dienstleistungen/firmensuche.html.

Faits importants concernant les registres du commerce cantonaux et eOperations Suisse

Recherche d’entreprises dans la pratique : canton, Suisse, FOSC

Le canton de Zurich propose sur sa page du registre du commerce trois accès distincts : une recherche d’entreprises dans le canton de Zurich, une recherche d’entreprises à l’échelle suisse et une recherche dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC).

La recherche dans la FOSC est accessible via la page du registre du commerce zurichois. Ceux qui recherchent la publication et non l’inscription utilisent cet accès.

Tous les offices ne disposent pas de leur propre recherche à l’échelle suisse : l’office du registre du commerce du canton de Berne renvoie vers Zefix pour les recherches nationales et limite son offre à la recherche d’entreprises dans le canton de Berne. Zefix constitue donc la porte d’entrée pour la recherche dans le registre à l’échelle suisse ; pour l’extrait du registre, l’office cantonal du registre du commerce reste compétent.

L’extrait du registre du commerce non certifié conforme est consultable et téléchargeable gratuitement, tout comme les extraits du registre. Si aucun extrait certifié conforme n’est nécessaire pour une procédure, cela suffit.

Sont payants : l’extrait du registre du commerce certifié conforme (50 francs), l’extrait du registre du commerce avant publication ainsi que l’extrait du registre journalier avant publication (80 francs chacun). Un certificat négatif – la preuve qu’une certaine entité juridique n’est pas immatriculée – coûte généralement 50 francs et, selon la charge de travail, jusqu’à 120 francs maximum. La vérification préalable des pièces d’inscription est facultative et payante.

Autres prestations de l’office zurichois : légalisation de signature 20 francs, statuts certifiés conformes 40 francs. Les extraits du registre du commerce non certifiés conformes coûtent 3 francs par page, avec un minimum de 10 et un maximum de 120 francs.

Les extraits certifiés conformes coûtent 3 francs par page plus 10 francs par légalisation, également avec un minimum de 10 et un maximum de 120 francs. La base de ces tarifs est l’ordonnance fédérale sur les émoluments du registre du commerce ; les montants s’appliquent aux prestations de l’office du registre du commerce du canton de Zurich.

Le tableau des émoluments du canton de Zurich couvre également les inscriptions, les restructurations et les transferts de siège.

Les tarifs sont cantonaux. Pour les autres cantons, il convient de se renseigner auprès de l’office du registre du commerce compétent sur place.

Pour l’attribution intercantonale des résultats provenant de différentes sources, le numéro d’entreprise (NE) de l’Office fédéral de la statistique est l’outil approprié. Chaque entreprise active en Suisse reçoit un NE uniforme ; il permet une identification claire et de retrouver la même entreprise dans différents registres. Celui qui reprend une entreprise depuis un annuaire professionnel devrait la vérifier dans le registre via le NE.

La page du registre du commerce zurichois est accessible sous zh.ch/de/wirtschaft-arbeit/handelsregister.html. Des informations sur le numéro d’entreprise sont disponibles auprès de l’Office fédéral de la statistique sous bfs.admin.ch/bfs/de/home/register/unternehmensregister/unternehmens-identifikationsnummer.html.

Listes communales comme grille pour la délimitation locale

Le Répertoire officiel des communes de Suisse (ROCS) de l’Office fédéral de la statistique est la référence pour les communes et les cantons. Il fournit l’orthographe et le rattachement permettant d’effectuer des recherches précises dans les registres cantonaux et les annuaires professionnels. Connaître le nom officiel de la commune et le canton correspondant permet d’éviter les faux positifs dus aux dénominations locales.

Il faut distinguer clairement ce répertoire de gemeinde-schweiz.ch. La plateforme se décrit elle-même comme une offre d’information indépendante et explicitement comme n’étant pas un site web officiel ou étatique ; selon ses propres indications, elle informe sur plus de 2'100 communes des 26 cantons.

La sélection rapide passe par les cantons d’Argovie, Appenzell Rhodes-Extérieures, Appenzell Rhodes-Intérieures, Bâle-Ville, Bâle-Campagne, Berne, Fribourg, Genève, Glaris, Grisons, Jura, Lucerne, Neuchâtel, Nidwald, Obwald, Schaffhouse, Schwytz, Soleure, Saint-Gall, Tessin, Thurgovie, Uri, Vaud, Valais, Zoug et Zurich. Cela permet d’attribuer rapidement un lieu à son canton avant d’effectuer une recherche dans le registre.

Selon sa propre description, gemeinde-schweiz.ch offre un aperçu de l’administration, des offres de loisirs et des entreprises locales de toute la Suisse. Elle sert ainsi de point d’entrée vers les prestataires locaux, mais ne remplace ni les registres ni les annuaires professionnels.

Les entreprises locales y apparaissent comme un aperçu de la commune, non comme une liste exhaustive de prestataires. Celui qui recherche des prestataires dans une seule commune combine le nom officiel de la commune avec un annuaire professionnel et vérifie ensuite les résultats dans le registre du commerce cantonal.

Il s’agit d’un outil d’orientation – par exemple pour vérifier dans quel canton se trouve un lieu – mais pas d’une source officielle. Pour les informations faisant foi, le répertoire de l’OFS reste déterminant, et pour les informations sur des entreprises individuelles, le registre du commerce du canton compétent.

Le répertoire officiel des communes de l’OFS est accessible sous bfs.admin.ch/bfs/de/home/grundlagen/agvch.html. La plateforme privée gemeinde-schweiz.ch est accessible sous gemeinde-schweiz.ch.

Annuaires professionnels pour la recherche par lieu, canton et branche

Les annuaires commerciaux d’entreprises complètent les registres officiels là où la recherche porte sur la prestation et la région. HELP.CH offre, selon ses propres indications, l’accès à plus de 850'000 entreprises suisses et permet la recherche par nom, lieu, canton, branche et données du registre du commerce. Sont recensées les sociétés anonymes, les SARL, les entreprises individuelles, les associations, les fondations, les succursales et d’autres organisations.

Les modèles de recherche typiques sont « entreprises Zurich », « sociétés Berne », « fiduciaire Zoug », « immobilier Bâle », « entreprises informatiques Lausanne » ou « restaurants Lucerne ». Un registre du commerce ne répond pas à de telles combinaisons de branche et de lieu, car il ne fournit pas de classification par branche pour la recherche.

Firmenverzeichnis-Schweiz.ch se décrit lui-même comme un point d’entrée thématique SEO ; la recherche d’entreprises proprement dite, les profils d’entreprises et les signaux principaux convergent vers help.ch/firma. Celui qui y trouve son bonheur dispose d’une liste de sélection, mais pas encore d’un extrait du registre ; les informations juridiquement pertinentes – immatriculation, représentation, forme juridique – doivent ensuite être vérifiées dans le registre du commerce cantonal ou via Zefix.

Les annuaires conviennent ainsi à la recherche large et à la délimitation régionale, mais pas comme preuve de l’existence ou du pouvoir de représentation. Les listes d’associations citent les membres d’une association, les annuaires professionnels recensent les entreprises ; tous deux sont privés et ne remplacent ni les registres ni le répertoire des communes.

HELP.CH traite continuellement des informations sur les entreprises suisses et les annonces du registre du commerce. Les listes par lieu sont structurées en Suisse alémanique, Suisse romande, ainsi que Tessin et Suisse orientale.

La recherche d’entreprises de HELP.CH se trouve sous help.ch/firma ; Firmenverzeichnis-Schweiz.ch sert de point d’entrée thématique sous firmenverzeichnis-schweiz.ch. L’annuaire couvre, outre Zurich, Berne, Bâle, Zoug et Lucerne, également Genève, Lausanne, Neuchâtel, Fribourg, Viège, Lugano, Bellinzone, Saint-Gall, Frauenfeld et Zermatt.

Lorsque plusieurs cantons sélectionnent conjointement des prestataires

Les listes de prestataires cantonaux ne proviennent pas uniquement des registres cantonaux, mais aussi de procédures de soumission communes. Les administrations de 23 cantons et les communes genevoises ont sélectionné ensemble avec eOperations Suisse en novembre 2023 des prestataires de signatures électroniques, de sceaux et d’horodatages. Selon eOperations Suisse, ces prestations servent exclusivement aux besoins de l’administration publique.

Le canton de Berne a déjà introduit le service et ne participe donc pas ; les cantons de Vaud et de Genève ne font pas partie de la structure porteuse, ce sont les communes qui participent à Genève.

La liste de la structure porteuse n’est pas ordonnée par cantons, mais par lots et modules. L’appel d’offres était réparti en huit lots avec différentes combinaisons de huit modules. Les lots 1 à 6 concernaient l’acquisition de signatures électroniques et de sceaux électroniques, les lots 7 et 8 uniquement les horodatages électroniques.

Chaque lot s’adresse à différents centres de besoins. Celui qui utilise une telle liste doit d’abord clarifier quel lot couvre les besoins de son propre service et quel service a effectué l’acquisition. Le registre cantonal seul ne suffit pas pour cela.

L’adjudication pour le premier lot est notamment allée à Privasphere, Fidentity, Swiss IT Security et Glaux Group. Ce lot comprend des solutions pour les signatures électroniques qualifiées (SEQ), les signatures électroniques avancées (SEA) et les sceaux électroniques réglementés. Au total, neuf prestataires ont été sélectionnés.

Le premier lot est décrit comme un modèle de cloud hybride : le document à signer ne quitte pas les systèmes informatiques de l’organisation. Une valeur de hachage est générée à partir du document, transmise au prestataire de service de signature, signée là-bas et renvoyée.

Le prix lié à l’adjudication n’a pas pu être déterminé avec exactitude selon l’organisation – en raison de prix différents dans les offres individuelles, de particularités techniques de l’appel d’offres et de la demande agrégée d’une grande communauté d’achat sur sept ans. Pour éviter des coûts inutiles, une procédure de mini-appel d’offres est menée, dans laquelle les fournisseurs soumettent à chaque centre de besoins une offre adaptée précisément à ses besoins ; la seconde mise en concurrence entre les prestataires vise à réduire les coûts.

Avertissement : factures de registres privés

Le canton de Zurich met explicitement en garde sur sa page du registre du commerce contre les fausses factures de registre : des prestataires envoient des factures pour des inscriptions dans des registres privés. Ces factures ont une apparence officielle, mais ne le sont pas, et n’ont pas à être payées. Les personnes concernées peuvent vérifier sur la page de l’office cantonal du registre du commerce si la facture provient réellement de l’office du registre du commerce.

Le critère de vérification concret est l’expéditeur : seul compte le fait que la facture émane de l’office du registre du commerce compétent. La possibilité de vérification du canton de Zurich est disponible sous zh.ch/de/wirtschaft-arbeit/handelsregister.html.

Celui qui reçoit une demande de paiement devrait d’abord clarifier l’origine auprès de l’office cantonal du registre du commerce compétent et ne décider d’un paiement qu’ensuite – indépendamment de l’apparence officielle du courrier.